Administration

L’onglet Administration vous permet de gérer facilement les informations relatives à votre établissement.

Gérer les informations

Dans la partie  Gérer les informations, vous renseignez toutes les informations relatives à votre établissement :

1. Informations obligatoires : nom de l'établissement, email de contact, numéro de téléphone et site web
   
2. Informations supplémentaires : selon votre type d’établissement : conditions d’accès, emprunt de livres, places assises, plan intérieur, accès au catalogue ...
   
3. Services : services personnalisés (sélection des services en cliquant sur les services concernés)
   
4. Photos : une ou plusieurs photos correspondant à votre bâtiment, vos salles, vos différents services, etc…
   
5. Localisation
   

Changer les horaires

En cliquant sur Changer les horaires, vous pourrez renseigner les horaires d'ouverture standards et exceptionnels de votre établissement. 
Le bouton Modifier en haut de chaque rubrique vous permet d'éditer rapidement les horaires de votre choix ou de déterminer les jours d'ouverture et de fermeture.

Pour les horaires exceptionnels, la sélection par semaine vous permet de renseigner rapidement des périodes prolongées où l'établissement est fermé ou sujet à des horaires différents.

Le bon renseignement des horaires est essentiel pour un bon calcul des données d'affluence de votre établissement !
Pensez à  anticiper les  jours fériés et les  vacances scolaires qui pourraient agir sur les horaires d'ouverture.

Répercuter la modification des horaires de l'établissement (standards ou exceptionnels) sur l'ensemble des ressources

En modifiant les horaires standards ou exceptionnels de l'établissement, vous aurez la possibilité de répercuter ces horaires à l'ensemble des ressources réservables rattachées à votre établissement :

Cliquer sur le bouton afin de ne pas répercuter ces horaires sur les ressources réservables : 

La répercussion des horaires de l'établissement sur les horaires des ressources est intéressante dans le cadre d'une fermeture exceptionnelle de l'établissement, ou si toutes les ressources de l'établissement suivent strictement les horaires de l'établissement.

S'il y a des particularités dans la gestion et les horaires des ressources, la répercussion des horaires de l'établissement est déconseillée.

Définir la jauge (standard et exceptions)

La jauge correspond au nombre de personnes pouvant être présentes dans l’établissement.

Cette jauge peut représenter une :

• Jauge de sécurité

• Jauge de confort

Le calcul du taux d’occupation se base sur cette jauge pour l’affichage des données en temps réel :

• Capacité standard :  jauge prise en compte, sauf si des exceptions sont paramétrées

• Exceptions : jauge différente prise en compte sur les créneaux paramétrés (possibilité d’affiner la jauge en fonction des jours et des horaires)

Exemple d’exception : dans une bibliothèque universitaire :

• Des étudiants peuvent sortir déjeuner tout en laissant leurs affaires à leurs places, diminuer la jauge sur l’heure du midi permet d’avoir un taux d’occupation plus représentatif.

• Si un espace est ouvert en plus, lors d’une demi-journée de la semaine, augmenter la jauge sur cette période permet d’avoir un taux d’occupation plus représentatif.
  

1. Le bouton permet d’ajouter une jauge spécifique pour une tranche horaire définie.

2. Le bouton permet d’ajouter une nouvelle jauge spécifique sur une autre tranche horaire.

3. Le bouton permet de supprimer une jauge spécifique.

4. Une fois les exceptions de jauge ajoutées, elles seront appliquées en cliquant sur le bouton Enregistrer les modifications.

Le taux d’occupation historisé (onglet Statistiques > Historiques) se base sur la capacité standard 

Alerte d'affluences

Il est possible d'envoyer des alertes par mail ou par SMS lorsque la jauge atteint un certain seuil.

Lorsqu’une alerte est activée, un bouton X alertes activées apparaît.

En cliquant sur ce bouton, il est possible de :

1. Modifier et supprimer les alertes existantes
   
2. Ajouter une nouvelle alerte
   

Cette fonctionnalité est disponible à partir :

• De la licence Argent pour des alertes par mail

• De la licence Or pour les alertes par email + SMS

Diffuser un message pop-up

Cette fonctionnalité vous permet de créer un message personnalisé (en gras, en italique, en souligné, avec des liens hypertexte ou des émojis) qui sera diffusé aux usagers visitant la page de votre établissement dans l'application Affluences.

La diffusion d’un message pop-up permet de transmettre des messages courts (jusqu'à 500 caractères) à des fins d’information (fermeture exceptionnelle, changement d’un horaire), de communication (événements, nouvelles acquisitions) ou encore de médiation (anecdotes, lien vers d’autres contenus ...). Vous pouvez les planifier par période et ajouter des liens pour plus d’informations.

Il est possible de créer plusieurs messages à la fois. Une fois créés, les messages actuellement diffusés sont affichés dans la rubrique Messages.

Exemple : Dans un musée, vous pouvez diffuser un message pop-up aux usagers qui consultent le temps d’attente de la file “classique” pour les informer que s'ils réservent leur billet en ligne ils pourront bénéficier de la file “e-billet” dont le temps d’attente est moindre. Le lien peut ensuite les rediriger directement vers votre plateforme d’achat en ligne.

Communiquer ses événements

Si des événements ont lieu dans votre établissement, vous pouvez les mettre en avant grâce à cette fonctionnalité.

Dans le portail, la rubrique  Communiquer ses événements vous permet de décrire et annoncer les événements à venir.
Une fois un événement publié, il figure sur l'application sous une rubrique dédiée :  Événements

Diffuser l'affluence (API)

La webAPI Affluences permet de diffuser directement sur votre site web, vos écrans ou une application mobile tierce :

1. La jauge d’affluence (taux d’occupation et/ou temps d’attente)
   
2. Les horaires d’ouverture
   

Vous trouverez sur cette page les balises html intégrables de manière simple et rapide sur une page web

Pour plus de détails concernant leur usage et leur intégration vous pouvez consulter la documentation dédiée aux webAPIs.

• Related Articles

• Paramètres

  formations de contact Gestion des utilisateurs Mise à jour de cette section : novembre 2022 L’onglet “Gestion des utilisateurs” regroupe les fonctionnalités liées aux accès et aux droits (autorisations) au portail d’administration. Seuls les ...

• Introduction

  Généralités Le portail web Affluences est une interface permettant d’accéder en temps réel à l’ensemble des données pour l’ensemble des espaces compris dans le périmètre couvert. L’accès à ces informations se fait via un navigateur web (protocole ...

• Optimiser sa page sur l'application mobile

  Bonnes pratiques  Privilégiez un titre clair et synthétique : éviter de répéter deux fois le même titre et ainsi que les titres génériques. Les utilisateurs vous trouveront plus facilement.  Ajoutez de belles images de votre lieu : du bâtiment mais ...

• Comment modifier les horaires de mon établissement

  Pour modifier les horaires de votre établissement, cliquer sur l'onglet Administration > Changer les horaires. Vous pourrez ainsi modifier les horaires d'ouverture standards (horaires qui s'appliquent tout au long de l'année) et exceptionnels (par ...

• Promotion et gestion des évènements avec le système de réservation

  Cet article constitue un guide avancé sur le paramétrage du système de réservation et de la promotion de vos événements ! Création et Paramétrage de l’événement Pour créer un événement sur le portail, il suffit d’aller dans l’onglet >Réservations ...