Réservations

Réservations

Si un établissement met à disposition des ressources à la réservation alors les usagers peuvent les réserver en seulement quelques clics via l'application mobile Affluences (disponible sur Android et iOS ou via le site web www.affluences.com


L'accès au système de réservation est réservé aux établissements ayant souscrit à une licence Bronze a minima.

Le module de réservation se présente via 6 rubriques permettant une gestion complète et flexible d'un parc de ressources.

Gérer le planning

Cet onglet permet de visualiser, sous format planning ou liste, l’ensemble des réservations passées, actuelles et à venir pour chaque ressource.

Vue planning



Au-dessus du calendrier apparaît la ressource et la semaine sélectionnée. Il est possible de rechercher une ressource dans le volet situé à droite. 

Les réservations qui y sont liées peuvent apparaître sous différents aspects selon leur statut :

  • Bleu clair : réservation devant être confirmée par l’usager 
  • Bleu foncé : réservation confirmée par l’usager
Si vous utilisez la fonctionnalité de validation de la présence, une réservation en attente de confirmation sera bleu clair, une fois confirmée elle prendra la couleur orange et elle deviendra bleu foncé une fois que la présence aura été validée.

Les parties grisées du calendrier correspondent aux heures où la ressource ne peut être réservée.

Pour faire apparaître le détail d’une réservation, cliquer sur le créneau choisi.



Effectuer une réservation en tant qu’administrateur

Un administrateur a la possibilité de faire des réservations suite à un appel ou un e-mail ou directement à l’accueil par exemple :

  • En cliquant sur “Ajouter une réservation” en haut à droite

  • En cliquant directement sur le planning
Cette réservation sera automatiquement confirmée.
Une personne ayant les droits de gérer les plannings de réservations (administrateur) n’est soumise à aucune restriction. Ainsi :
  • Un administrateur pourra réserver une ressource pour une tierce personne en renseignant son adresse email ou une adresse e-mail générique de l’établissement, même si les créneaux de réservation se chevauchent (par défaut, un usager ne peut pas réserver 2 créneaux qui se chevauchent)
  • Un administrateur pourra effectuer des réservations au-delà des quotas paramétrés
  • Si la multi-réservation est activée, il pourra réserver plusieurs places avec une même adresse email
Les réservations ainsi effectuées seront identifiées dans la colonne "Réservation effectuée par un administrateur" dans l'onglet Statistiques.

Modifier une réservation (règles pour un administrateur et pour l’usager)

  • Dès lors que le créneau n’est pas entamé :
    • Un administrateur peut modifier la réservation sur le même jour ou l'annuler
    • L'usager peut annuler sa réservation
  • Si le créneau est entamé :
    • S’il s’agit d’une ressource avec des créneaux bien définis (granularité = durée maximum de réservation) :
      • La réservation n'est plus modifiable par un administrateur mais elle est annulable jusqu'à la fin du créneau de réservation
      • La réservation n'est ni modifiable, ni annulable par l'usager
    • S’il s’agit d’une ressource avec une granularité différente de la durée maximum de réservation, la réservation est modifiable par un administrateur ou l'usager, sauf si le dernier créneau réservable est entamé
      • Exemple : pour une ressource avec une granularité de 30 minutes et une durée maximum de réservation de 4 heures, si un usager réserve de 12h à 16h, 
        • Entre 12h et 15h30 : l'usager pourra terminer sa réservation ou un administrateur pourra modifier la réservation
        • Entre 15h30 et 16h : l'usager ne peut ni écourter ni annuler sa réservation tandis que l’administrateur peut l’annuler mais ne peut, en revanche, pas la modifier

Validation de la présence de l'usager en tant qu'administrateur

Vue Liste

La vue Liste permet de visualiser l’ensemble des réservations pour une journée donnée.


Il est possible de trier ces réservations par ressource, heure de début, code de réservation et durée de la réservation.
En cliquant sur les en-têtes des colonnes, il est également possible de trier les réservations.
Par défaut, le code de réservation n’est pas unique pour les réservations d’un même établissement. Pour rendre ces codes uniques par réservation, contacter le Support (support@affluences.com).

Chercher un usager


La rubrique “Chercher un usager” permet de trouver facilement un usager grâce à son adresse e-mail.
Il sera possible de consulter l'historique de ses réservations ou voir s'il a déjà été bloqué par un administrateur.
Il est possible de bloquer un usager en cliquant sur Historique de blocage puis sur le bouton rouge (bloquer l'usager) et enfin indiquer la période souhaitée ainsi que le motif. Cette manipulation le privera d'accès au système de réservation pour la période indiquée.

Paramétrer les ressources

Cet onglet permet de créer et de gérer chaque ressource (informations, paramétrages, publication) ainsi que de rechercher les ressources par identifiant et de les filtrer par nom, type et par canal de diffusion (site web/ou application mobile). Il est également possible de sélectionner plusieurs ressources à la fois pour modifier leur publication ou les supprimer en masse.

Pour un paramétrage avancé des ressources et connaitre les fonctionnalités clés, consulter l’article : https://support.affluences.com/portal/fr/kb/articles/param%C3%A9trage-avanc%C3%A9-de-ressources

Modifier les horaires

Cet onglet permet de paramétrer les horaires réservables des ressources.
Les horaires des ressources peuvent être différents des horaires de l’établissement.
Tout comme pour l’établissement, les ressources auront des horaires standards, c’est-à-dire applicables sur l’ensemble de l’année.
Des horaires exceptionnels peuvent être paramétrés pour indiquer des créneaux de réservation différents des horaires standards de façon ponctuelle (exemple : fermeture lors des jours fériés, nouveaux créneaux horaires pendant les vacances scolaires…)



Les horaires exceptionnels sont identifiés par un fond bleu. Les horaires exceptionnels définis s’affichent lors du survol des dates.

Modification en masse des horaires des ressources

  1. Cliquer sur “Modifier”
  2. Sélectionner les ressources concernées dans le menu déroulant
  3. Sélectionner les jours / semaines à modifier
  4. Cliquer sur “Changer les horaires” pour choisir les horaires

Paramétrer l’établissement

La rubrique “Paramétrer l'établissement” contient différents modules permettant de définir des règles générales de réservation sur l'ensemble de votre établissement et de ses ressources.

Paramètres du site

Cette rubrique permet de définir :
  1. Le nombre de jours réservables à l'avance (par défaut 31 jours)
  2. Des informations complémentaires qui seront présentes dans l’email de confirmation de réservation (s'appliquant à l'ensemble des ressources)
  3. Adresse de contact : l’adresse qui permettra aux usagers de vous contacter pour toute question liée à leur réservation
  4. Un message d'erreur qui s'affichera lorsque l'adresse e-mail est rejetée (si vous avez appliqué une restriction)

Paramètres des types

Cette rubrique vous permet de visualiser les types de ressources utilisés par vos ressources.
Des types de ressources peuvent également être créés afin de les personnaliser (changer la description, l'icône et insérer une traduction dans plusieurs langues).

À partir du moment où un établissement propose plus d'un type de ressources à la réservation, l'usager se verra proposer un menu lui laissant choisir le type de ressources qu'il souhaite réserver. C'est sur ce menu qu'apparaissent les différents pictogrammes.

Important : pour vous assurer que votre type de ressource apparaisse bien dans le menu déroulant pour paramétrer les ressources, pensez à rafraîchir la page de votre navigateur.

Gestion des quotas

Pour permettre une utilisation équitable des ressources disponibles à la réservation, il est possible de définir des quotas de réservation pour l'ensemble des usagers (en fonction de leurs adresses email).
Un quota correspond au nombre d'heures maximum réservables pour un usager et peut être défini par jour, semaine ou mois. Ces quotas peuvent être paramétrés différemment pour chaque groupe de quotas.

Création d'un groupe de quotas

  1. Cliquer sur le bouton “ajouter” 
  2. Paramétrer les quotas (nom du groupe, quota par jour / semaine / mois)
  3. Sélectionner les ressources à affecter au groupe
  4. Cliquer sur le bouton “Confirmer”
  1. Pour simplifier la sélection des ressources, il est possible d’utiliser les Filtres.
  2. Une ressource ne peut appartenir qu’à un seul groupe de quotas: si les ressources sélectionnées appartiennent déjà à un groupe de quotas, l’affectation de ces ressources au groupe nouvellement créé se fera automatiquement

Réservations simultanées

Par défaut, un usager ne peut pas réserver 2 ressources sur un même créneau (créneau identique ou se chevauchant). 
Un établissement peut toutefois permettre aux usagers d’effectuer des réservations simultanées pour des ressources présentes dans 2 groupes différents : lors de la création ou de la modification du groupe, sélectionner le(s) groupe(s) concerné(s) dans le champ “Réservations simultanées”.

Exemple : Un établissement met à disposition des salles de travail et du matériel informatique, réservables sur le même créneau.

Modification des quotas et des réservations simultanées

Le menu principal permet de :
  1. Visualiser l’ensemble des groupes de quotas créés (par ordre de création) : ressources affectées par groupe et les réservations simultanées autorisées entre groupes de quotas (icône )
  2. Modifier les paramétrages effectués par groupe (icône )

Avant l’évolution de la gestion des quotas (en septembre 2021), les quotas étaient paramétrés par type de ressources. Cette évolution de gestion de quotas permet aux établissements d’être plus flexible dans cette gestion.
Les quotas précédemment paramétrés ont été repris, en regroupant les ressources d’un même type de ressources dans un même groupe

Restrictions des réservations


Grâce aux restrictions, il est possible de  limiter la réservation des ressources de l’établissement aux usagers disposant d'une adresse e-mail d’un nom de domaine / sous-domaine spécifique. (ex: user@votredomaine.fr)
Exemple : Pour une université, seuls les étudiants munis d'une adresse e-mail étudiante de l’université (prenom.nom@universite.fr) pourront réserver des ressources dans l'établissement.
Ces restrictions peuvent être spécifiées pour tout ou partie des ressources.
Lors de la création d’une ressource, la restriction des réservation à un nom de domaine ne sera pas appliquée par défaut.
La restriction des réservations en se basant sur une liste ou un LDAP (annuaire) est également possible. Pour en savoir plus : lien

Export

L’onglet Export permet de visualiser l’ensemble des réservations pour une période donnée.
Il est possible de télécharger les données au format .csv pour pouvoir les retraiter et effectuer des statistiques (exemples : nombre de réservations annulées le jour J des réservations, nombre de réservations non honorées, etc.)
Les champs supplémentaires demandés lors de la réservation seront également visibles dans l’export.



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