Administración

Administración

La pestaña Administración os permite gestionar fácilmente la información sobre vuestra institución/estructura.

Informaciones


En la sección Informaciones, podéis introducir toda la información sobre vuestra institución:

  • Información obligatorias: nombre de la institución, correo electrónico de contacto, número de teléfono y sitio web
  • Información suplementarias: según el tipo de institución: condiciones de acceso, préstamo de libros, asientos, plano interior, acceso al catálogo…
  • Servicios: servicios personalizados (selección de servicios haciendo clic en los servicios en cuestión)
  • Fotos: una o más fotos correspondientes a vuestros edificios, espacios, departamentos, etc…
  • Ubicación

Cambiar los horarios


Haciendo clic en Cambiar los horarios, podéis acceder a los horarios estándares y excepcionales de vuestra institución.
La opción Modificar en la parte superior de cada sección permite editar rápidamente los horarios de tu elección o determinar los días de apertura y cierre.
En el caso de los horarios excepcionales, la selección por semana permite informar rápidamente de períodos prolongados cuando la institución está cerrada o sujeta a horarios diferentes.
Una buena información de los horarios es esencial para un buen cálculo de los datos de ocupación de vuestra institución.
Pensad en anticipar los días festivos y las vacaciones escolares que podrían afectar a los horarios de apertura.

Repercutir la modificación de los horarios de la institución (estándares o excepcionales) en el conjunto de los recursos

Al modificar los horarios estándares o excepcionales de la institución, tendréis la posibilidad de aplicar estos horarios a todos los recursos reservables asociados a vuestra institución:











Pulsar en el botón "No" para no aplicar estos horarios en los recursos reservables:



La repercusión de los horarios la institución en los horarios de los recursos es interesante en el marco de un cierre excepcional de la institución, o si todos los recursos siguen estrictamente los horarios de la institución.
Si hay particularidades en la gestión y los horarios de los recursos, se desaconseja la repercusión de los horarios del establecimiento.

Definir el capacidad (estándar y excepciones)

La capacidad corresponde al número de personas que pueden estar presentes en la institución.

Esta capacidad puede representar un:

  • Indicador de seguridad

  • Indicador de comodidad


El cálculo del índice de ocupación se basa en esta capacidad para visualizar los datos en tiempo real:

  • Capacidad estándar: valor tenido en cuenta, salvo si se configuran excepciones

  • Excepciones: valor diferente que se tiene en cuenta en las franjas configuradas (posibilidad de ajustar el calibrador en función de los días y los horarios)


Ejemplo de excepción en una biblioteca universitaria:

  1. Los estudiantes pueden salir a almorzar dejando sus cosas en sus asientos. Disminuir la capacidad a mediodía permite tener un índice de ocupación más representativo.
  2. Si se abre un espacio adicional, durante una media jornada de la semana, aumentar la capacidad durante ese periodo permite obtener un índice de ocupación más representativo.



  1. Este botón permite añadir una capacidad específica para una franja horaria definida.

  1. Este botón permite borrar un capacidad específica.

  2. Este botón permite añadir una nueva capacidad específica en otra franja horaria.

  3. Una vez las excepciones de capacidad añadidas, se aplicarán pulsando en Guardar los cambios.

El índice de ocupación histórico (pestaña Estadisticas > Historial) se basa en la capacidad estándar.

Solicitar una alerta de aforo

Es posible recibir alertas por correo electrónico o SMS cuando la capacidad alcanza un umbral determinado. Esta funcionalidad es disponible a partir de:

  • La licencia Plata para alertas por correo electrónico

  • Una prestación específica para alertas por SMS


También es posible añadir un mensaje adicional a las notificaciones de alertas de aforo. Las solicitudes de activación de alerta se realizan con el equipo de Soporte (support@affluences.com). Una vez las alertas activadas, será posible visualizar el número de alertas activas y los destinatarios de las mismas.


Mensajes pop up

Esta funcionalidad os permite crear un mensaje personalizado (en negrita, cursiva, subrayado, con hipervínculos o emojis) que se difundirá a los usuarios que visiten la página de vuestra institución  en la aplicación Affluences.


Los mensajes pop-up permiten enviar mensajes cortos (hasta 500 caracteres) con fines informativos (cierres excepcionales, cambios de horario), de comunicación (eventos, nuevas adquisiciones) o de mediación (anécdotas, enlaces a otros contenidos, etc.). Podéis programarlos por periodos y añadir enlaces para obtener más informaciones.

Podéis crear varios mensajes a la vez. Una vez creados, los mensajes en curso de difusión aparecen en la sección Mensajes.


Ejemplo: En un museo, se puede emitir un mensaje pop-up a los usuarios que consultan el tiempo de espera de la cola "clásica" para informarles que si reservan un billete en línea podrán utilizar la cola "e-ticket", que tiene un tiempo de espera más corto. Un enlace puede redirigirles directamente a la plataforma de compra en línea.

Comunicar sus eventos


Si hay eventos que tienen lugar en vuestra institución, podéis destarcalos con esta funcionalidad.

En el portal, la sección Comunicar sus eventos permite describir y anunciar los próximos eventos.
Una vez que se publica un evento, aparece abajo en una sección dedicada: Eventos

WebApi


La WebAPI de Affluences permite comunicar informaciones directamente en la web, en pantallas o en una aplicación móvil tercera:

  • Índice de ocupación y/o tiempo de espera
  • Horas de apertura
Encontrarás en esta página las etiquetas html integrables fácilmente y rápidamente en una página web

Para más detalles sobre su uso e integración puede consultar la documentación dedicada a las webAPI.

    • Related Articles

    • Parámetros

      Información de contacto A fin de procesar eficientemente las solicitudes (preguntas, incidencias, etc), Affluences necesita poder identificar el rol de los diversos contactos en la institución. Esta información es confidencial y se utiliza únicamente ...

    • Introducción

      Generalidades El portal web Affluences es una interfaz que proporciona acceso en tiempo real a todos los datos de todos los espacios dentro del perímetro cubierto. El acceso a esta información se realiza a través de un navegador web (protocolo seguro ...

    • API: integración y personalización de la web

      Introducción Con el término "WebAPI", estamos hablando de diferentes módulos que se integran en el código de una página web para permitir que se muestre como un widget web: La afluencia en tiempo real de la institución (índice de ocupación o tiempo ...

    • Estadísticas

      El módulo Estadísticas es accesible desde la licencia Silver. La pestaña de estadísticas te permite consultar fácilmente las estadísticas de tu institución. Proceden de los sensores presentes en el establecimiento (tecnologías Affluences y/o ...

    • Promoción y gestión de eventos mediante el sistema de reservas

      Este artículo es una guía avanzada para configurar el sistema de reservas y promocionar vuestros eventos. Creación y organización del evento Para crear un evento en el portal, basta con ir a la pestaña Reservas > Recursos y crear un nuevo recurso. No ...