Visualiser les réservations de plusieurs ressources sur un même calendrier

Visualiser les réservations de plusieurs ressources sur un même calendrier

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la licence Or

L'onglet Réservations > Gérer le planning permet d'avoir une visibilité des réservations faites pour une ressource sélectionnée.

Vous pouvez visualiser un planning des réservations effectuées pour une ou plusieurs ressources en important le calendrier des réservations de ces ressources sur un outil externe (Outlook, Google Calendar, Lotus …). Seules les informations publiques liées aux réservations s’afficheront dans les calendriers importés (date de début et date de fin du créneau de réservation). Ainsi , le nom, le prénom ou l'adresse email utilisée lors de la réservation ne sera pas disponible dans le calendrier importé.

Etant donné qu'il ne s'agit que d’une interface de visualisation, les modifications apportées sur les outils externes ne sont pas répercutées sur le planning Affluences. Par exemple, si une réservation est ajoutée, modifiée ou supprimée sur Outlook, elle ne sera pas ajoutée, modifiée ou supprimée sur le système Affluences. Cela permet de garantir l'intégrité du système de réservation Affluences.

Mode opératoire

Vous pouvez générer les plannings de réservation au format ICS à partir d'une URL : https://reservation.affluences.com/api/reservations/ical?resource_id={RESOURCE_ID}&days={DAYS_NUMBER} avec les paramètres suivants à remplacer dans l’URL :

  • {RESOURCE_ID} : l’identifiant (ID) de la ressource souhaitée. Cet ID est à retrouver depuis l'onglet Réservations > Paramétrer les ressources
  • {DAYS_NUMBER} : le nombre de jours à afficher (maximum 31 jours)
Les temps de rafraîchissement du planning dépendent de l’outil choisi (de quelques minutes à plusieurs heures).

Exemple avec Google Calendar

Une fois l'URL définie, aller sur Google Calendar puis ajouter un nouveau calendrier grâce à l'URL :


Exemple avec Outlook

Une fois l'URL définie, ouvrir Outlook et aller dans Calendrier puis ajouter un nouveau calendrier grâce à Internet :


Puis renommer le calendrier généré afin de le retrouver plus facilement.

Exemples de calendriers





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