Impostazioni avanzate delle risorse

Impostazioni avanzate delle risorse

Questo articolo è una guida avanzata all'impostazione delle risorse, con una particolare attenzione agli appuntamenti,  attività ricorrenti o puntuali, eventi... (Risorse che richiedono l'attivazione della prenotazione multipla). Troverete le informazioni generali relative al modulo "Prenotazioni" del portale di amministrazione tramite questo link: https://support.affluences.com/portal/it/kb/articles/prenotazioni

Creare e impostare le risorse

Personalizzare un tipo di risorsa

Nella creazione di una risorsa, è necessario assegnarle un tipo di risorsa.

Puoi usare un tipo di risorsa nel nostro catalogo o personalizzare i tuoi tipi di risorsa scegliendone il nome e/o l'icona (rubrica Prenotazioni > Impostazioni generali).

Il tipo di risorsa è importante perché consente all'utente di essere indirizzato alla risorsa giusta quando utilizza la piattaforma di prenotazione.
È definito da un'icona, una lingua, una descrizione e una descrizione secondaria.

Potete utilizzare un tipo di risorsa già presente nel nostro catalogo o personalizzare i vostri tipi di risorsa scegliendone il nome e/o l'icona (Prenotazioni > Impostazioni generali).
Esempio di un catalogo di risorse:


Personalizzare un tipo di risorsa:


È possibile aggiungere nuove icone di risorse (da inviare a support@affluences.com o al proprio account manager) se soddisfano determinate condizioni:
  1. Colore pieno (#1F4453)
  2. Pittogramma solido
  3. Sfondo trasparente
  4. Formato immagine quadrato
  5. Buona qualità dell'immagine
  6. Nessun testo
Se necessario, ecco alcune basi per icone che potrebbero essere utili: Flaticon o Nounproject
Ci riserviamo il diritto di rifiutare i suggerimenti perché una volta aggiunta un'icona, questa può essere utilizzata da tutti i nostri clienti.

Creare delle risorse


Vai nella rubrica Prenotazioni > Parametri delle risorse.

Informazioni generali




Nome: corrisponde al nome della risorsa che l'utente vedrà quando accede al sistema di prenotazione e che sarà visualizzato nella conferma della prenotazione.

Descrizione: frase situata sotto il nome che permette di aggiungere più informazioni sulla risorsa in questione. 

Tipo: le risorse sono raggruppate per tipo per filtrare più facilmente le risorse dall'applicazione mobile o dal sito web. I tuoi tipi personalizzati saranno aggiunti all'elenco a tendina esistente.

Orari prenotabili:



Di default, gli orari della risorsa saranno gli orari dell'istituto (standard ed eccezionali). Deselezionare la casella per modificare gli orari della risorsa.



Clicca su  per aggiungere nuovi slot
Clicca su  per indicare una chiusura per il giorno selezionato o per ridurre gli slot disponibili

Gli orari della risorsa e la granularità configurata determinano gli slot disponibili per la prenotazione.

Esempi:

  1. Per la stessa risorsa disponibile il lunedì dalle 10 alle 11 e il venerdì dalle 10 alle 12, se la sua granularità è di 1 ora, gli slot che possono essere prenotati saranno:

    1. Lunedì: 1 slot sarà disponibile (10h - 11h)

    2. Il venerdì: 2 slot saranno disponibili (10h - 11h, 11h - 12h)

  2. Per la stessa risorsa disponibile dal lunedì al giovedì dalle 10 alle 19, venerdì dalle 10 alle 18 e sabato dalle 10 alle 12, se la granularità è di 3 ore, gli slot prenotabili saranno:

    1. Dal lunedì al giovedì: 3 slot di 3 ore (10h - 13h, 13h - 16h, 16h - 19h)

    2. Venerdì: 2 slot di 3 ore (10.00 - 13.00, 13.00 - 16.00) e 1 slot di 2 ore (16.00 - 18.00)

    3. Sabato: 1 slot di 2 ore (10h - 12h)

Modalità della singola prenotazione



Di default, sarà attivata la prenotazione singola: solo 1 utente potrà prenotare lo slot disponibile. Se lo stesso slot può essere prenotato da più utenti, selezionare la casella "Multi prenotazione".
Numero di posti: corrisponde al numero di posti della risorsa che saranno prenotati da un singolo utente.

Granularità: è la quantità minima di tempo in cui un utente può prenotare la risorsa in questione.

Durata massima di una prenotazione: corrisponde al numero massimo di slot consecutivi che un utente può prenotare per una risorsa. È espressa come una durata proporzionale alla granularità precedentemente selezionata. Può essere diversa dalla granularità a seconda delle risorse

È possibile nascondere la durata di una prenotazione agli utenti (ad esempio, se induce in errore gli utenti o se non riflette la durata effettiva della prenotazione).
La durata sarà nascosta sia al momento della prenotazione che nell'e-mail di conferma della prenotazione.

Modalità della prenotazione multipla


Numero di posti: corrisponde al numero di posti disponibili per ogni slot.
È possibile nascondere il numero di posti disponibili agli utenti.

Granularità: corrisponde alla durata dello slot per il quale un utente può prenotare la risorsa in questione.
È possibile modificare il numero di posti disponibili tramite il sistema di prenotazione multipla anche se delle prenotazioni sono in corso. Tuttavia, in caso di riduzione dei posti, non sarà possibile effettuare questa modifica se il numero di posti precedentemente impostato è già stato raggiunto.
A differenza della singola prenotazione, non è necessario impostare la durata massima della prenotazione. In effetti, è necessariamente uguale alla granularità.

Cursore di prenotazione : Il cursore di prenotazione permette all'utente di prenotare più posti nello stesso slot, a seconda della disponibilità.
Esempio: una famiglia di 5 persone desidera prenotare un posto per un tour con le audioguide. Un membro della famiglia potrà scegliere una fascia oraria, cliccare su prenota e poi indicare il numero di persone nella prenotazione.
Qui, la prenotazione è possibile perché ci sono abbastanza posti disponibili e il cursore di prenotazione è impostato per accettare una prenotazione di 5 persone.
  1. Se rimane un solo posto, il cursore di prenotazione sarà bloccato su 1 per l'utente.
  2. Il numero di posti prenotati dall'utente è indicato nell'e-mail di conferma della prenotazione.
  3. Fate attenzione a impostare il cursore in base al profilo degli utenti che utilizzano il vostro servizio, per consentire loro di prenotare facilmente.

Impostazioni aggiuntive


Chiusura delle prenotazioni : possibilità di impostare le risorse scegliendo di chiudere le prenotazioni un certo tempo prima dell'inizio dello slot.

Di default, una risorsa è prenotabile fino alla fine del suo slot.
Esempio: se una risorsa è disponibile dalle 9 alle 12, sarà prenotabile alle 10:30 se questa risorsa non è stata prenotata in precedenza, per una prenotazione fino alle 12.


Per bloccare la prenotazione all'ora di inizio dello slot, inserire 0.

Informazioni per gli utenti : possibilità di richiedere informazioni aggiuntive quando l'utente prenota la risorsa.


Può essere interessante chiedere informazioni aggiuntive all'utente al momento della prenotazione (a fini logistici o statistici).
Attivando i campi corrispondenti, è possibile richiedere il nome e il cognome dell'utente, il numero di telefono o creare un campo aggiuntivo personalizzato.
Infine, è possibile rendere obbligatorie o meno la compilazione di queste informazioni selezionando le caselle corrispondenti.
Di default, la risposta prevista in questi campi è un testo libero e apparirà nell'e-mail di conferma della prenotazione. È possibile accettare altri tipi di risposte (menù a tendina, data, ecc.). A tal fine, contattare l'assistenza all'indirizzo support@affluences.com.
Ricordiamo che ogni informazione aggiuntiva richiesta all'utente potrebbe scoraggiarlo dal completare il processo di prenotazione. Si consiglia di attivare uno o più campi aggiuntivi solo quando lo si ritiene particolarmente utile.

Conferma della prenotazione: possibilità di inserire un messaggio specifico alla prenotazione di una risorsa nella mail di conferma


Non duplicare i messaggi se hai già compilato il campo Prenotazioni > Parametri dell'istituto > Informazioni supplementari > Messaggio (e/o link). Entrambi appariranno nell'e-mail di conferma:

  1. Il messaggio impostato in "Parametri dell'istituto" si applica a tutte le risorse collegate all'istituto, ed è quindi adatto per un messaggio generale.
  2. Il messaggio configurato sotto ogni risorsa si applica solo alla risorsa, ed è quindi adatto a un messaggio personalizzato.

Convalida della presenza: possibilità di attivare la convalida manuale della presenza di un utente tramite il portale.


Esistono diversi modi per convalidare la presenza dell'utente a seconda delle vostre necessità e del livello di Licenza sottoscritto. Tramite questo parametro, è disponibile solo la convalida manuale della presenza di un utente dal portale. Maggiori dettagli sulla convalida della presenza qui : Convalida della presenza dell'utente.
Di default, il tempo di convalida della presenza è uguale alla granularità della risorsa.
La modifica del tempo di convalida potrebbe avere un impatto sulle prenotazioni, vedi articolo sulla KB

Gestire le autorizzazioni di accesso al planning delle risorse

Per evitare qualsiasi uso improprio, può essere importante gestire i diritti concessi ai diversi utenti (rubrica Impostazioni > Gestione utente).
Per esempio, se volete che certe persone consultino soltanto il calendario delle prenotazioni, potete selezionare solo "Gestisci planning prenotazioni".


Funzionalità utili

Aggiungere una mappa per tipo di risorsa

Questa funzionalità è disponibile a partire della Licenza Oro.
Questa funzione consente agli utenti di visualizzare una piantina non dinamica per un tipo di risorsa specifico. L'utente può quindi, ad esempio, selezionare la risorsa desiderata in base alle informazioni disponibili (posizione, attrezzature, ecc.).


Esempio di mappa inserita:


Per aggiungere una piantina sui tipi di risorse, contatta il supporto specificando:
  1. Il nome della struttura
  2. I tipi di risorse interessati 
  3. Fornire il piano da integrare in formato PDF, JPEG o PNG

Gestione delle quote 

È possibile gestire la quota delle risorse, per tipo di risorsa: 

Gestione del calendario delle prenotazioni

Per gestire le tue risorse, puoi consultare la pagina dedicata:

Caso di una risorsa che può essere prenotabile per giorni specifici

Si raccomandano le seguenti impostazioni:

  1. Orari standard della risorsa: "chiuso" tutti i giorni
  2. Orari eccezionali: indicare i giorni in cui la risorsa è prenotabile
L'impostazione degli orari standard della risorsa può essere fatta al momento della creazione della risorsa.
Esempio di un workshop organizzato ogni primo lunedì del mese:

Se ci sono diverse risorse con diversi orari prenotabili, fai attenzione alla sincronizzazione degli orari delle risorse quando cambi gli orari dell'istituto, vedi sopra
Per la gestione degli eventi prenotati, vedere l'articolo dedicato sulla nostra KB: link

Caso d'uso: slot di ingresso

La creazione di slot di entrata permette di gestire il flusso di un istituto distribuendo le entrate su un determinato periodo.
Per impostare la risorsa, è necessario :
  1. Definire la frequenza degli slot di entrata (corrispondente alla granularità della risorsa)
  2. Definire il numero di ingressi possibili per slot, secondo la capacità / comodità di accoglienza / durata media della visita (corrispondente al numero massimo di prenotazioni per fascia oraria)
  3. Fai una richiesta al supporto per nascondere la durata della prenotazione


Esempio: il vostro museo può ospitare 100 persone nella sala delle collezioni, con una durata media della visita di 3 ore. I posti di ingresso sono offerti ogni ora con una capacità di 30 visitatori.

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