Paramétrage avancé des ressources

Cet article constitue un guide avancé sur le paramétrage des ressources, avec un zoom sur les RDV, activités récurrentes ou ponctuelles, événements… (ressources nécessitant l’activation de la multi-réservation). Vous retrouverez les informations générales liées au module "Réservations" du portail d'administration via ce lien : https://support.affluences.com/portal/fr/kb/articles/reservation

Création et paramétrage des ressources

Gérer ses types de ressources

Lors de la création d’une ressource, vous devez lui attribuer un type de ressource.

Le type d'une ressource est important car il permet d'aiguiller l'usager vers la bonne ressource lors de son utilisation de la plateforme de réservation.

Il est défini par une icône, une langue, une description et accessoirement une sous-description.

Vous pouvez utiliser un type de ressources déjà présent dans notre catalogue ou personnaliser vos types de ressources en choisissant son nom et/ou son icône (onglet Réservation > Paramétrer l’établissement).

Exemple d'un catalogue de ressources :

Personnalisation d'un type de ressource :

Il vous est possible d'ajouter de nouvelles icônes de ressources (à envoyer au support@affluences.com ou à votre responsable de compte) si elles respectent certaines conditions :

1. Couleur unie (#1F4453)
   
2. Pictogramme plein
   
3. Fond transparent
   
4. Format image carrée
   
5. Bonne qualité d'image
   
6. Pas de texte
   

Si nécessaire voici des bases d'icônes qui pourraient vous être utiles : Flaticon ou Nounproject

Nous nous réservons le droit de refuser des suggestions car une fois une icône ajoutée, elle est utilisable par l'ensemble de nos clients.

Créer des ressources

Aller dans l’onglet Réservations > Paramétrer les ressources.

Informations générales

Nom : correspond au nom de la ressource que verra l'usager en accédant au système de réservation et qui sera affiché dans la confirmation de réservation.

Type :  les ressources sont regroupées par type afin de filtrer plus facilement les ressources depuis l'application mobile ou le site web. Vos types personnalisés seront ajoutés à la liste déroulante existante.

Description : phrase située sous le nom permettant d’ajouter plus d'informations sur la ressource en question.

Horaires réservables

Par défaut, les horaires de la ressource seront les horaires de l'établissement (standards et exceptionnels). Décocher la case afin de modifier les horaires de la ressource. 

Cliquer sur   pour ajouter des créneaux

Cliquer sur   pour indiquer la ressource comme fermé pour le jour choisi, ou pour réduire les créneaux ouverts

Les horaires de la ressource ainsi que la granularité paramétrée vont déterminer les créneaux proposés à la réservation.

Exemples :

1. Pour une même ressource ouverte le lundi de 10h à 11h et le vendredi de 10h à 12h, si sa granularité est de 1 heure,  les créneaux réservables seront :
   
1. Le lundi : 1 créneau sera proposé (10h - 11h)
   
2. Le vendredi : 2 créneaux seront proposés (10h - 11h, 11h - 12h)
   
2. Pour une même ressource ouverte du lundi au jeudi de 10h à 19h, le vendredi de 10h à 18h et le samedi de 10h à 12h, si sa granularité est de 3 heures, les créneaux réservables seront :
   
1. Du lundi au jeudi : 3 créneaux de 3h (10h - 13h, 13h - 16h, 16h - 19h)
   
2. Le vendredi : 2 créneaux de 3h (10h - 13h, 13h - 16h) et 1 créneau de 2h (16h - 18h)
   
3. Le samedi : 1 créneau de 2h (10h - 12h)
   

Modalités de la mono-réservation

Par défaut, la mono-réservation sera activée : seul 1 usager pourra réserver le créneau disponible. Si un même créneau peut être réservé par plusieurs usagers, alors cocher la case "Multi-réservation".

Nombre de places :  correspond au nombre de places de la ressource qui sera réservée par un seul utilisateur .

A noter qu'il est possible de masquer le nombre de places aux usagers.

Granularité : correspond à la durée minimum pour laquelle un utilisateur peut réserver la ressource en question.

 

Durée maximum d'une réservation : Cela correspond au nombre de créneaux consécutifs maximum qu'un usager peut réserver pour une ressource. Elle est exprimée sous forme d'une durée proportionnelle à la granularité précédemment sélectionnée. Elle peut être différente de la granularité en fonction des ressources

A noter qu'il est possible de masquer la durée de réservation aux usagers (par exemple si elle peut porter à confusion ou ne reflète pas la durée de réservation réelle).

Ce masque sera effectif à la fois lors de la réservation et dans l'email de confirmation de réservation.

Modalités de la multi-réservation

Ce type de ressource pourra être réservé par plusieurs usagers sur le même créneau de réservation.

Nombre de places :  correspond au nombre de places disponibles par créneau.

A noter qu'il est possible de masquer le nombre de places aux usagers.

Granularité : correspond à la durée du créneau pour laquelle un utilisateur peut réserver la ressource en question.

Il est possible de modifier le nombre de places disponibles via la multi réservation même si des réservations sont en cours. Toutefois, dans le cas d’une diminution de places, il n’est pas possible d’effectuer le paramétrage si ce nombre de places a déjà été atteint.

Contrairement à la mono-réservation, la durée maximum de réservation n'a pas besoin d'être paramétrée. En effet, elle est forcément égale à la granularité.

Curseur de réservation : permet à un utilisateur de réserver plusieurs places pour un même créneau. 

Il est possible de renseigner à la fois le nombre minimum et maximum de places réservables par un seul utilisateur.

Exemple : Une famille de 5 personnes souhaite réserver un créneau pour une visite avec audioguides. Un membre de la famille va pouvoir choisir un créneau, cliquer sur réserver puis indiquer le nombre de personnes dans la réservation.

La réservation sera possible s'il y a assez de places disponibles et que le curseur de réservation est paramétré pour pouvoir accepter une réservation de 5 personnes.

1. S’il ne reste qu'une seule place, alors le curseur de réservation sera verrouillé sur 1 pour l'usager.
   
2. Le nombre de places réservées par l'usager lui est clairement indiqué dans l’email de confirmation de réservation.
   
3. Attention à bien paramétrer le curseur en fonction du profil des usagers utilisant votre service afin de leur permettre de réserver simplement. 
   

Ordre d'affichage des ressources réservables

Les ressources réservables sont affichées selon les critères suivants :

• Par disponibilité des places à l’instant t lorsque je consulte le site 

• Puis par ordre alphabético-numérique

Il est possible de filtrer la list

Paramétrages supplémentaires

Clôture des réservations : possibilité de paramétrer vos ressources en choisissant de clore les réservations un certain temps avant le début du créneau.

Par défaut, une ressource est réservable jusqu'à la fin de son créneau.

Exemple : si une ressource est disponible de 9h à 12h, elle sera réservable à 10h30 si cette ressource n'a pas été réservée au préalable, pour une réservation allant jusqu'à 12h.

Pour bloquer la réservation dès que le créneau est entamé : indiquer 0. 

Informations usagers : possibilité de demander des informations supplémentaires lors de la réservation de la ressource par l'usager.

Il peut être intéressant de demander des informations supplémentaires à l'usager lors de sa réservation (à des buts logistiques ou statistiques).

En activant les champs correspondants, vous pouvez demander son nom et prénom, son numéro de téléphone ou encore créer un champ supplémentaire à votre main.

Enfin, vous pouvez rendre le renseignement de ces champs obligatoire ou non en cochant les cases correspondantes.

Par défaut la réponse attendue dans ces champs est du texte libre et ils apparaîtront dans l’email de confirmation de réservation. Il est possible de faire en sorte d'accepter d'autres types de réponses (liste déroulante, date, etc.). Pour cela, contacter le Support à  support@affluences.com. 

Il est à noter que chaque information supplémentaire demandée à l'usager peut le décourager à aller au bout de son processus de réservation. Nous recommandons d'activer l'un ou plusieurs de ces champs uniquement lorsque cela est jugé particulièrement utile.

Confirmation de réservation : possibilité d'insérer un message dans l'email de confirmation de réservation spécifique à la ressource

Ne pas créer un doublon de message de confirmation si vous avez déjà rempli le champ Réservations > Paramétrer l'établissement > Informations complémentaires > Message (et/ou Lien) . Les deux figureront dans l'e-mail de confirmation :

1. Le message paramétré dans l'établissement s'applique pour toutes les ressources rattachées à l'établissement, et convient donc à un message général.
   
2. Le message paramétré par ressource s'applique uniquement à la ressource, et convient donc à un message personnalisé.

Validation de présence : possibilité d'activer la validation manuelle de la présence d'un usager depuis le portail.

Il existe plusieurs moyens pour valider la présence de l'usager, cela va dépendre de vos besoins et de votre niveau de licence. Seule la validation manuelle de la présence d'un usager depuis le portail est disponible via ce paramètre. Plus de détails sur la validation de présence ici : Validation de la présence de l'usager.

Par défaut, le délai de validation est égal à la granularité de la ressource.
La modification du délai de validation peut avoir un impact sur les réservations, cf. article sur la KB

Gérer les droits d'accès au planning des ressources

Afin d’éviter toute mauvaise manipulation, il peut être important de gérer les droits accordés aux différents utilisateurs (onglet Paramètres > Gestion des utilisateurs > Modifier).

Par exemple, pour les personnes qui ont vocation à consulter uniquement le planning des réservations sans avoir accès au reste du portail, vous pouvez cocher uniquement “Gérer planning de réservations”.

Fonctionnalités utiles

Ajout d'un plan par type de ressource

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la licence Or.

Cette fonctionnalité permet aux usagers de visualiser un plan non dynamique pour un type de ressource spécifique. L’usager peut alors par exemple sélectionner la ressource souhaitée en fonction des informations disponibles (emplacement, équipements ...).

Exemple de plan affiché :

Pour ajouter un plan sur vos types de ressources, contacter l'équipe Support en précisant :

1. Le nom de l’établissement
   
2. Les types de ressources concernés 
   
3. Fournir le plan à intégrer sous format PDF, JPEG ou PNG

Gestion des quotas 

Vous pouvez gérer le quota des ressources, par type de ressource : 

https://support.affluences.com/portal/fr/kb/articles/reservation#Gestion_des_quotas

Gestion du planning de réservation

Pour gérer vos ressources, vous pouvez consulter la page dédiée :

https://support.affluences.com/portal/fr/kb/articles/reservation#Grer_le_planning

Cas d’une ressource réservable pour des jours spécifiques

Le paramétrage suivant est conseillé :

1. Horaires standards de la ressource : “fermé” tous les jours
   
2. Horaires exceptionnels : indiquer les jours pour lesquels la ressource est réservable
   

Le paramétrage des horaires standards de la ressource peut se faire dès la création de la ressource.

Exemple d’un atelier organisé tous les premiers lundis du mois :

Si vous avez plusieurs ressources avec des horaires réservables différents, attention à la répercussion des horaires des ressources lors du changement des horaires de l'établissement, cf. plus haut

Pour la gestion des événements sur réservation, consulter l'articlé dédié sur notre base de connaissance : lien

Cas d’usage : Utiliser le module de réservation pour réguler un flux d'entrée

La mise en place de créneaux d’entrée permet de gérer les flux d’un établissement en étalant les entrées sur une durée donnée.

Pour paramétrer la ressource, il faut :

1. Définir la fréquence des créneaux d’entrée (correspondant à la granularité de la ressource)
   
2. Définir le nombre d’entrées possibles par créneau (grâce à la multi-réservation), en fonction de la capacité d’accueil / confort d’accueil / durée moyenne de visite (correspondant au nombre maximum de réservations par créneau)
   
3. Masquer la durée de réservation car elle n'est pas pertinente pour l'usager dans ce cas.
   

Exemple : Votre musée peut accueillir 100 personnes dans la salle des collections, avec une durée de visite moyenne de 3 heures. Des créneaux d’entrée sont proposés toutes les heures avec une jauge à 30 visiteurs.

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