Paramétrage des ressources pour les bibliothèques

Paramétrage des ressources pour les bibliothèques

Cet article constitue un guide avancé sur le paramétrage des ressources (places de travail individuelles, salles de travail, RDV inscription ...). Vous retrouverez les informations générales liées au module "Réservations" du portail d'administration via ce lien : https://support.affluences.com/portal/fr/kb/articles/reservation

Paramétrage des ressources

Nous évoquerons dans cette partie les différences liées à l'activation (ou non) de l'option "Multi réservations" et des possibilités qui en découlent.

Réservation de places, salles de groupe ou de rendez-vous

Ci-dessous, les champs qui vous seront demandés lors de chaque création de ressource :


Nom : correspond au nom de la ressource que verra l'étudiant en accédant au système de réservation, et qui sera affiché dans la confirmation de réservation

Description : phrase située en-dessous du nom permettant d’ajouter plus d'information sur la ressource en question

Type : les ressources sont regroupées par type afin de filtrer plus facilement les ressources depuis l'application mobile ou le site web

Granularité : correspond à la durée minimum pour laquelle un utilisateur peut réserver la ressource en question

Durée maximum d'un réservation : peut être différente de la granularité en fonction des ressources

Nombre de places : correspond au nombre de places de la ressource qui sera réservée par un seul utilisateur.
Exemple 1 : si ma ressource est une place assise, "Place 1", alors j'indique 1 car un utilisateur réservera une seule place.
Exemple 2 : si ma ressource est une salle de travail pouvant contenir 4 personnes, j'indique 4 afin d'indiquer la capacité de cette salle. Cependant, la salle en question ne sera réservable que pour un utilisateur (qui occupera donc la salle tout seul ou qui pourra y convier d'autres personnes qui n'auront pas besoin de réserver).

Message & Lien : le message et le lien indiqués dans ces champs figureront dans l'e-mail de confirmation.

Ne pas dupliquer les messages si vous avez déjà rempli le champ Réservations > Paramétrer l'établissement > Informations complémentaires > Message (et/ou Lien) . Les deux figureront dans l'e-mail de confirmation :
  1. Le message paramétré dans l'établissement s'applique pour toutes les ressources rattachées à l'établissement, et convient donc à un message général
  2. Le message paramétré par ressource s'applique uniquement à la ressource, et convient donc à un message personnalisé

Horaires réservables : par défaut, les horaires de la ressource seront les horaires de l'établissement. Décocher la case afin de modifier les horaires de la ressource.

Les horaires de la ressource ainsi que la granularité paramétrée vont déterminer les créneaux proposés à la réservation.
Exemples :
  1. Pour une même ressource ouverte le lundi de 10h à 11h et le vendredi de 10h à 12h, si sa granularité est de 1 heure,  les créneaux réservables seront :
    1. Le lundi : 1 créneau sera proposé (10h - 11h)
    2. Le vendredi : 2 créneaux seront proposés (10h - 11h, 11h - 12h)
  2. Pour une même ressource ouverte du lundi au jeudi de 10h à 19h, le vendredi de 10h à 18h et le samedi de 10h à 12h, si sa granularité est de 3 heures, les créneaux réservables seront :
    1. Du lundi au jeudi : 3 créneaux de 3h (10h - 13h, 13h - 16h, 16h - 19h)
    2. Le vendredi : 2 créneaux de 3h (10h - 13h, 13h - 16h) et 1 créneau de 2h (16h - 18h)
    3. Le samedi : 1 créneau de 2h (10h - 12h)

Option multi réservation

Cette option permet à plusieurs usagers différents de réserver une même ressource sur le même horaire. L'utilisateur ne réserve donc plus une place précise (Ex: Place 22) mais une des places disponibles pour le créneau horaire sélectionné (ex. : une des 34 places disponibles sur le créneau 9h - 12h).



Cette fonctionnalité entraine plusieurs changements sur le fonctionnement des réservations, notamment le choix de la durée du créneau.

Choix de la durée du créneau

Lorsque l'option multi réservation est activée, la granularité et la durée maximale d'une ressource seront forcément égales. Le fonctionnement se fait par créneaux horaires.

Quand un utilisateur réserve une place sur un créneau, du point de vue du système cet utilisateur l'occupe pour la durée totale du créneau indépendamment du temps réel d'utilisation de la ressource.

Veillez à ce que les différents créneaux proposés soient cohérents avec les horaires d'ouverture de la bibliothèque. Le créneau proposé
finissant en dehors des horaires d'ouverture ne sera pas proposé à la réservation

Gestion des réservations depuis le planning

La liste des réservations faites pour une même ressource sont disponibles sur le même planning. Pour voir la liste des usagers ayant réservé, cliquer sur le créneau qui vous intéresse.



L'utilisateur peut de son côté voir le nombre de places restantes par créneau, que ce soit via l'application mobile ou via le site web.

Vue depuis le site web


Cas d'usage : comment utiliser au mieux les différentes fonctionnalités

Le choix du paramétrage des ressources est propre à chaque bibliothèque et peut-être influé par plusieurs critères (licence souscrite, horaires, nombres de places, diversités des services proposés, etc...). Cette rubrique a pour unique vocation de montrer des exemples concrets de l'utilisation des différentes options présentées plus haut.

Gestion d'un espace avec la multi réservation

Afin de rendre le système de réservation plus clair pour l'utilisateur mais aussi afin de vous permettre de gérer plus facilement les réservations, vous pouvez par exemple créer des sous espaces dans votre bibliothèque afin de différencier les espaces. Vous pouvez aussi profiter de ce découpage pour proposer des durées de réservations différentes selon les zones de la bibliothèque.




Dans cet exemple, les 37 "Places assises" de la bibliothèque ont été réparties par étage. L'utilisateur peut donc choisir de réserver à un étage ou l'autre (en fonction des places disponibles). Cela permet aussi à la bibliothèque de savoir plus précisément où sont situés les usagers.

Gestion d’un service Drive, accès aux services… avec la multi réservation





Réservation par place dans les bibliothèques de grande taille

Toujours dans un souci de visibilité pour l'utilisateur, pour les bibliothèques disposant de beaucoup de places assises, cela peut être compliqué de toutes les rassembler sous un même catégorie.
Exemple : l'utilisateur clique sur le type de ressource "Places assises" et une liste de 150 places apparait

La création de nouveaux types de ressources (voir section dédiée aux types de ressources dans le Guide d'utilisation du portail) peut être une solution afin de diviser la bibliothèque en sous espaces et donc de dispatcher le nombre de places affichées par type de ressources.

Exemple à la BNU  : les places assises ont été réparties par niveau et par type de places


Exemple à la BU Sciences Doua : les places assises ont été réparties par type de place

Gestion des évènements avec le système de réservation

Chaque licence ayant un nombre de ressources autorisées limité, il est important de bien comprendre comment tirer le meilleur du système de réservation afin de proposer des évènements réservables.

Gestion des disponibilités de(s) l'évènement(s)

Tout d'abord, nous conseillons de gérer la disponibilité - ou ouverture - des évènements avec la modalité Réservations > Modifier les horaires > Horaires exceptionnels et d'indiquer dans les horaires standards (lors de la création de la ressource ou à travers le module "Modifier les horaires") une fermeture constante de la ressource (= de l’évènement).



L'évènement est très souvent ponctuel. Par conséquent, si par exemple j'indique une ouverture de la ressource le lundi de 17 à 19h, les usagers verront un évènement tous les lundis suivants.
En gérant les ouvertures avec les horaires exceptionnels, la ressource ne sera réservable que les jours que vous aurez sélectionnés au préalable.

Évènements ponctuels

Pour les évènements ponctuels, le meilleur moyen est de créer une unique ressource que vous activerez uniquement quand l'évènement sera disponible. A chaque évènement, le nom, description et autres informations devront être modifiées. Ceci évite de créer une nouvelle ressource pour un évènement et de garder une ressource inactive créée pour un évènement passé.

Évènements récurrents

Si votre bibliothèque organise des évènements récurrents, voire quotidien, comme des workshops par exemple, vous pouvez créer (sur le même principe que pour les évènements ponctuels) plusieurs ressources que vous réutiliserez et en nombre suffisant afin d'avoir une rotation permettant des les réserver en avance.



Dans l'exemple ci-dessus, la bibliothèque organise des visites guidées tous les 2 jours et réservables 7 jours à l'avance. Une fois la visite du 07/10 passée, il suffit donc de modifier le Nom de la ressource par "Vendredi 16/10" et de coordonner ceci avec les horaires exceptionnels afin que la ressource soit disponible le jour voulu. La bibliothèque peut donc, avec 4 ressources, gérer 4 visites par semaines tout au long de l'année.

Fonctionnalités spécifiques

Duplication des ressources

Dans le cas de la réservation par places, vous pouvez demander à ce qu'une ou plusieurs ressources soient dupliquées, pour ne pas avoir à les créer une à une manuellement. La duplication s'appuie sur des ressources types, pour lesquelles seul le numéro attribué à la place change. Le reste du nom, la description, la granularité, la durée maximum de réservation et les horaires standards seront conservés.
Afin de demander la duplication des ressources, nous vous prions de nous envoyer les informations suivantes dans un tableau :

Nom de la bibliothèque
Type de ressource
Nom de la ressource 
A dupliquer jusqu'à la place
Bibliothèque A
Places assises
Place N°01
20
Bibliothèque A
Places assises avec PC
Place N°21
33
Bibliothèque B
Places assises
Place N°01
54

Blocage des réservations

Cette fonctionnalité permet de bloquer la réservation d'une ressource X minutes avant le début du créneau. 
Le délai de blocage est basé sur l'heure de début du créneau et non sur une heure précise.
Exemple : Ressource A, disponible entre 9h à 12h, 12h à 15h et 15 à 18h avec une granularité de 3h. Si le blocage des réservations est paramétré à 12h pour cette ressource, alors le créneau débutant à 9h du matin ne sera plus réservable à partir de 21h la veille, celui de 12h à partir de minuit et celui de 15h à partir de 3h.

Cette requête se fait auprès du Support (support@affluences.com) en envoyant la liste des ressources concernées au même format que pour la duplication des ressources.

Par défaut, une ressource est réservable jusqu'à la fin de son créneau.
Exemple : la Ressource A, disponible de 9h à 12h, sera réservable à 10h30 si cette ressource n'a pas été réservé au préalable, pour une durée de 1h30 (jusqu'à 12h). Vous pouvez demander au Support de bloquer la réservation d'une ressource lorsque le créneau de la ressource est entamé.


Ajout d'un plan par type de ressource


Cette fonctionnalité permet aux usagers de visualiser un plan non dynamique pour un type de ressource spécifique. L’usager peut alors par exemple choisir la salle qu’il souhaite en fonction de son emplacement ou des équipements disponibles.







Pour ajouter un plan sur vos types de ressources, il faut faire une demande au Support en précisant quelques informations :

  • Le nom de l’établissement

  • Les types de ressources concernés 

  • Fournir le plan à intégrer sous format PDF, JPEG ou PNG





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