Paramétrage & utilisation de la fonctionnalité "Validation de la présence de l'usager"

Paramétrage & utilisation de la fonctionnalité "Validation de la présence de l'usager"

Le système de validation de présence vous permettra d'avoir un meilleur contrôle sur la présence effective des usagers à leur réservation et d'optimiser la réservation des ressources en cas d'absence d'un usager (donc de non validation de la présence).

En effet, si l'usager n'a pas validé sa présence une fois le délai de validation dépassé, sa réservation sera automatiquement annulée.

I
l existe 3 méthodes pour valider la présence de l'usager :
  1. La validation manuelle : un administrateur valide la présence de l'usager depuis le portail d'administration Affluences
  2. Le contrôle d'accès : un agent scanne un QR Code envoyé avec la confirmation de réservation de chaque usager
  3. La validation autonome : chaque usager scanne un QR Code affiché dans l'établissement
Dès lors que le contrôle d'accès ou la validation autonome est activé, la validation manuelle via le portail d'administration est automatiquement activée

Validation manuelle de la présence d'un usager depuis le portail

Cette validation s’effectue depuis le portail d’administration : onglet Réservations > Gérer le planning puis sélectionner la réservation concernée et appuyer sur le bouton "Valider la présence de l'usager".



La présence de l'usager ne peut pas être validée si l'usager n'a pas confirmé sa réservation
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la licence Bronze.
Pour l'activer, contacter le Support (support@affluences.com) en précisant l'établissement et les ressources concernées.

Légende des couleurs dans le planning

  1. Bleu foncé : réservation honorée (présence de l’usager validée)
  2. Orange : réservation confirmée par l’usager, présence de l’usager à valider
  3. Bleu clair : réservation à confirmer par l’usager


Validation de présence par contrôle d'accès via un "billet"

Le contrôle d'accès est une prestation en supplément de votre licence
La présence de l’usager est validée par un agent via le scan du QR code envoyé dans l’email de confirmation de réservation.


Fonctionnement général

  1. L'usager réserve une ressource via l'application mobile ou via le site web et confirme sa réservation. Il reçoit un email de confirmation dans lequel se trouve une pièce jointe en PDF comprenant un récapitulatif de sa réservation et un QR Code. Le QR code est également disponible depuis l'application Affluences si l'usager a enregistré l'adresse utilisée pour sa réservation (bouton "voir mon QR code")
  2. Lorsque l'usager arrive dans votre établissement, il présente le QR Code à l’agent qui va le scanner à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette
  3. Si l'usager n'a pas validé sa présence dans le temps imparti, alors sa réservation est annulée et la ressource initialement réservée est de nouveau disponible pour tous les autres usagers (sauf exceptions, voir cas particuliers plus bas)

Comment scanner le QR code en tant qu’agent

Pour pouvoir scanner les QR codes, l’agent doit se connecter au portail d’administration, onglet Réservations > Gérer le planning depuis une tablette ou un smartphone
En cliquant sur l’icône QR Code situé en bas à droite de la page, l’agent active l’appareil photo du support utilisé et peut alors scanner le QR code et valider la présence de l’usager.



Lorsque l’agent scanne un QR Code, il peut :
  1. Scanner le QR code de la personne suivante
  2. Consulter le détail de la réservation en cliquant sur “Détails” au niveau du bandeau
Si la présence est validée, le bandeau est de couleur verte. S’il y a une erreur, il est orange. L’agent peut alors cliquer sur Détails pour connaître le motif de l’erreur.

Exemples d'écran : présence validée


Exemples d'écran : présence non validée


Pour scanner le QR Code, l’usager n’a pas besoin de zoomer son écran. L’écran doit être suffisamment lumineux (20% environ) pour que le QR Code soit détecté
Depuis le portail d'administration, il n’est pas nécessaire de sélectionner la ressource qui a été réservée pour que l’icône apparaisse. Elle est présente si la fonctionnalité de validation de présence par un agent est activée pour au moins une ressource de l’établissement
L’administrateur peut toujours valider la présence de l’usager manuellement depuis le portail.

Validation de présence en tout autonomie par l'usager

La validation de la présence en toute autonomie par l'usager est une prestation en supplément de votre licence.

Fonctionnement général 

  1. L'usager réserve une ressource via l'application mobile ou via le site web et confirme sa réservation

  2. Quand l'usager arrive dans votre établissement, deux solutions s'offrent à lui :

    1. Validation en scannant le QR code de l'établissement :
      1. L’usager flashe le QR code depuis l’application Affluences afin de valider sa présence

      2. L’usager a un lecteur QR code ou peut accéder à l’URL avec l’appareil photo de son smartphone. Il accède donc à une page lui permettant d’insérer son adresse email pour valider sa présence

    1. Validation sans QR code : si l'usager ne peut pas scanner le QR code, il peut valider sa présence en se rendant sur https://www.affluences.com/reservation/validate en insérant son adresse e-mail et le code de validation affiché en dessous du QR code
      L'usager peut également demander à un agent d’accueil de valider sa présence s’il ne peut pas le faire par ses propres moyens (pas de smartphone par exemple) : cf. Validation manuelle de la présence d'un usager depuis le portail

  3. Si l'usager n'a pas validé sa présence dans le temps imparti, alors sa réservation est annulée et la ressource initialement réservée est de nouveau disponible pour tous les autres usagers (sauf exceptions, voir cas particuliers plus bas)

Les usagers peuvent lier leur adresse e-mail à l'application afin de retrouver toutes leurs réservations dans l'onglet "Réservations" de l'application. Cela leur permettra de valider plus facilement et rapidement leur présence via le lecteur de QR code de l’application Affluences.
Lier l'adresse e-mail à l'application n’est pas une étape nécessaire à la validation de présence par QR code : si son adresse email n’est pas enregistrée dans l’onglet “Réservations”, l’application lui demandera à chaque fois de le renseigner à nouveau.
L’administrateur peut toujours valider la présence de l’usager manuellement depuis le portail.

Paramétrage de la validation autonome 

La validation de la présence de l’usager est activable par ressource. Par défaut, lors de la création d’une ressource, cette fonctionnalité n’est pas activée.

Paramétrer et obtenir le QR code

Une fois la fonctionnalité activée, la gestion du QR code se fait depuis le portail d’administration : onglet Réservation > Paramétrer l’établissement.
Lors de la première création du code :
  1. Cliquer sur “Modifier”
  2. Sélectionner les ressources concernées
  3. Cliquer sur “Générer un nouveau code”
  4. Cliquer sur “Confirmer”
Cliquer sur “Voir le QR code” afin de l’afficher dans un nouvel onglet puis de l’imprimer. Nous vous conseillons de l’imprimer en format A3 pour l’afficher en grand au niveau de l’accueil, et en version A4 à plusieurs points stratégiques de votre établissement pour que les usagers puissent valider leur présence sans repasser par l’accueil en cas d’oubli. 

Ce QR code reste valable tant que vous ne générez pas un nouveau code de validation. Vous pouvez être amené à modifier ce code si vous constatez des abus (par exemple validation de la présence de l’usager à distance alors que l’usager n’est pas présent sur place).
Pour générer un nouveau code :
  1. Cliquer sur “Modifier”
  2. Cliquer sur “Générer un nouveau code”
  3. Cliquer sur “Confirmer”

Délai de validation

Par défaut, le délai de validation de présence est égale à la granularité de la ressource lorsque la fonctionnalité est activée.
EDIT avril 2022 : pour une ressource avec la fonctionnalité de validation de présence activée, le changement de sa granularité entrainera automatiquement la modification du délai de validation (délai de validation = granularité de la ressource), sauf si le délai de validation a été modifié sur demande au Support

Exemple :


Dans cet exemple, la granularité est de 1h, donc le délai de validation de la présence est également de 1h. Si un usager "A" réserve un créneau de 8h à 14h, celui-ci aura jusqu'à 9h pour valider sa présence. S’il ne valide pas sa présence avant le délai imparti alors la réservation sera annulée et la place "031" de nouveau disponible. Un usager "B" pourra donc la réserver à partir de 9h et choisir la durée de sa réservation en fonction des réservations effectuées pour cette place Si l’étudiant B réserve de 10h à 13h par exemple, ce dernier devra valider sa présence avant 11h.
EDIT fin avril 2022 : L'heure limite de validation est liée à l'heure de réservation lorsque le créneau est déjà entamé (et non plus à l'heure de début du créneau réservé)
Exemple 1 : dans le cas ci-dessus, si un étudiant réserve à 9h20 pour une durée de 5 heures (9h-14h), il devra valider sa présence avant 10h20.
Exemple 2 : pour une ressource avec une granularité d'1 heure et une durée de réservation d'1 heure, le délai de validation est par défaut d'1 heure. Si l'usager réserve le créneau 9h - 10h à 9h20, il aura jusqu'à 10h pour valider sa présence
Le délai de validation de présence antérieur à l’heure du début du créneau est de :
  1. Une semaine pour la validation manuelle
  2. 30 minutes pour le contrôle d'accès
  3. 10 minutes pour la validation autonome

Cas particuliers : augmentation ou diminution du temps de validation de la présence

Les cas de figure ci-dessous sont possibles à paramétrer après formulation d'une requête auprès du Support mais entrainent une modification des conditions d'utilisation du système de validation des présences vues auparavant.
Depuis fin avril 2022, le délai de validation lorsque le créneau est déjà entamé est lié à l’heure de réservation et non à l’heure du début du créneau réservé
Désormais, si le délai de validation est différent de la granularité de la ressource, la réservation de ladite ressource entre la fin du délai de validation de la présence et la fin du créneau n’est plus bloquée en cas de diminution du délai de validation
Diminution du temps de validation de la présence par rapport à la granularité de la ressource
Avoir un délai de validation inférieur à la granularité de la ressource peut permettre de rendre disponible une ressource plus rapidement si l’usager ayant réservé ladite ressource n’honore pas sa réservation dans les délais impartis.

Exemple : Pour une ressource avec une granularité d’1 heure et délai de validation de 20 minutes, créneau réservable 14h - 15h. L’usager pourra :
  1. Avant le début du créneau : réserver le créneau dès lors qu’il est disponible
  2. Lorsque le créneau est entamé : réserver le créneau dès lors qu’il est disponible puis valider sa présence dans le temps imparti (≤20 minutes, en fonction de la fin du créneau)
    1. Si l’usager réserve le créneau à 14h20, il devra valider sa présence avant 14h40
    2. Si l’usager réserve le créneau à 14h50, il devra valider sa présence avant 15h
Si l’usager ne valide pas sa présence dans les délais impartis, alors le créneau libéré redeviendra disponible pour les autres usagers.
Les évolutions opérées fin avril 2022 ne nécessitent alors plus le blocage des réservations lorsque le créneau est entamé.

Augmentation du temps de validation de la présence par rapport à la granularité de la ressource

Avoir un délai de validation supérieur à la granularité de la ressource peut permettre de tolérer des retards (par exemple créneaux de visite indicatifs avec une granularité très basse. Dans ce cas l’établissement conserve la fonctionnalité de contrôle des présence mais ne sera informé de l’absence des usagers qu’à partir du moment où le délai de validation sera expiré. De plus, la ressource ne sera pas disponible à la réservation pour les autres usagers avant la fin du créneau en cours.


Exemple : Pour une ressource avec une granularité de 15 minutes et un délai de validation de 1 heure, si l’usager ne valide pas sa présence dans le temps imparti, la ressource pourra être réservée pour le quart d'heure suivant mais l’établissement ne sera informé de l'absence de l'usager qu'après le délai de validation (soit 1 heure).
Ces cas sont paramétrables via une demande au Support support@affluences.com. Attention néanmoins à bien communiquer auprès de vos usagers et prendre en compte les impacts pour l’établissement.
EDIT fin avril 2022 : suite à l'évolution portant sur le délai de validation, si le délai de validation pour une ressource donnée est modifié suite à une demande à l'équipe Support, le changement de granularité de ladite ressource n'entrainera pas une modification sur le délai de validation.
Exemple : Pour une ressource avec une granularité de 60 minutes, l'établissement souhaite un délai de validation de 15 minutes. Une fois ce délai paramétré, même si la granularité est modifiée (par exemple 30 minutes), le délai de validation sera toujours de 15 minutes

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