Présentation des plateformes d’Affluences (application mobile et site web)
Application mobile Affluences
L’application Affluences est téléchargeable depuis le Play Store ou l’Apple Store, est gratuite et sans publicité.
Lors de la première connexion, il est possible d’accepter la géolocalisation ce qui permettra d'afficher en premier les lieux les plus proches de l’usager.
Si elle n’est pas acceptée, l’usager sera localisé sur la dernière position enregistrée par son téléphone.
Un usager peut être redirigé directement vers votre établissement s’il est publié sur Affluences avec un lien disponible sur le portail (onglet Administration > Diffuser l’affluence) : si l’usager n’a pas encore téléchargé l’application, il sera invité à le faire via les stores.
Onglet Accueil
Sur cette page l’usager peut retrouver ses favoris, ses dernières recherches ou les établissements proches de lui. Il peut effectuer une recherche avec la barre de recherche ou par localisation
1. Rechercher
En cliquant sur "Rechercher", il est possible de taper directement le nom de l’établissement souhaité ou bien de filtrer les établissements selon différents paramètres.
Si le lieu recherché n'est pas référencé, suggérez-le nous !
2. Carte
Ce bouton permet d'accéder à la recherche par localisation. Les filtres de recherche sont également présents dans ce mode de recherche.
Fiche d’un lieu
La fiche d’un lieu contient toutes les informations pratiques pour bien préparer son déplacement :
- Affluence en temps réel (taux d'occupation ou temps d'attente)
- Prévisions journalières par tranche de demi-heure
- Horaires d’ouverture
- Evénements en cours
- Services disponibles
- Contact
- Informations complémentaires (conditions d'accès, plan intérieur, nombre de places, etc...)
Pour ajouter un lieu aux favoris, il suffit de cliquer sur le cœur en haut à droite du titre. Les favoris apparaîtront toujours en premier dans la page d’accueil.
Onglet Réservations
Sur cette page, l’usager peut retrouver l’historique et gérer l’ensemble de ses réservations.
Il n'y a pas de compte à créer ni de mot de passe à retenir. Il lui suffit de :
- Ajouter son email
- Vérifier son email depuis le mail de confirmation
- Depuis l’application, confirmer que l’adresse email a bien été vérifiée
L’historique et la gestion des réservations sont disponibles, notamment pour ajouter la réservation à son agenda ou annuler sa réservation.
Les réservations sont triées par dates de réservation décroissantes.
Si la validation de la présence de l’usager via QR Code est activée pour votre établissement, l’usager peut utiliser le lecteur de QR code depuis cette page, en haut à droite.
Onglet Autre
Sur cette page, l’usager a accès à différents paramètres et informations complémentaires.
Site web
Le site web est accessible via l’URL suivante : https://affluences.com/.
La page d’accueil regroupe les mêmes informations que l’application :
- La barre de recherche
- Les différentes catégories d’établissement
- Nos offres d’emplois
- Notre FAQ
- Nos réseaux sociaux
En cliquant sur un type d’établissement, l’usager a accès au même outil de filtre que sur l’application.
S'ajoutent à cela une invitation à télécharger notre application mobile ainsi que plusieurs sections réservées aux professionnels.
Fiche d’un lieu
Sur le site web, les informations de la fiche d’un lieu sont les mêmes que sur l’application mobile.
Faire une réservation
La réservation via Affluences se fait en quelques clics uniquement, sans passer par la création d’un compte.
Sur la page de l'établissement souhaité, cliquer sur “Réserver”.
Si l’établissement a paramétré plusieurs types de ressources, la première page permettra de diriger l’usager vers la bonne ressource en fonction de leur catégorisation :
Après avoir cliqué sur un type de ressources (si nécessaire), sélectionner un créneau sur la ressource voulue.
Les ressources réservables sont affichées selon les critères suivants :
- Par disponibilité des places à l’instant t lorsque l’usager consulte le site
- Puis par ordre alphabético-numérique
Affluences propose les ressources réservables pour le jour même. S’il n’y en a pas, l’usager peut filtrer sur la date souhaitée ou cliquer sur :
- Depuis l’application :“Prochaine disponibilité”
- Depuis le site web : “Voir les disponibilités” sur la ressource désirée
Une fois la ressource et le créneau sélectionnés, cliquer sur Réserver.
Pour finaliser la réservation, indiquer son adresse email et accepter les conditions générales, puis cliquer sur Réserver.
L’usager doit ensuite confirmer sa réservation dans un délai de 2 heures depuis le mail reçu, faute de quoi sa réservation sera automatiquement annulée.
Une fois la réservation confirmée, l’usager recevra un email de confirmation lui rappelant son code et le détail de la réservation. Il aura également la possibilité de l’ajouter à son agenda et de contacter l’établissement.
L’email de confirmation contiendra les informations complémentaires paramétrées par l’établissement dans l’onglet Réservations. Pour en savoir plus sur ce paramétrage côté administrateur : lien vers la base de connaissance
Cas spécifique : effectuer une réservation avec une authentification via SSO
Après avoir sélectionné la ressource et le créneau souhaité, l'usager doit cliquer sur "Réserver". Puis pour finaliser la réservation, l'usager doit :
1. S'authentifier via le système d'authentification. Une fenêtre pop-up s'ouvre alors :
- L'usager s'est déjà authentifié et la fenêtre pop-up se fermera automatiquement
- L'usager ne s'est pas encore authentifié et pourra le faire depuis cette fenêtre
Seul les usagers disposants des droits adéquats pourront accéder à la suite du processus de réservation
2. Accepter les conditions générales
L'adresse mail sera indiquée à titre indicatif, et ne pourra donc pas être modifiée
3. Cliquer sur "Réserver"
Illustration des étapes de réservation avec le système de réservation via un SSO
L'usager doit ensuite confirmer sa réservation depuis le mail envoyé à l'adresse mail indiquée. Si la réservation n'est pas confirmée dans les 2 heures, elle sera automatiquement annulée.
Une fois la réservation confirmée, l'usager reçoit un mail de confirmation avec un récapitulatif de la ressource et du créneau sélectionné.
Comment confirmer automatiquement sa réservation ?
Une fois sa première réservation confirmée, l’usager pourrait ne plus avoir à confirmer ses réservations suivantes :
- Sur l’application : cette opération n’est nécessaire que lors de la première réservation, l’adresse email sera ensuite mémorisée dans le terminal utilisé et les réservations suivantes effectuées avec la même adresse email seront automatiquement confirmées
- Sur le site web : sur la page confirmant que sa réservation est confirmée, l’usager peut cliquer sur “Se souvenir de moi” afin d’enregistrer l’adresse email au niveau du navigateur utilisé depuis le même appareil durant 30 jours et les réservations suivantes depuis le même navigateur seront automatiquement confirmées
Cas particuliers
En fonction du paramétrage de la ressource, l’usager peut avoir d’autres informations à saisir lors du récapitulatif de réservation.
Champ supplémentaire
Il peut être demandé à l’usager de remplir d’autres champs, en plus de son adresse mail :
- Champ libre défini depuis le portail d’administration
- Nom
- Prénom
- Numéro de téléphone
Pour en savoir plus sur ce paramétrage côté administrateur : lien direct
Curseur de réservation
Lorsque l’établissement paramètre une ressource avec le curseur de réservation, l’usager doit alors sélectionner le nombre de places qu’il souhaite réserver (dans la limite des places disponibles).
Pour en savoir plus sur ce paramétrage côté administrateur : lien vers la base de connaissance
Chercher des établissements plus rapidement grâce aux playlists
Les playlists permettent aux usagers de retrouver facilement les établissements d'un même ensemble et d'accéder rapidement aux informations d'affluence ou de fermeture de l'établissement :
Les filtres disponibles (types d'établissement, services, ouvertures) permettent aux usagers d'affiner leur recherche.
Pour regrouper des établissements au sein de playlists, contacter l'équipe Support (support@affluences.com) en précisant le nom de la playlist et les établissements concernés.
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