Paramétrage et utilisation des formulaires de réservation
Pour finaliser la réservation d’une ressource, un usager doit indiquer impérativement son adresse mail ainsi que lire et accepter les conditions d’utilisation.
Cependant, il est possible d'afficher aux usagers des champs supplémentaires afin de collecter des informations à des fins statistiques lors des réservations. Ces champs à remplir peuvent être obligatoires ou facultatifs et sont affichés au moment où l'usager finalise sa réservation. Les réponses sont ensuite disponibles via l'export des réservations.
Il y a plusieurs type de champs. Certains champs "génériques" sont disponibles directement sur le portail d'administration au niveau du paramétrage des ressources. D'autres champs “personnalisables" sont uniquement disponibles après demande au support.
Les champs génériques
Les champs relatifs aux données personnelles.
- Champs Nom et Prénom : permet de récupérer le Nom et Prénom de l'usager.
- Champ N°de téléphone: permet de récupérer le numéro de téléphone de l'usager.
Ces champs seront anonymisés dans le cadre du processus global d'anonymisation des données personnelles prévu par le RGPD
Le champ supplémentaire générique
- Champ supplémentaire: Ce champ permet de poser une question avec une réponse à texte libre pour les usagers.
Attention à ne pas demander d'information personnelle via ce champ
Comment activer ces champs ?
Les champs génériques sont accessibles directement au niveau du paramétrage d'une ressource au niveau des paramètres avancés.
Les champs personnalisables
Il est possible de créer un formulaire entièrement personnalisé contenant plus de champs et de types différents afin de s'adapter à la variété de vos situations ! Chaque nom de champ est entièrement paramétrable et il est possible de fournir des traductions (français, anglais, italien) pour que le formulaire s'adapte à la langue sélectionnée par l'usager.
- Il est à noter que chaque information supplémentaire demandée à l'usager peut le décourager à aller au bout de son processus de réservation. Nous recommandons d'utiliser ces formulaires uniquement lorsque cela est jugé particulièrement utile.
- Ces champs ont pour but de vous permettre de fluidifier vos processus et de collecter des informations à des fins statistiques lors des réservations. Ne pas utiliser ces champs pour récolter des informations personnelles.
Liste des types de champs disponibles
- Champ texte libre : Ce champ permet de poser une question avec une réponse à texte libre pour les usagers. Il est possible d'ajouter des contraintes sur la taille de réponses dans ce champ et de le rendre obligatoire ou facultatif
- Champ nombre: Ce champ permet de poser une question qui attend une réponse chiffrée. L’usager peut également choisir le chiffre ou nombre souhaité à l’aide des flèches à droite du champ. Il est possible d'ajouter des contraintes sur les valeurs numériques dans ce champ et de le rendre obligatoire ou facultatif
- Champ date & heure: Ce champ permet aux usagers d'entrer une date (ou un horaire ou les deux) ou de la sélectionner en cliquant sur le calendrier à droite du champ. Il est possible d'ajouter des contraintes sur la plage de date (ou horaire) sélectionnable dans ce champ et de le rendre obligatoire ou facultatif
Exemple de champ date
Exemple de champ heure
Exemple de champ date & heure combinés
- Champ liste: Ce champ permet aux usagers de choisir une option parmi une liste pour indiquer dans quelle catégorie ils se situent. La liste déroulante apparaît en cliquant sur la flèche à droite du champ. Les options disponibles sont entièrement configurables.
- Champ case à cocher: Ce champ permet aux usagers de cocher des cases à cocher (en plus des CGU). Il est possible de rendre chacune des cases obligatoires ou facultatives.
Comment activer ces champs ?
Ces formulaires dynamiques sont activables sur demande à l’équipe support (support@affluences.com).
Il est important d’indiquer :
- Le nom du ou des sites et des ressources concernées par la demande
- Le nom du formulaire à ajouter
- Le noms des options s’il y en a (Champ liste)
- L’ordre d’apparition des champs sur le site web et l’application
- Les contraintes à mettre sur chaque champ (ex: obligatoire/facultatif)
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