Administration

Administration

L’onglet Administration vous permet de gérer facilement les informations relatives à votre établissement.

Gérer les informations


Dans la partie Gérer les informations, vous renseignez toutes les informations relatives à votre établissement :
  1. Informations obligatoires : nom de l'établissement, email de contact, numéro de téléphone et site web
  2. Informations supplémentaires : selon votre type d’établissement : conditions d’accès, emprunt de livres, places assises, plan intérieur, accès au catalogue ...
  3. Services : services personnalisés (sélection des services en cliquant sur les services concernés)
  4. Photos : une ou plusieurs photos correspondant à votre bâtiment, vos salles, vos différents services, etc…
  5. Localisation

Changer les horaires


En cliquant sur Changer les horaires, vous pourrez renseigner les horaires d'ouverture standards et exceptionnels de votre établissement. 
Le bouton Modifier en haut de chaque rubrique vous permet d'éditer rapidement les horaires de votre choix ou de déterminer les jours d'ouverture et de fermeture.

Pour les horaires exceptionnels, la sélection par semaine vous permet de renseigner rapidement des périodes prolongées où l'établissement est fermé ou sujet à des horaires différents.
Le bon renseignement des horaires est essentiel pour un bon calcul des données d'affluence de votre établissement !
Pensez à anticiper les jours fériés et les vacances scolaires qui pourraient agir sur les horaires d'ouverture.

Répercuter la modification des horaires de l'établissement (standards ou exceptionnels) sur l'ensemble des ressources

En modifiant les horaires standards ou exceptionnels de l'établissement, vous aurez la possibilité de répercuter ces horaires à l'ensemble des ressources réservables rattachées à votre établissement :

Cliquer sur le bouton afin de ne pas répercuter ces horaires sur les ressources réservables : 

La répercussion des horaires de l'établissement sur les horaires des ressources est intéressante dans le cadre d'une fermeture exceptionnelle de l'établissement, ou si toutes les ressources de l'établissement suivent strictement les horaires de l'établissement.
S'il y a des particularités dans la gestion et les horaires des ressources, la répercussion des horaires de l'établissement est déconseillée.

Définir la jauge


La jauge correspond au nombre de personnes qui peuvent être dans l’établissement par mesure de règle de sécurité ou sans qu’il y ait d’inconfort lié à l’affluence.
Le taux d'occupation dépend directement de cette valeur, elle est donc vitale pour un bon calcul de l'affluence.

Vous pouvez affiner la jauge et modifier la capacité de votre établissement selon les jours et heures de la semaine (pour prendre en compte la fermeture d’espaces par exemple). Pour cela, cliquer sur Modifier > Affiner la jauge
Exemple : dans une bibliothèque universitaire, si des personnes sortent déjeuner en laissant des affaires à leur place, on diminue la jauge sur l’heure du midi. Dans une bibliothèque municipale, si l’espace jeunesse est ouvert en plus l’après-midi, on augmente la jauge sur les heures d’ouverture.

Diffuser un message pop-up

Cette fonctionnalité vous permet de créer un message qui sera diffusé aux utilisateurs visitant la page de votre établissement dans l'application Affluences.

La diffusion d’un message pop-up peut être utilisée à des fins d’information (fermeture exceptionnelle, changement d’un horaire), de communication (événements, nouvelles acquisitions) ou encore de médiation (anecdotes, lien vers d’autres contenus ...). Vous pouvez les planifier par période et ajouter des liens pour plus d’informations.
Une fois créés, les messages actuellement diffusés sont affichés dans la rubrique Messages en cours.
Exemple : Dans un musée, vous pouvez diffuser un message pop-up aux utilisateurs qui consultent le temps d’attente de la file “classique” pour les informer que s'ils réservent leur billet en ligne ils pourront bénéficier de la file “e-billet” dont le temps d’attente est moindre. Le lien peut ensuite les rediriger directement vers votre plateforme d’achat en ligne.

Communiquer ses événements


Si des événements ont lieu dans votre établissement, vous pouvez les mettre en avant grâce à cette fonctionnalité.

Dans le portail, la rubrique Communiquer ses événements vous permet de décrire et annoncer les événements à venir.
Une fois un événement publié, il figure sur l'application sous une rubrique dédiée : Événements

Diffuser l'affluence (API)

La webAPI Affluences permet de diffuser directement sur votre site web, vos écrans ou une application mobile tierce :
  1. La jauge d’affluence (taux d’occupation et/ou temps d’attente)
  2. Les horaires d’ouverture
Vous trouverez sur cette page les balises html intégrables de manière simple et rapide sur une page web
Pour plus de détails concernant leur usage et leur intégration vous pouvez consulter la documentation dédiée aux webAPIs.




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