Prenotazioni
Se il vostro istituto mette a disposizione delle risorse prenotabili, gli utenti potranno prenotarle molto semplicemente tramite l'app mobile Affluences (disponibile sull' App Store per iOS e su Google Play per Android) o tramite il sito reservation.affluences.com su qualsiasi web browser di ultima generazione (Chrome, Firefox, Edge).
L'accesso al sistema di prenotazione è riservato agli istituti che dispongono della licenza Bronzo come minimo.
La sezione Prenotazione è presentata attraverso 6 rubriche che permettono una gestione completa e flessibile di una serie di risorse.
Gestisci la programmazione
La prima sezione della scheda prenotazioni consente di visualizzare, in formato calendario o elenco, tutte le prenotazioni passate, presenti e future per ogni risorsa.
La risorsa e la settimana selezionata appaiono sopra il calendario.Le prenotazioni legate a questa risorsa possono apparire sotto diversi aspetti secondo il loro status:
Le prenotazioni ad esse collegate possono apparire in modi diversi a seconda del loro stato:
- Blu chiaro: prenotazione in attesa di conferma
- Arancione: prenotazione confermata dall'utente, presenza dell'utente da convalidare
- Blu scuro: prenotazione confermata/convalidata
Le parti grigi del calendario corrispondono ai periodi in cui non è possibile prenotare la risorsa selezionata.
Il formato Lista consente di ordinare le prenotazioni per risorsa, ora di inizio, durata della prenotazione, data in cui è stata effettuata la prenotazione, indirizzo e-mail della persona che ha effettuato la prenotazione, stato della prenotazione (confermata, cancellata, ecc.).
Quando un utente desidera prenotare una risorsa, viene inviata un'e-mail di conferma all'indirizzo indicato. L'utente avrà quindi 2 ore di tempo per cliccare sul link di conferma, altrimenti la prenotazione verrà automaticamente annullata.
Una volta confermata la prenotazione, l'utente riceverà un'e-mail di riepilogo che gli consentirà di aggiungere l'evento alla propria agenda o di cancellare la prenotazione in caso di impossibilità a partecipare.
Una persona abilitata a gestire la programmazione (amministratore) potrà prenotare una risorsa a terzi non appena la risorsa è disponibile, scegliendo la fascia oraria desiderata sul calendario (ad esempio, per una persona che desidera prenotare per telefono o alla reception). Sarà richiesto un indirizzo e-mail per ricevere un riepilogo della prenotazione. Non verrà chiesto di confermare la prenotazione. In alternativa, è possibile inserire un indirizzo e-mail generico per la propria struttura.
Le prenotazioni effettuate in questo modo appaiono sotto la voce "Prenotazioni effettuate dalla piattaforma" nella scheda Statistiche.
Si noti che gli amministratori non sono soggetti a restrizioni di prenotazione (quote, nomi di dominio, ecc.).
Per visualizzare i dettagli di una prenotazione, cliccate sulla fascia oraria che vi interessa.
Convalida della presenza dell'utente come amministratore
Questa convalida si effettua dalla stessa scheda:
Annullamento di una prenotazione (regole dell'amministratore)
Gli amministratori possono annullare una prenotazione, anche se la fascia di prenotazione è già iniziata, fino alla fine della fascia.
Per farlo:
- Andare alla scheda Gestione orari
- Fare clic sulla prenotazione che si desidera annullare. Si apre una finestra di dettagli con il pulsante Annulla prenotazione in rosso.
- Viene visualizzata un'altra finestra in cui è possibile inserire un motivo per la cancellazione: questa informazione informerà l'utente del motivo della cancellazione.
- Confermare la cancellazione cliccando su Annulla prenotazione
Prenotazioni ricorrenti
Una prenotazione ricorrente è una prenotazione per uno o più slot durante il giorno che si ripete nel tempo:
- In determinati giorni della settimana (lunedì, martedì, ecc.)
- giornalmente, settimanalmente, bimensilmente, mensilmente, bimestralmente, ecc.
- Per un lungo periodo (ad esempio, ogni martedì fino al 9 aprile 2024) (massimo 1 anno).
- E per i casi più avanzati, in base alla posizione del giorno nel mese (ad esempio, il 1° e l'ultimo lunedì del mese).
- A tale scopo, nella finestra a comparsa per l'aggiunta di una nuova prenotazione nella scheda "Gestione orari" è disponibile un pulsante.
È possibile modificare solo uno slot di prenotazione alla volta. Per modificare tutte le prenotazioni dell'intera ricorrenza, è preferibile cancellare la ricorrenza e riprogrammarla.
Questa funzione è disponibile solo per le risorse a prenotazione singola.
Annullare una prenotazione ricorrente
È possibile cancellare solo la prenotazione selezionata o questa e tutte le successive. Dopo aver fatto clic sul pulsante "Ok", verrà richiesto un motivo per la cancellazione.
Ricerca di un utente
La sezione Cerca un utente consente di trovare facilmente un utente utilizzando il campo di ricerca.
Una volta cliccato sull'utente in questione, è possibile visualizzare la sua cronologia delle prenotazioni o vedere se è già stato bloccato da un amministratore.
È possibile bloccare un utente facendo clic su Blocca cronologia, poi sul pulsante rosso (blocca utente) e infine indicando il periodo desiderato e il motivo. In questo modo si bloccherà l'accesso al sistema di prenotazione per il periodo indicato.
Parametri delle risorse
La sezione Parametri delle risorse consente di :
Prenotazione multipla e workshop
La funzione di prenotazione multipla consente a più utenti di prenotare la stessa risorsa per una determinata fascia oraria. Una volta attivata questa funzione per una specifica risorsa, è necessario impostare la granularità degli slot di prenotazione e la capacità massima.
Nel caso di prenotazioni multiple, la granularità è pari alla durata massima della prenotazione.
La visualizzazione nel calendario delle prenotazioni sarà quindi diversa, con una visualizzazione numerica in formato X / Y, dove X è il numero di prenotazioni effettuate e Y è il numero massimo di prenotazioni per slot.
Questa funzione è particolarmente efficace per la registrazione di workshop o eventi ad accesso libero.
È anche pratica per gli spazi di lavoro condivisi.
Gli utenti possono scegliere di prenotare uno o più posti (a seconda della capacità massima e del numero di posti ancora disponibili per la prenotazione). Le prenotazioni vengono convalidate immediatamente e gli utenti possono condividere la loro prenotazione via e-mail o SMS.
Modifica gli orari
Se le vostre risorse non hanno gli stessi orari di apertura della vostra struttura, potete modificare manualmente gli orari di apertura delle vostre risorse.
Gli orari eccezionali (identificati da uno sfondo blu) possono essere impostati per indicare gli orari di prenotazione che differiscono dagli orari standard una tantum (ad esempio, chiusura nei giorni festivi, nuovi orari durante le vacanze scolastiche ecc.)
Impostazioni generali
La rubrica Impostazioni generali contiene diverse sezioni che permettono di definire le regole generali di prenotazione per tutte le risorse dell'istituto.
Parametri del sito
Questa rubrica permette di definire:
- Il numero di giorni in cui è possibile prenotae in anticipo (da 1 a 180 giorni)
- La modifica del numero di giorni prenotabili in anticipo si applica a tutte le risorse. Se avete bisogno di tempi diversi per risorse diverse, contattate il supporto (support@affluences.com).
- Informazioni complementari da includere nelle mail di conferma di prenotazioni (applicabile a tutte le risorse)
- Messaggio informativo (condizioni d'uso, istruzioni…)
- Link per un sito esterno (sito della biblioteca, regole dell'istituto…)
- Indirizzo di contatto
- Un messaggio di errore che verrà visualizzato quando l'indirizzo email viene rifiutato (se avete applicato una restrizione di prenotazione)
Ricordatevi di includere un indirizzo di contatto: questo permetterà all'utente di contattarvi per qualsiasi domanda relativa alla sua prenotazione.
Parametri dei tipi di risorse
In questa rubrica, ogni tipo di risorsa può essere creato e personalizzato (cambio del nome o del pittogramma).
La descrizione secondaria può anche essere declinata in varie lingue.
La descrizione secondaria può anche essere declinata in varie lingue.
Quando un istituto offre più di un tipo diverso di risorsa da prenotare, all'utente verrà offerto un menu che gli permetterà di scegliere il tipo di risorsa che desidera prenotare. È in questo menu che appaiono i diversi pittogrammi.
Creare un nuovo tipo di risorsa
È possibile creare un tipo di risorsa personalizzato. Per farlo, cliccare su Aggiungi nella sezione Parametri del tipo:
È possibile selezionare il pittogramma desiderato e inserire una descrizione e una sottodescrizione. Se si desidera inserire queste informazioni in un'altra lingua, è sufficiente cliccare su Aggiungi una traduzione e selezionare la lingua aggiuntiva di propria scelta dal menu a discesa. Cliccate su Conferma per completare la creazione del nuovo tipo di risorsa.
Assegnazione di un nuovo tipo di risorsa
Una volta creato, il tipo di risorsa apparirà nell'elenco dei tipi disponibili. È possibile andare su Configura risorse e modificare il campo Tipo delle risorse in questione.
Importante: per assicurarsi che il tipo di risorsa appaia nel menu a discesa, ricordarsi di aggiornare la pagina del browser.
Gestione delle quote
Per permettere un utilizzo equilibrato delle risorse disponibili per la prenotazione, potete definire delle quote di prenotazione per gli utenti (a seconda del loro indirizzo email).
Una quota corrisponde a un numero massimo di ore prenotabili di una risorsa da un utente. Possono essere definite per giorno, settimana o mese.
Le quote possono essere parametrate in maniera differente per ciascuna risorsa e per ciascun gruppo di utenti.
Di default, un utente non può riservare due risorse sulla stessa fascia oraria (che la coincidenza d’orario sia identica o una sovrapposizione).
Un istituto può tuttavia permettere agli utenti di effettuare delle prenotazioni simultanee per delle risorse attribuite a due gruppi di quote diversi: al momento della creazione o modifica di un gruppo, selezionate il/i gruppo/i per cui si desidera attivare questa funzionalità nel menu “Prenotazioni simultanee”.
Esempio: Un istituto mette a disposizione “Sale di Lavoro” e “Sala lettura al piano terra” prenotabili nella stessa fascia oraria.
Restrizioni di prenotazione
Utilizzando le restrizioni, potete limitare la prenotazione delle risorse della vostra struttura agli utenti con un indirizzo e-mail specifico (ad esempio, user@votredomaine.fr).
Esempio: Per un’università, solo gli studenti che hanno l'indirizzo mail dell'università (nome.cognome@università.it) potranno prenotare le risorse dell'istituto.
Potete specificare le restrizioni per alcune o tutte le vostre risorse. Ad esempio, limitare la prenotazione delle aule ai docenti e il resto delle risorse agli studenti.
Per ogni nome di dominio, basta selezionare tutte le risorse per le quali la restrizione sarà applicata.
Esporta
Se desiderate approfondire l'analisi della cronologia o del modo in cui è utilizzato il sistema di prenotazione, la funzione Export vi permette di estrarre i dati in formato .csv.
Tramite questa sezione è possibile selezionare il periodo desiderato e scaricare i dati delle prenotazioni corrispondenti.
Il file esportato può poi essere comunicato a qualsiasi altro dipartimento per servire come controllo delle prenotazioni.
Il file esportato può poi essere comunicato a qualsiasi altro dipartimento per servire come controllo delle prenotazioni.
Casi d'uso
Il sistema di prenotazione di Affluences può essere utilizzato in diversi modi.
Per impostazione predefinita, il sistema di prenotazione è progettato per essere autonomo al 100%: limita qualsiasi intervento da parte del personale, in quanto gli utenti hanno il pieno controllo della loro prenotazione (conferma, cancellazione). Tutto ciò che devono fare è recarsi nella stanza all'ora stabilita.
Gli utenti possono anche convalidare la loro presenza tramite un codice QR: questa convalida è completamente autonoma e vi permetterà di ottimizzare al massimo le prenotazioni. Se l'utente non convalida la propria presenza lampeggiando il codice QR, la sua prenotazione verrà automaticamente annullata e altri utenti potranno prenotare la risorsa messa a disposizione.
La convalida della presenza può essere prevista da un amministratore: l'utente si reca alla reception con la sua prenotazione (per ritirare una chiave, ad esempio). Gli viene fornito un codice univoco per la verifica.
Per attivare queste funzioni, contattare l'Assistenza: support@affluences.com. La convalida della presenza dell'utente tramite codice QR fa parte di un servizio aggiuntivo.
Altre funzioni disponibili
Una serie di funzioni vi consentirà di adattare il sistema di prenotazione alle vostre esigenze. Per il momento, queste funzioni non possono essere configurate direttamente dal portale di amministrazione: per attivarle, è necessario scrivere a Supporto: support@affluences.com.
- Cursore di prenotazione: quando la multiriservazione è attivata dal portale, un utente riserva un posto quando effettua una prenotazione. Attivando il cursore di prenotazione, l'utente potrà prenotare più posti quando effettua la stessa prenotazione. Per farlo, rivolgersi al team di assistenza:
- La struttura interessata
- La risorsa interessata (le risorse create dopo l'attivazione di questa funzione non avranno il cursore di prenotazione per impostazione predefinita)
- Il numero massimo di posti per prenotazione. È anche possibile specificare un numero minimo di posti
- Esempio di utilizzo: per consentire a una famiglia o a un gruppo di amici di iscriversi allo stesso evento/workshop.
- Blocco delle prenotazioni: oltre a poter impostare il numero di giorni che possono essere prenotati in anticipo, è possibile chiedere il blocco delle prenotazioni per un numero di ore. A tal fine, è necessario comunicare al team di assistenza :
- Lo stabilimento interessato
- La risorsa interessata (le risorse create dopo l'attivazione di questa funzione non saranno interessate da questo blocco)
- Il numero di ore per il blocco delle prenotazioni
- Esempio di caso d'uso: non permettere all'utente di prenotare per lo stesso giorno (blocco di 24 ore).
- Tasso di occupazione basato sulle prenotazioni: è possibile visualizzare un tasso di occupazione della struttura basato sulle prenotazioni confermate. Per aggiungere questa funzionalità, contattare il nostro team di assistenza.
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