El sistema de validación de presencia os permitirá controlar mejor la presencia real de los usuarios en el momento de la reserva y optimizar la reserva de recursos en caso de ausencia de un usuario (es decir, no validación de presencia).

Si el usuario no ha validado su asistencia en el plazo establecido, su reserva se anulará automáticamente.

Existen 3 métodos para validar la presencia de los usuarios:

• Validación manual: un administrador valida la presencia del usuario desde el portal de administración de Affluences.

• Control de acceso: un agente escanea un código QR enviado con la confirmación de reserva de cada usuario.

• Validación autónoma: cada usuario escanea un código QR expuesto en el establecimiento

En cuanto se activa el control de acceso o la validación autónoma, se activa automáticamente la validación manual a través del portal de administración.

Validación manual de la presencia de un usuario desde el portal

Esta validación se realiza desde el portal de administración: pestaña Reservas > Planning, a continuación seleccionad la reserva correspondiente y pulsad el botón "Validar la presencia del usuario".

No se podrá validar la presencia del usuario si éste no ha confirmado su reserva.

Esta funcionalidad está disponible para las licencias Bronce y superiores.

Para activarla: Reservas > Recursos > Detalles de cada recurso > Modificar los ajustes adicionales.

Para una activación masiva, poneos en contacto con el servicio de soporte (support@affluences.com), especificando la institución y los recursos afectados.

Leyenda de colores en el calendario

• Azul oscuro: reserva aceptada (presencia del usuario validada)

• Naranja: reserva confirmada por el usuario, presencia del usuario por validar

• Azul claro: reserva pendiente de confirmación por el usuario
  

Validación de presencia mediante control de acceso via un "ticket".

El control de acceso es un servicio adicional a la licencia.

Un agente valida la presencia del usuario escaneando el código QR enviado en el correo electrónico de confirmación de la reserva.

Funcionamiento general

1. El usuario reserva un recurso a través de la aplicación móvil o el sitio web y confirma su reserva. Recibe un correo electrónico de confirmación que contiene un archivo PDF adjunto con un resumen de su reserva y un código QR.

2. Cuando el usuario llega a vuestra institución, presenta el código QR al agente, que lo escanea utilizando un smartphone o una tableta.

3. Si el usuario no ha validado su presencia en el tiempo asignado, su reserva se anula y el recurso reservado inicialmente vuelve a estar disponible para todos los demás usuarios (con algunas excepciones, ver los casos especiales más abajo).

Cómo escanear el código QR como agente

Para poder escanear los códigos QR, el agente debe conectarse al portal de administración, pestaña Reservas > Planning desde una tableta o smartphone. 

Al hacer clic en el icono del código QR situado en la esquina inferior derecha de la página, el agente activa la cámara del dispositivo utilizado, puede escanear el código QR y validar la presencia del usuario.

Cuando el agente escanea un código QR, puede :

• Escanear el código QR de la siguiente persona

• Consultar los detalles de la reserva haciendo clic en "Detalles" en el anuncio.

Si la presencia está validada, el anuncio es verde. Si hay un error, es naranja. El agente puede hacer clic en Detalles para averiguar el motivo del error.

Ejemplos de pantallas: presencia validada

Ejemplos de pantalla: presencia no validada

Para escanear el código QR, los usuarios no necesitan ampliar la pantalla. La pantalla debe estar lo suficientemente iluminada (en torno al 20%) para que se detecte el código QR.

Desde el portal de administración, no es necesario seleccionar el recurso que se ha reservado para que aparezca el icono. Aparecerá si la función de validación de la presencia por un agente está activada para al menos un recurso de la escuela.

El administrador siempre puede validar la presencia del usuario manualmente desde el portal.

Validación autónoma de la presencia por el usuario

La validación autónoma de presencia del usuario es un servicio adicional a la licencia.

Funcionamiento general 

1. El usuario reserva un recurso a través de la aplicación móvil o el sitio web y confirma su reserva
2. Cuando el usuario llega a vuestros espacios, tiene dos opciones:
• Validación escaneando el código QR de la institución:
1. El usuario escanea el código QR de la aplicación Affluences para confirmar su presencia
2. El usuario dispone de un lector de códigos QR o puede acceder a la URL utilizando la cámara de su smartphone. Esto lo llevará a una página en la que podrá introducir su dirección de correo electrónico para confirmar su presencia.
• Validación sin código QR: si el usuario no puede escanear el código QR, puede validar su presencia accediendo a https://www.affluences.com/reservation/validate introduciendo su dirección de correo electrónico y el código de validación que aparece debajo del código QR.
  También puede pedir a un agente que valide su presencia si no puede hacerlo el mismo (por ejemplo, no tiene un smartphone): cf. mas arriba la validación manual de la presencia del usuario.
3. Si el usuario no ha confirmado su presencia en el tiempo asignado, su reserva se anula y el recurso reservado inicialmente vuelve a estar disponible para todos los demás usuarios (con algunas excepciones, ver los casos especiales más abajo).

Los usuarios pueden vincular su dirección de correo electrónico a la aplicación para encontrar todas sus reservas en la pestaña "Reservas" de la aplicación. De este modo, les resultará más fácil y rápido validar su presencia mediante el lector de códigos QR de la aplicación Affluences.
Vincular la dirección de correo electrónico a la aplicación no es un paso necesario para validar la asistencia mediante código QR: si la dirección de correo electrónico no está registrada en la pestaña "Reservas", la aplicación pedirá al usuario que la introduzca de nuevo cada vez.

El administrador siempre puede validar la presencia del usuario manualmente desde el portal.

Establecer la validación autónoma 

La validación de la presencia del usuario se activa para cada recurso. Por defecto, cuando se crea un recurso, esta funcionalidad no está activada.

Configuración y obtención del código QR

Una vez activada la funcionalidad, el código QR se puede gestionar desde el portal de administración: pestaña Reservas > Configurar el establecimiento.

Cuando se crea el código por primera vez :

1. Hacer clic en "Modificar"

2. Seleccionar los recursos afectados

3. Hacer clic en "Generar un nuevo código"

4. Hacer clic en "Confirmar"

Hacer clic en "Ver código QR" para visualizarlo en una nueva pestaña y, a continuación, imprimirlo. Os recomendamos imprimirlo en formato A3 para poder exponerlo en grande en recepción, y en formato A4 en varios puntos estratégicos de su establecimiento para que los usuarios puedan validar su presencia sin tener que volver a recepción si se les olvida. 

Este código QR seguirá siendo válido hasta que generéis un nuevo código de validación. Es posible que tengáis que modificar este código si observáis algún uso indebido (por ejemplo, validación de la presencia del usuario de forma remota cuando el usuario aún no está presente).

Para generar un nuevo código :

1. Hacer clic en "Modificar"

2. Hacer clic en "Generar un nuevo código"

3. Hacer clic en "Confirmar"

Plazo de validación

Por defecto, el tiempo de validación de presencia es igual a la granularidad del recurso cuando se activa la funcionalidad.

Ejemplo:

En este ejemplo, la granularidad es de 1 hora, por lo que el tiempo necesario para validar la asistencia también es de 1 hora. Si el usuario "A" reserva una franja horaria de 15:00 a 20:00, tendrá hasta las 16:00 para validar su presencia. Si no confirma su presencia antes de la hora límite, la reserva se anulará y la franja horaria "Ordenador portátil 1" volverá a estar disponible. Un usuario "B" podrá por tanto reservarla a partir de las 16:00 y elegir la duración de su reserva en función de las reservas efectuadas sobre este sitio. Si el alumno "B" reserva de 17:00 a 19:00, por ejemplo, tendrá que validar su presencia antes de las 18h.

El tiempo de validación está vinculado a la hora de inicio de la reserva y no a la hora a la que se realizo la reserva.

Ejemplo: en el caso anterior, si un estudiante se inscribe a las 16:20 para un periodo de 4 horas (de 16:00 a 20:00), tendrá que validar su presencia antes de las 17:00 y no a las 17:20.

El tiempo límite para validar su presencia antes de la hora de inicio de la franja horaria es :

• 1 semana para la validación manual

• 1 hora para el control de acceso

• 10 minutos para la validación autónoma
  

Casos especiales: aumento o disminución del tiempo para validar la asistencia

Los siguientes escenarios pueden configurarse después de que se haya realizado una solicitud al equipo de Soporte, pero implican un cambio en las condiciones de uso del sistema de validación de presencia descritas anteriormente.

Reducción del tiempo de validación de la presencia en relación con la granularidad del recurso

Aumento del tiempo para validar la presencia en relación con la granularidad del recurso

Podéis decidir aumentar el tiempo de validación de presencia para, por ejemplo, tolerar retrasos en el caso de recursos cuya granularidad sea muy baja (10 a 30 min). En este caso, conservará la funcionalidad de control de presencia, pero sólo se os informará de la ausencia de un usuario una vez transcurrido el tiempo de validación. El recurso no estará disponible para ser reservado por otros usuarios hasta que finalice la franja horaria actual.

Ejemplo: Si la granularidad del recurso es de 15 minutos y el tiempo de validación es de 1 hora, y un usuario no valida su presencia dentro del tiempo asignado, el recurso podrá reservarse para el siguiente cuarto de hora, pero no se os informará de la ausencia del usuario hasta que haya expirado el tiempo límite de una hora.

E

Estos casos especiales pueden configurarse de vuestro lado en los ajustes adicional de cada recurso. También podéis contactar al servicio de soporte <support@affluences.com> para una modificación en masa.