Paramétrage avancé des ressources

Paramétrage avancé des ressources

Cet article constitue un guide avancé sur le paramétrage des ressources, avec un zoom sur les RDV, activités récurrentes ou ponctuelles, événements… (ressources nécessitant l’activation de la multi-réservation). Vous retrouverez les informations générales liées au module "Réservations" du portail d'administration via ce lien : https://support.affluences.com/portal/fr/kb/articles/reservation

Création et paramétrage des ressources

Personnaliser un type de ressource

Lors de la création d’une ressource, vous devez lui attribuer un type de ressource.

Vous pouvez utiliser un type de ressources dans notre catalogue ou personnaliser vos types de ressources en choisissant son nom et/ou son icône (onglet Réservation > Paramétrer l’établissement).


Exemple 1 :


Exemple 2 :


Exemple 3 :


Créer des ressources

Aller dans l’onglet Réservations > Paramétrer les ressources.



Nom : correspond au nom de la ressource que verra l'usager en accédant au système de réservation et qui sera affiché dans la confirmation de réservation.


Description : phrase située en-dessous du nom permettant d’ajouter plus d'informations sur la ressource en question.

 

Type : les ressources sont regroupées par type afin de filtrer plus facilement les ressources depuis l'application mobile ou le site web. Vos types personnalisés seront ajoutés à la liste déroulante existante.

 

Granularité : correspond à la durée minimum pour laquelle un utilisateur peut réserver la ressource en question.

 

Durée maximum d'une réservation : peut être différente de la granularité en fonction des ressources.

 

Nombre de places : correspond au nombre de places de la ressource qui sera réservée par un seul utilisateur.

Pour des ressources avec la multi-réservation, les champs Durée maximum d'une réservation et nombre de places peuvent ne pas être renseignés à la création de la ressource car ils seront à paramétrer lors de l’activation de la multi-réservation (voir plus bas).Message & Lien : le message et le lien indiqués dans ces champs figureront dans l'e-mail de confirmation.
Ne pas dupliquer les messages si vous avez déjà rempli le champ Réservations > Paramétrer l'établissement > Informations complémentaires > Message (et/ou Lien) . Les deux figureront dans l'e-mail de confirmation :
  1. Le message paramétré dans l'établissement s'applique pour toutes les ressources rattachées à l'établissement, et convient donc à un message général.
  2. Le message paramétré par ressource s'applique uniquement à la ressource, et convient donc à un message personnalisé.
Horaires réservables : par défaut, les horaires de la ressource seront les horaires de l'établissement (standards et exceptionnels). Décocher la case afin de modifier les horaires de la ressource. 
Les horaires de la ressource ainsi que la granularité paramétrée vont déterminer les créneaux proposés à la réservation.
Exemples :
  1. Pour une même ressource ouverte le lundi de 10h à 11h et le vendredi de 10h à 12h, si sa granularité est de 1 heure,  les créneaux réservables seront :
    1. Le lundi : 1 créneau sera proposé (10h - 11h)
    2. Le vendredi : 2 créneaux seront proposés (10h - 11h, 11h - 12h)
  2. Pour une même ressource ouverte du lundi au jeudi de 10h à 19h, le vendredi de 10h à 18h et le samedi de 10h à 12h, si sa granularité est de 3 heures, les créneaux réservables seront :
    1. Du lundi au jeudi : 3 créneaux de 3h (10h - 13h, 13h - 16h, 16h - 19h)
    2. Le vendredi : 2 créneaux de 3h (10h - 13h, 13h - 16h) et 1 créneau de 2h (16h - 18h)
    3. Le samedi : 1 créneau de 2h (10h - 12h)

Modifier les horaires réservables des ressources

Aller dans l’onglet Réservations > Modifier les horaires (horaires standards ou horaires exceptionnels)


Exemple d’une ressource ouverte le samedi avec les créneaux réservables suivants :


 
Exceptionnellement pour un samedi donné, les créneaux réservables de la ressource sont : 8h à 10h15 puis 18h30 à 20h.

Pour cela, faire les modifications au niveau des horaires exceptionnels.


Dans le cadre de la fermeture exceptionnelle de l’établissement, vous aurez la possibilité de répercuter ces horaires à l'ensemble des ressources réservables rattachées à votre établissement : aller sur l’onglet Administration > Changer les horaires, puis faire les modifications au niveau des horaires exceptionnels et cliquer sur "Oui".

S'il y a des particularités dans la gestion et les horaires des ressources (cf. exemples), la répercussion des horaires de l'établissement est à éviter.

Cliquer sur "Non" afin de ne pas répercuter ces horaires sur les ressources réservables : 


Exemple 1 : Vos horaires sont 8h-22h et vous proposez des cours d’aquabike de 45 minutes de 8h30 à 10h45 et de 18h à 21h. Exceptionnellement, vous souhaitez fermer votre établissement une heure plus tôt soit 21h. Si vous répercutez ces nouveaux horaires sur vos ressources réservables, vos ressources hériteront des nouveaux horaires de l’établissement. 
Avant modification :
 

Après modification avec répercussion :

Ainsi, les cours d’aquabike seront réservables de 8h à 21h toutes les 45 minutes.
Exemple 2 : Vos horaires sont 10h-18h et vous proposez des visites guidées de 1h30 tout au long de la journée. Exceptionnellement, vous souhaitez ouvrir votre établissement à 13h. Si vous répercutez ce changement sur votre ressource, les deux créneaux réservables avant 13h seront supprimés. Si des réservations ont été faites sur ces créneaux avant ce changement, elles seront automatiquement annulées. L’établissement ouvrant à 13h et la granularité restant la même, les créneaux de réservation seront les mêmes. 
Avant modification :

Après modification avec répercussion :

En revanche, si vous décidez d’ouvrir à 11h, la granularité étant toujours la même, si vous répercutez les horaires modifiés sur  les ressources réservables, les visites commenceront dès 11h.

Si vous n’appliquez pas la répercussion du changement d’horaire de l’établissement sur vos ressources, et que vos nouveaux horaires ne correspondent plus aux créneaux proposés, vous devrez changer les horaires de chaque ressource concernée dans l’onglet Réservations > Modifier les horaires.

Restreindre les droits 

Afin d’éviter toute mauvaise manipulation, il peut être important de gérer les droits accordés aux différents utilisateurs (onglet Paramètres > Gestion des utilisateurs).

Par exemple, les personnes qui ont vocation à consulter uniquement le planning des réservations, vous pouvez cocher uniquement “Gérer planning réservations”.

Cas d’une ressource réservable pour des jours spécifiques

Le paramétrage suivant est conseillé :
  1. Horaires standards de la ressource : “fermé” tous les jours
  2. Horaires exceptionnels : indiquer les jours pour lesquels la ressource est réservable
Le paramétrage des horaires standards de la ressource peut se faire dès la création de la ressource.
Exemple d’un atelier organisé tous les premiers lundis du mois :


Si vous avez plusieurs ressources avec des horaires réservables différents, attention à la répercussion des horaires des ressources lors du changement des horaires de l'établissement, cf. plus haut

Fonctionnalités activables après la création de la ressource

En cliquant sur le détail de la ressource créée, d’autres modifications pourront être apportées :

  • Publication sur le site web ou l’application

  • Multi-réservation

  • Champ supplémentaire

Multi-réservation

La fonctionnalité multi-réservation permet à plusieurs usagers de réserver la même ressource sur un créneau horaire donné. 


A noter alors que la durée maximum d'une réservation est forcément égale à la granularité choisie.


Côté usager, il pourra voir le nombre de places restantes pour votre ressource en fonction du nombre total par créneau.


Dans cet exemple, l’établissement a ajouté une description afin de donner plus d’informations aux usagers. La granularité est de 45 minutes et chaque créneau peut accueillir 6 personnes.

Pour un samedi, sur le créneau de 10h, il reste 4 places sur 6. Aussi, les cours d’aquabike ne sont pas réservables entre 10h45 et 18h (créneaux grisés) car ces créneaux sont en dehors des horaires réservables.

Il est possible de modifier le nombre de places disponibles via la multi réservation même si des réservations sont en cours. Toutefois, dans le cas d’une diminution de places, il n’est pas possible d’effectuer le paramétrage si ce nombre de places a déjà été atteint.

Par exemple : Un établissement propose 100 places pour une ressource et il y a déjà 80 réservations sur une journée. Il souhaite diminuer le nombre de places disponibles à 50 places. Le nombre de réservations étant supérieur à 50, il n’est pas possible de diminuer le nombre de places disponibles.

Champ supplémentaire

Le champ supplémentaire permet de demander une information supplémentaire lors de la réservation (niveau de formation préparé, région, …). Ce champ peut être optionnel ou obligatoire. Toutefois, il n'a pas vocation à récolter des informations à caractère personnel. 

La réponse attendue est sous la forme d’un texte libre.

Ce champ peut vous aider pour réaliser des statistiques. Ces données sont disponibles dans l’onglet Réservations > Export.

Il est possible d’ajouter les champs Nom, Prénom et/ou Numéro de téléphone en plus de ce champ supplémentaire. Pour cela, contacter le Support à support@affluences.com. Ces champs apparaîtront alors dans l’email de confirmation de réservation.

Fonctionnalités utiles

Curseur de réservation

Le curseur de réservation permet à un utilisateur de réserver plusieurs places sur le même créneau, dans la limite des places disponibles.

Afin d’activer le curseur de réservation, contacter le Support (support@affluences.com) en précisant le nom de l’établissement, la ressource concernée et le nombre maximum de places réservables par un même usager.
Exemple : Une famille de 5 personnes souhaite réserver un créneau pour une visite avec audioguides. Un membre de la famille va pouvoir choisir un créneau, cliquer sur réserver puis indiquer le nombre de personnes dans la réservation.
Ici, la réservation est possible car il y a assez de places disponibles et que le curseur de réservation est paramétré pour pouvoir accepter une réservation de 5 personnes.

Une fois la réservation confirmée, le nombre de places réservées sera indiqué dans l’email de confirmation de réservation.


La multi réservation doit être activée pour utiliser le curseur de réservation.
Il est possible de modifier le nombre de places disponibles via la multi-réservation sans que cela n’impacte le curseur de réservation.
En revanche, si la multi-réservation est désactivée, le curseur de réservation sera automatiquement supprimé.
  1. S’il reste une seule place, alors le curseur de réservation sera verrouillé sur 1
  2. Si la personne a réservé une place uniquement, ce chiffre sera clairement indiqué dans l’email de confirmation de réservation
Si vous souhaitez mettre en place un curseur de réservation afin de faciliter les réservations des familles par exemple, veillez à choisir le nombre maximum de places réservables en fonction des tendances que vous observez dans votre établissement. En effet, si vous déterminez un maximum à 4 places, une famille de 5 personnes ou plus devra réaliser plusieurs réservations avec 2 adresses différentes.

Blocage des réservations sur X heures ou lorsque le créneau est entamé

Par défaut, une ressource est réservable jusqu'à la fin de son créneau.

Exemple : si une ressource est disponible de 9h à 12h, elle sera réservable à 10h30 si cette ressource n'a pas été réservée au préalable, pour une réservation allant jusqu'à 12h.


Vous pouvez paramétrer vos ressources en choisissant de :
  1. Bloquer la réservation d'une ressource lorsque le créneau de la ressource est entamé
  2. Bloquer les réservations sur X heures 
    Exemple : Ressource A, disponible entre 9h à 12h, 12h à 15h et 15 à 18h avec une granularité de 3h. Si le blocage des réservations est paramétré à 12h pour cette ressource, alors le créneau débutant à 9h du matin ne sera plus réservable à partir de 21h la veille, celui de 12h à partir de minuit et celui de 15h à partir de 3h.
Le délai de blocage est basé sur l'heure de début du créneau et non sur une heure précise.
Cette requête se fait auprès du Support (support@affluences.com) en envoyant la liste des ressources concernées et le paramétrage souhaité.

Masque sur la durée d'une réservation

Il est possible de masquer la durée d'une réservation si elle peut porter à confusion ou ne reflète pas la durée de réservation réelle.
Ce masque sera effectif à la fois lors de la réservation et dans l'email de confirmation de réservation.
Afin d’activer cette fonctionnalité, s’adresser au Support (support@affluences.com) en précisant le nom de l’établissement et les ressources concernées.
Cas d’usage : Créneaux d'entrée
La mise en place de créneaux d’entrée permet de gérer les flux d’un établissement en étalant les entrées sur une durée donnée.
Pour paramétrer la ressource, il faut :
  1. Définir la fréquence des créneaux d’entrée (correspondant à la granularité de la ressource)
  2. Définir le nombre d’entrées possibles par créneau, en fonction de la capacité d’accueil / confort d’accueil / durée moyenne de visite (correspondant au nombre maximum de réservations par créneau)
  3. Faire la requête au Support pour masquer la durée de réservation
Cette ressource nécessite l’activation de la multi réservation.
Exemple : Votre musée peut accueillir 100 personnes dans la salle des collections, avec une durée de visite moyenne de 3 heures. Des créneaux d’entrée sont proposés toutes les heures avec une jauge à 30 visiteurs.

Cas d'usage : Contact tracing

Dans le contexte Covid, il peut être nécessaire de demander aux usagers de laisser leurs coordonnées afin de les contacter si un cas ou un cluster est déclaré. 

Pour collecter ces données de façon dématérialisée et les retrouver facilement sur le portail d’administration, il est possible d’utiliser le module de réservation.

 

Pour mettre en place ce système, il faut :

  1. Créer une ressource dédiée pour le contact tracing en prenant en compte les conditions d’accueil et votre gestion des flux
  2. Faire une requête auprès du Support pour :
    1. Activer les champs Nom / Prénom / N° de téléphone
    2. Désactiver la confirmation de réservation
    3. Masquer la durée de réservation de la ressource
Idéalement, la ressource doit être rattachée à un établissement en statut “privé” ou “non publié” afin que la ressource ne soit pas réservable sur le site web et/ou l’application mobile Affluences.

Sur site, l’usager pourra se connecter sur la page de réservation grâce à une URL ou un QR code.

Plusieurs possibilités pour générer ce QR code :
  1. Via un générateur de QR code en ligne (par exemple https://www.unitag.io/fr/qrcode)
  2. En cliquant sur l’URL dans Google Chrome (puis cliquer sur cette icône  )

Gestion des quotas 

Vous pouvez gérer le quota des ressources, par type de ressource : 

Gestion du planning de réservation

Pour gérer vos ressources, vous pouvez consulter la page dédiée :