L'accès au système de réservation est réservé aux établissements ayant souscrit à une licence Bronze ou une licence supérieure.

Le module de réservation se présente via 6 rubriques permettant une gestion complète et flexible d'un parc de ressources.

Gérer le planning

Le première rubrique de l’onglet réservation vous permet de visualiser, sous format agenda ou liste, l’ensemble des réservations passées, actuelles et à venir pour chaque ressource.
Au dessus du calendrier apparaît la ressource et la semaine sélectionnée.
Les réservations qui y sont liées peuvent apparaître sous différents aspects selon leur statut :

• Bleu clair : Réservation en cours de confirmation 
  
• Orange : réservation confirmée par l'usager, présence de l'usager à valider
  
• Bleu foncé : Réservation confirmée
  

Les parties grisées du calendrier correspondent aux heures où la ressource ne peut être réservée.

Le format Liste vous permet également de trier vos réservations par ressources, heure de début, durée de la réservation, date à laquelle a été faite la réservation, mail de la personne ayant réservé, état de la réservation (confirmée, annulée, etc…).  

Lorsqu'un utilisateur souhaite réserver une ressource, un email de confirmation lui sera envoyé à l'adresse indiquée. L'utilisateur aura alors 2 heures pour cliquer sur le lien de confirmation, faute de quoi sa réservation sera automatiquement annulée.
Une fois la réservation confirmée, l'utilisateur recevra un email récapitulatif lui permettant d'ajouter l’événement à son agenda, ou d'annuler sa réservation en cas de désistement.

Une personne ayant les droits de gérer les plannings de réservations (administrateur) pourra réserver une ressource pour une tierce personne dès lors que ladite ressource est disponible, en choisissant le créneau souhaité sur le calendrier (par exemple pour une personne souhaitant réserver par téléphone ou à l'accueil de l'établissement). Une adresse email sera nécessaire pour recevoir le récapitulatif de la réservation. Il ne sera pas demander de valider la réservation. A défaut, vous pourrez indiquer une adresse email générique de votre établissement.
Les réservations ainsi effectuées apparaissent sous l'intitulé "Réservations effectuées par plateforme" dans l'onglet Statistiques.
A noter que les administrateurs ne sont pas soumis aux restrictions de réservation (quotas, noms de domaine, etc.)

Pour faire apparaître le détail d’une réservation, cliquez sur le créneau choisi.

Vous obtenez les informations suivantes : 

• l’identité (mail de réservation) de la personne qui a fait la réservation
  
• le statut (confirmé/à confirmer) de la réservation
  
• le numéro de la réservation
  
• liberté est laissée de modifier ou d’annuler la réservation par l’établissement en cliquant sur “Annuler la réservation” et “Modifier la réservation”.

Validation de la présence de l'usager en tant qu'administrateur

Cette validation se fait depuis ce même onglet :

Annuler une réservation (règles pour l'administrateur)

L'administrateur peut annuler une réservation, même si le créneau de réservation est déjà entamé, et ce jusqu'à la fin du créneau.

Pour effectuer cette opération :

1. Accéder à l'onglet Gérer le planning
   
2. Cliquer sur la réservation à annuler. Une fenêtre de détails s'ouvre avec un bouton Annuler la réservation en rouge
   
3. Une autre fenêtre apparaît permettant d'indiquer un motif d'annulation : cette information permettra d'informer l'usager quant à la cause de l'annulation
   
4. Confirmer l'annulation en cliquant sur Annuler la réservation
   

Réservations récurrentes

Il est possible de créer une réservation sur un ou plusieurs créneaux de la journée qui se répète dans le temps :

1. Certains jours spécifiques de la semaine (le lundi, mardi...)
   
2. Avec une fréquence quotidienne, hebdomadaire, bimensuel, mensuel, bimestriel...
   
3. Pour les cas les plus avancés selon la place du jour dans le mois (ex: le 1er et dernier lundi du mois)

Il est nécessaire de renseigner la date de fin de la réservation récurrente.

Il n'est possible de modifier qu'un seul créneau de réservation à la fois. Pour modifier toutes les réservations sur l'ensemble de la récurrence, il est préférable de supprimer la récurrence et de la reprogrammer.

 

Pour y accéder, un bouton est disponible dans la pop-in d'ajout d'une nouvelle réservation au niveau de l'onglet "Gérer le planning" :

Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les ressources en mono-réservation.

Annuler une réservation récurrente

Il est possible d'annuler uniquement la réservation sélectionnée ou celle-ci et toutes les suivantes. Un motif d'annulation sera demandé après avoir cliqué sur le bouton "Ok".

Chercher un usager

La rubrique Chercher un usager vous permet de trouver facilement un utilisateur grâce au champ de recherche.
Après avoir cliqué sur l'utilisateur en question, vous pouvez consulter l'historique de ses réservations ou voir s'il a déjà été bloqué par un administrateur.

Vous pouvez bloquer un utilisateur en cliquant sur Historique de blocage puis sur le bouton rouge (bloquer l'utilisateur) et enfin indiquer la période souhaitée ainsi que le motif. Cette manipulation le privera d'accès au système de réservation pour la période indiquée

Paramétrer les ressources

La rubrique Paramétrer les ressources vous permet de :

• Créer de nouvelles ressources à réserver ou en modifier des existantes
  
• Choisir les canaux pour les réservations : indiquer si les ressources ouverts à la réservation sont disponibles sur mobile (depuis l'application) et/ou sur web (sur le site reservation.affluences.com)
  
• Paramétrer les disponibilités des ressources : ouvert ou non à la multi-réservation (cf. plus bas)
  
• Renseigner des informations générales pour chaque ressource : son nom, sa description, son type. Ces informations seront visibles sur les différents canaux choisis
  
• Renseigner les informations complémentaires. Une fois la réservation validée par l'utilisateur, ces informations seront envoyées dans le mail de confirmation (consignes, message, lien hypertexte ...)
  

Multi-réservation et ateliers

La fonctionnalité multi-réservation permet à plusieurs utilisateurs de réserver la même ressource sur un créneau horaire donné. Une fois cette fonctionnalité activée sur une ressource spécifique, il faudra paramétrer la granularité des créneaux de réservation et la capacité maximale.

Dans le cas des multi-réservation, la granularité est égale à la durée maximum de la réservation 

Cette fonctionnalité est particulièrement efficace pour l'inscription à des ateliers ou des événements en accès libre.
Elle est également pratique pour les espaces de travail partagés.

Les utilisateurs pourront choisir de réserver une à plusieurs places (en fonction de la capacité maximale et du nombre de places restantes ouvertes à la réservation). La validation de la réservation est immédiate et l'utilisateur aura alors la possibilité de partager sa réservation par mail ou SMS.

Modifier les horaires

Si vos ressources n’ont pas les mêmes horaires que les horaires d’ouverture de votre établissement, vous pouvez modifier manuellement les horaires de vos ressources.

Paramétrer l’établissement

La rubrique Paramétrer l'établissement contient différents modules vous permettant de définir des règles générales de réservation sur l'ensemble de votre établissement et de ses ressources.

Paramètres du site

Cette rubrique vous permet de définir :

• Le nombre de jours réservables à l'avance de vos ressources (de 1 à 180 jours)
  
• La modification du nombre de jours réservables à l'avance s'applique sur toutes les ressources. Si vous souhaitez des délais différents pour différentes ressources, contactez le support (support@affluences.com)
  
• Des informations complémentaires à inclure dans le mail de confirmation de réservation (s'appliquant à l'ensemble des ressources)
  
  • Message informatif (conditions, règles d'utilisation ...)
    
  • Lien vers un site externe (site internet, conditions d'utilisation du lieu ...)
    
  • Adresse de contact 
    
• Un message d'erreur qui s'affichera lorsque l'adresse e-mail est rejetée (si vous avez appliqué une restriction)
  

Pensez bien à indiquer une adresse de contact : cette adresse permettra à l'usager de vous contacter en cas de question liée à sa réservation

Paramètres des types

Dans cette rubrique, chaque type de ressource peut être édité et personnalisé (changement d'intitulé ou d'icône).
La sous-description peut également être déclinée en plusieurs langues.

À partir du moment où un établissement propose plus d'un type de ressource différent à la réservation, l'utilisateur se verra proposé un menu lui laissant choisir le type de ressource qu'il souhaite réserver. C'est sur ce menu qu'apparaissent les différents pictogrammes.

Créer un nouveau type de ressource

Il est possible de créer un type de ressource personnalisé, pour cela cliquez sur Ajouter dans la rubrique Paramètres des types, un menu de création apparaît :

Vous pouvez alors sélectionner le pictogramme de votre choix et renseigner une description ainsi qu'une sous description. Si vous souhaitez renseigner ces informations dans une autre langue, il vous suffit de cliquer sur Ajouter une traduction et de sélectionner la langue additionnelle de votre choix dans le menu déroulant. Cliquez sur Confirmer pour finaliser la création du nouveau type de ressource.

Affecter d'un nouveau type de ressource

Une fois créé votre type de ressource apparaîtra dans la liste des types disponibles. Vous pouvez vous rendre dans Paramétrer les ressources puis modifier le champ Type des ressources en questions.

Important : pour vous assurer que votre type de ressource apparaisse bien dans le menu déroulant, pensez à rafraîchir la page de votre navigateur.

Gestion des quotas

Pour permettre une utilisation équitable des ressources disponibles à la réservation, vous êtes libres de définir des quotas de réservation pour l'ensemble des utilisateurs.
Un quota correspond au nombre d'heures maximum réservables pour un utilisateur et peut être défini par jour, semaine ou mois.
Ces quotas se distinguent selon le type de ressources auxquelles ils s'appliquent.

Restrictions des réservations

Grâce aux restrictions, vous pouvez limiter la réservation des ressources de votre établissement aux utilisateurs disposant d'une adresse e-mail spécifique. (ex: user@votredomaine.fr)

Exemple : Pour une université, seuls les étudiants munis d'une adresse e-mail étudiante (prenom.nom@universite.fr) pourront réserver des ressources dans l'établissement.

Vous pouvez spécifier des restrictions pour tout ou partie de vos ressources. Par exemple, limiter la réservation des salles d'un étage à l'équipe éducative et le reste des salles aux étudiants.

Pour chaque nom de domaine, il vous suffit de cocher les ressources que vous souhaitez ouvrir à la réservation pour ces utilisateurs.

Export

Si vous souhaitez analyser de plus près l'historique et l'usage du système de réservation, la fonctionnalité Export vous permettra d'extraire les données au format .csv pour un traitement a posteriori.
Via cette rubrique vous pouvez sélectionner la période de votre choix et télécharger les données issues des réservations correspondantes.

Le fichier exporté peut ainsi être communiqué à tout autre service pour servir de vérification des réservations

Cas d'usage

Le système de réservation Affluences se prête à différents cas d'usage.

Par défaut, le système de réservation se veut 100% autonome : il limite toute intervention du personnel car l'usager a la main sur sa réservation (confirmation, annulation). Il lui suffit de se rendre dans la salle à l'heure indiquée.

L'usager pourrait également valider sa présence à l'aide d'un QR code : cette validation se fait en toute autonomie et vous permettra d'optimiser au maximum les réservations. En effet, si l'usager ne valide pas sa présence en flashant le QR code, sa réservation sera automatiquement annulée et les autres usagers pourront réserver la ressource rendue disponible.

La validation de présence peut être envisagée par un administrateur : l'usager se présente à l'accueil avec sa réservation (pour une remise de clé par exemple). Il dispose d'un code unique en guise de vérification.

Afin d'activer ces fonctionnalités, veuillez contacter le Support : support@affluences.com. La validation de la présence de l'usager par QR code fait partie d'une prestation supplémentaire.

Autres fonctionnalités disponibles

Plusieurs fonctionnalités vous permettront de moduler au mieux le système de réservations en fonction de vos besoins. Pour le moment, ces fonctionnalités ne sont pas paramétrables directement depuis le portail d'administration : afin de les activer, vous devrez écrire au Support : support@affluences.com.

• Curseur de réservation : lorsque la multi-réservation est activée depuis le portail, un usager réserve une place lors de sa réservation. L'activation du curseur de réservation va permettre à l'usager de réserver plusieurs places lors d'une même réservation. Pour cela, indiquer à l'équipe Support :
  
  
  
  • L'établissement concerné
  
  
  • La ressource concernée (les ressources créées après l'activation de cette fonctionnalité n'auront pas par défaut le curseur de réservation)
  
  
  • Le nombre de places maximum par réservation. Vous pouvez également indiquer un nombre de places minimum
  
  
  • Exemple de cas d'usage : permettre l'inscription d'une famille ou d'un groupe d'amis à un même événement / atelier
  
  
  
  


• Blocage des réservations : en plus de pouvoir paramétrer le nombre de jours réservables à l'avance, vous pouvez demander le blocage des réservations sur x heures. Pour cela, indiquer à l'équipe Support :
  
  
  
  • L'établissement concerné
  
  
  • La ressource concernée (les ressources créées après l'activation de cette fonctionnalité ne seront pas concernées par ce blocage)
  
  
  • Le nombre d'heures pour le blocage des réservations
  
  
  • Exemple de cas d'usage : ne pas permettre à l'usager de réserver pour le jour même (blocage sur 24 heures)
    

1. Taux d'occupation à partir des réservations : il est possible d'afficher un taux d'occupation de l'établissement en se basant sur les réservations confirmées. Pour ajouter cette fonctionnalité, veuillez contacter notre équipe Support