Problème : un utilisateur ne reçoit pas les emails Affluences

Certains utilisateurs peuvent ne pas recevoir les emails envoyés via Affluences (confirmation de réservation, rappels, notifications, etc.).

Ces emails sont envoyés via notre prestataire d’envoi Mailjet, avec des mécanismes d’authentification standards (SPF et DKIM) garantissant une bonne délivrabilité.

Ce document présente les vérifications à effectuer, par ordre de priorité, afin d’identifier l’origine du problème.

1. Vérifications côté utilisateur

1.1 Vérifier l’adresse email renseignée (≈ 25 % des cas)

Depuis le portail d’administration Affluences, vérifier que l’adresse email de l’utilisateur est correcte (sans faute de frappe, domaine incorrect, caractère manquant, etc.).

1.2 Vérifier la boîte mail consultée et les redirections (≈ 30 % des cas)

Dans environ 30% des cas, le problème provient d'une redirection défaillante (redirection expirée, boite cible pleine, erreur de configuration, blocage universitaire)

En cas de redirection d’emails (fréquente pour les adresses étudiantes), vérifier que celle-ci fonctionne correctement et vérifier si le mail est bien reçu sur l'adresse d'origine avant redirection.

👉 Ce dysfonctionnement est extérieur à Affluences et ne dépend ni de notre plateforme ni de notre prestataire d’envoi.

Il est également recommandé :

• d’utiliser la recherche globale avec Affluences ou affluences.com

• de se connecter via le webmail afin d’écarter un problème de synchronisation avec une application de messagerie.

1.3 Vérifier les dossiers de messagerie (≈ 20% des cas)

Demander à l’utilisateur de vérifier :

• 

  le dossier Spam / Courrier indésirable

• les autres dossiers ou onglets (ex. Promotions, Notifications, Autres)

Si l’email est retrouvé, l’utilisateur doit :

• marquer le message comme non spam

• ajouter l’expéditeur à ses contacts afin d’éviter de futurs filtrages.

1.4 Vérifier l’espace disponible dans la boîte mail (≈ 5% des cas)

Une boîte de réception saturée peut empêcher la réception de nouveaux messages.

2. Vérifications côté établissement

Ces vérifications concernent principalement les adresses institutionnelles (ex. @universite-x.fr).

2.1 Ajouter le domaine Affluences en liste blanche

Demander au service informatique d’autoriser le domaine suivant dans les filtres anti-spam :

• affluences.com

Vérifier que les signatures SPF et DKIM sont correctement configurées et actives pour ce domaine.

2.2 Tester l’envoi vers une adresse alternative

Effectuer un test d’envoi vers une adresse non institutionnelle (Gmail, Outlook, etc.).

• Email reçu : le blocage provient du serveur de l’établissement

• Email non reçu : poursuivre l’investigation

3. Vérifications côté Affluences (≈ 5% des cas)

Si aucune des vérifications précédentes ne permet d’identifier la cause du problème, contacter le support Affluences.

Pour permettre l’analyse, fournir l’adresse email exacte de l’utilisateur concerné

Une analyse des logs d’envoi Mailjet sera alors réalisée afin d’identifier un éventuel rejet, filtrage ou blocage spécifique.