Reservierunssystem

Reservierunssystem

Wenn eine Einrichtung ihre Ressourcen zur Buchung zur Verfügung stellt, können Nutzer diese mit wenigen Klicks über die Affluences-App buchen (verfügbar auf Android und iOS oder über die Internetseite www.affluences.com).


Der Zugang zum Reservierungssystem ist Einrichtungen vorbehalten, die mindestens eine Bronze-Lizenz abonniert haben.

Das Reservierungsportal ist in 6 Rubriken gegliedert, die eine vollständige und flexible Verwaltung des Ressourcenpools ermöglichen.

Reservierungsübersicht

In dieser Rubrik können Sie im Zeitplan- oder Listenformat alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Reservierungen für jede Ressource anzeigen.


Zeitplan-Ansicht
Oberhalb des Kalenders erscheint die Ressource und die ausgewählte Woche. Sie können in der rechten Leiste nach einer Ressource zu suchen.

Die damit verbundenen Reservierungen haben je nach ihrem Status verschiedene Farben:

  • Hellblau: Reservierung muss vom Nutzer bestätigt werden
  • Dunkelblau: die Reservierung wurde vom Nutzer bestätigt
Wenn Sie die Funktion der Anwesenheitsbestätigung verwenden, ist eine Reservierung, die noch nicht bestätigt wurde, hellblau. Nach der Bestätigung durch den Nutzer wird sie orange und färbt sich dunkelblau, wenn die Anwesenheit bestätigt wird.

Die grauen Bereiche des Kalenders entsprechen den Zeiten, in denen die Ressource nicht gebucht werden kann.

Um die Details einer Reservierung anzuzeigen, klicken Sie auf das ausgewählte Zeitfenster.





Als Administrator eine Reservierung vornehmen

Ein Administrator hat die Möglichkeit, Reservierungen z.B. nach einem Anruf oder einer E-Mail oder direkt am Empfangsschalter vorzunehmen:

  • Durch Klicken auf "Reservierung hinzufügen" oben rechts

  • Durch direktes Klicken auf den Zeitplan
Diese Reservierung wird automatisch bestätigt.
Eine Person, die das Recht hat die Reservierungszeitpläne zu verwalten (Administrator), unterliegt keinen Einschränkungen. Dies bedeutet:
  • Ein Administrator kann eine Ressource für eine Drittperson reservieren, indem er dessen Email-Adresse oder eine generische E-Mail-Adresse für die Einrichtung eingibt, auch wenn sich die Reservierungszeitfenster überschneiden (normalerweise kann ein Benutzer keine zwei sich überschneidenden Zeitfenster reservieren)

  • Ein Administrator kann Reservierungen vornehmen, die über die eingestellten Kontingente hinaus gehen

  • Wenn die Multireservierung eingerichtet ist, kann er mehrere Plätze mit derselben E-Mail-Adresse reservieren.
Reservierungen, die auf diese Weise vorgenommen werden, werden in der Spalte "Reservierung durch einen Administrator" in der Rubrik "Statistik" gekennzeichnet.


Änderung einer Reservierung (Regeln für einen Administrator und für den Benutzer)

Als Administrator ist es möglich, eine Reservierung zu ändern:

  • Solange das Zeitfenster noch nicht begonnen hat
  • Falls das Zeitfenster schon begonnen hat :
    • Wenn es sich um eine Ressource mit bereits definierten Zeitfenstern handelt (Granularität = maximale Reservierungsdauer):
      • Die Reservierung kann vom Administrator nicht mehr geändert werden, ist aber bis zum Ende des Reservierungszeitraums stornierbar
      • Die Reservierung kann vom Benutzer nicht geändert oder storniert werden
    • Handelt es sich um eine Ressource mit einer anderen Granularität als die maximale Reservierungsdauer, ist die Reservierung nicht mehr änderbar, wenn das letzte reservierbare Zeitfenster begonnen hat
      • Beispiel: für eine Ressource mit einer Granularität von 30 Minuten und einer maximalen Reservierungsdauer von 4 Stunden, wenn ein Benutzer von 12:00 bis 16:00 Uhr reserviert,
        • Zwischen 12:00 Uhr und 15:30 Uhr: Der Benutzer oder ein Administrator kann die Reservierung ändern
        • Zwischen 15:30 Uhr und 16:00 Uhr: Der Benutzer kann die Reservierung nicht verkürzen oder stornieren, während der Administrator sie stornieren, aber nicht ändern kann


Anwesenheitsbestätigung eines Nutzers als Administrator

Mehr Informationen in diesem Artikel: 


Listenansicht

In der Listenansicht können Sie alle Reservierungen für einen bestimmten Tag ansehen.





Es ist möglich die Reservierungen nach Ressource, Startzeit, Reservierungscode und Reservierungsdauer zu sortieren.
Durch das Klicken auf die Spaltenüberschriften können die Reservierungen sortiert werden.
Der Reservierungscode ist für Reservierungen derselben Einrichtung nicht einzigartig. Um diese Codes für jede Reservierung einzigartig zu machen, wenden Sie sich an den Support  ( support@affluences.com).


Suche nach einem Nutzer



Im Bereich "Benutzersuche" können Sie einen Benutzer anhand seiner E-Mail-Adresse leicht finden.
Es ist möglich, die Historie seiner Reservierungen einzusehen oder zu sehen, ob er bereits von einem Administrator gesperrt wurde.
Sie können einen Benutzer blockieren, indem Sie auf "Verlauf der Nutzersperre" klicken, dann auf den roten Button (Benutzer sperren) und schließlich den gewünschten Zeitraum und den Grund angeben. Dadurch wird dem Benutzer der Zugang zum Reservierungssystem für den angegebenen Zeitraum verweigert.


Ressourcen einstellen
In dieser Rubrik können Sie jede Ressource erstellen und verwalten (Informationen, Einstellungen, Publikation), sowie die Ressourcen nach dem Login suchen und diese nach dem Namen, der Art und dem Kanal der Informationsverbreitung filtern (Website und/oder mobile App). Es ist auch möglich, mehrere Ressourcen gleichzeitig auszuwählen, um ihre Publikationen zu ändern oder sie als Gruppe zu löschen.

Für erweiterte Ressourceneinstellungen und besondere Funktionen siehe den Artikel: https://support.affluences.com/portal/fr/kb/articles/param%C3%A9trage-avanc%C3%A9-de-ressources



Uhrzeiten ändern

In dieser Rubrik können Sie die reservierbaren Stunden der Ressourcen einstellen.
Die Zeitpläne der Ressourcen können vom Zeitplan des Standortes abweichen.
Wie auch die Einrichtung, haben deren Ressourcen auch Standardzeiten, die das ganze Jahr über gelten.
Außerordentliche Öffnungszeiten können eingestellt werden, um einmalig vom Standard abweichende Buchungszeitfenster anzuzeigen (z. B. Schließung an Feiertagen, neue Zeitfenster während der Schulferien usw.)



Die außerordentlichen Öffnungszeiten sind blau hinterlegt. Die definierten Ausnahmezeiten werden angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über das Datum bewegen.


Massenänderung der Öffnungszeiten der Ressourcen

  1. Klicken Sie auf "Ändern".
  2. Wählen Sie die betreffenden Ressourcen im Drop-Down-Menü aus
  3. Wählen Sie die zu ändernden Tage/Wochen
  4. Klicken Sie auf "Öffnungszeiten ändern", um die Öffnungszeiten auszuwählen


Allgemeine Einstellungen

Die Rubrik "Allgemeine Einstellungen" enthält verschiedene Module, in denen Sie allgemeine Reservierungsregeln für Ihre gesamte Einrichtung und deren Ressourcen festlegen können.

Parameter der Einrichtung

In dieser Rubrik können Sie folgendes einstellen :
  1. Die Anzahl der Tage, die im Voraus gebucht werden können (standardmäßig 31 Tage)
  2. Zusätzliche Informationen, die in der E-Mailbestätigung enthalten sind (gilt für alle Ressourcen)
  3. Kontakt E-Mail-Adresse: die Adresse, über die Benutzer Sie bei Fragen zu ihrer Reservierung kontaktieren können
  4. Eine Fehlermeldung, die angezeigt wird, wenn die E-Mail-Adresse abgelehnt wird (wenn Sie eine Einschränkung eingestellt haben)



Einstellungen der Arten

In dieser Rubrik können Sie die Ressourcenarten anzeigen, die für Ihre Ressourcen verwendet werden.
Ressourcenarten können auch erstellt werden, um sie zu personalisieren (die Beschreibung oder das Symbol ändern und eine Übersetzung in mehreren Sprachen einfügen).



Wenn eine Einrichtung mehr als eine Ressourcenart zur Reservierung anbietet, wird dem Benutzer ein Menü angezeigt, in dem er die Art der Ressource auswählen kann. In diesem Menü werden die verschiedenen Piktogramme angezeigt.



Wichtig: Um sicherzustellen, dass Ihre Ressourcenart im Drop-Down-Menü für die Ressourceneinstellung angezeigt wird, müssen Sie Ihre Browserseite aktualisieren.


Kontingentmanagement

Um eine faire Nutzung der für die Reservierung verfügbaren Ressourcen gewährleisten zu können, können die Reservierungskontingente für alle Benutzer definiert werden (je nach E-Mail-Adressen).
Ein Kontingent entspricht der maximalen Stundenanzahl, die für einen Benutzer reserviert werden kann. Er kann pro Tag, Woche oder Monat definiert werden. Diese Kontingente können für jede Ressourcenart unterschiedlich festgelegt werden.




Erstellung einer Kontingentengruppe

  1. Auf den Button "Hinzufügen" klicken
  2. Kontingente einstellen (Gruppenname, Kontingent pro Tag / Woche / Monat)
  3. Ressourcen auswählen, die zur Gruppe zugeordnet werden sollen
  4. Auf den Button "Bestätigen" klicken

  1. Um die Auswahl der Ressourcen zu vereinfachen, können Filter verwendet werden
  2. Eine Ressource kann nur einer Kontingentengruppe angehören: wenn die ausgewählten Ressourcen schon einer Kontingentengruppe angehören, werden sie automatisch der neu kreierten Gruppe zugeordnet

Gleichzeitige Reservierungen

Ein Nutzer kann nicht gleichzeitig zwei Ressourcen in demselben Zeitfenster reservieren (gleiches Zeitfenster oder sich überschneidende Zeiten).
Eine Einrichtung kann allerdings den Nutzern erlauben gleichzeitige Reservierungen für Ressourcen, die in zwei verschiedenen Gruppen präsent sind, vorzunehmen: Bei der Erstellung oder Änderung der Gruppe, wählen Sie die betroffene(n) Gruppe(n) in der Rubrik "Gleichzeitige Reservierungen" aus.

Beispiel: Eine Einrichtung stellt Arbeitsräume und IT-Material zur Verfügung, das in dem gleichen Zeitfenster reserviert werden kann.



Einstellung der Kontingente und der gleichzeitigen Reservierungen

Das Hauptmenü ermöglicht es Ihnen:
  1. Die gesamten erstellten Kontingentengruppen zu veranschaulichen (in Erstellungsreihenfolge): zugeordnete Ressourcen je nach Gruppe und die autorisierten gleichzeitigen Reservierungen in der Kontingentengruppe) (Symbol )
  2. Einstellungen in den Gruppen ändern (Symbol )


Vor der Entwicklung des Kontigentenmanagements (September 2021), waren die Kontingente nach Ressourcentyp geordnet. Dieser Fortschritt ermöglicht ein flexibleres Management für die Einrichtungen. 
Die zuvor eingestellten Kontingente wurden übernommen, indem die Ressourcen der selben Art in der gleichen Gruppe zusammengelegt wurden.


Einschränkungen der Reservierungen




Dank der Einschränkungen ist es möglich, die Reservierung der Ressourcen auf Benutzer mit einer E-Mail-Adresse eines bestimmten Domänen-Namens / Sub-Domäne zu beschränken. (z. B. user@ihrdomain.de)
Beispiel: An einer Universität können nur Studenten mit einer Universitäts-E-Mail-Adresse (vorname.nachname@universitaet.de ) Ressourcen an diesem Standort reservieren.
Diese Einschränkungen können für alle oder einen Teil der Ressourcen angegeben werden.
Beim Erstellen einer Ressource wird die Reservierungsbeschränkung auf einen Domänen-Namen nicht standardmäßig angewendet.
Die Einschränkung der Reservierungen auf der Basis einer Liste oder LDAP (Verzeichnis) ist ebenfalls möglich. Für weitere Informationen : Link


Export

Die Rubrik "Export" veranschaulicht alle Reservierungen für einen bestimmten Zeitraum.
Die Daten können im .csv-Format heruntergeladen werden, um sie zu bearbeiten und Statistiken zu erstellen (Beispiele: Anzahl der stornierten Reservierungen am Tag der Reservierung, Anzahl der nicht respektierten Reservierungen, usw.).
Die bei der Buchung abgefragten Zusatzfelder werden auch im Export sichtbar.