Impostazione e utilizzo della funzione "Convalida della presenza dell'utente"

Il sistema di convalida delle presenze vi permetterà in primo luogo di migliorare il controllo sulle presenze effettive degli utenti alle loro prenotazioni e anche di ottimizzare il sistema di prenotazione nel caso un utente non si presentasse (e dunque, di non convalida della presenza).

In effetti, se l'utente non ha convalidato la sua presenza una volta passato il termine di convalida, la sua prenotazione sarà automaticamente cancellata.

Ci sono 3 metodi per convalidare la presenza dell'utente:

1. Convalida manuale: un amministratore convalida la presenza dell'utente dal portale di amministrazione Affluences
   
2. Controllo degli accessi: un agente scansiona un QR Code inviato con la conferma della prenotazione di ogni utente
   
3. Convalida autonoma: ogni utente scannerizza un QR Code esposto nell'istituto

Non appena il controllo degli accessi o la convalida autonoma sono attivati, la convalida manuale attraverso il portale di amministrazione è automaticamente attivata

Convalida della presenza dell'utente dal lato dell'amministratore

Questa convalida si effettua tramite il portale di amministrazione: recarsi su Prenotazioni > Gestisci la programmazione , poi selezionare la risorsa desiderata e cliccare sul pulsante "Convalida la presenza dell'utente".

La presenza dell'utente non può essere convalidata se l'utente non ha confermato la sua prenotazione

Questa funzione è disponibile a partire dalla licenza Bronzo.

Per attivarla: Prenotazioni > Parametri delle risorse > Dettagli di ogni risorsa > Modifica > Mostra i parametri aggiuntivi

Per l'attivazione di massa, contattate il Supporto ( support@affluences.com ), specificando la struttura e le risorse interessate.

Legenda dei colori nel programma

1. Blu scuro: prenotazione onorata (presenza dell'utente convalidata)
   
2. Arancione: prenotazione confermata dall'utente, presenza dell'utente da convalidare
   
3. Azzurro: prenotazione da confermare da parte dell'utente

Convalida della presenza con controllo dell'accesso tramite un "biglietto"

Il controllo degli accessi è un servizio in aggiunta alla vostra licenza

La presenza dell'utente è convalidata da un agente tramite la scansione del codice QR inviato nell'e-mail di conferma della prenotazione.

Funzionamento generale

1. L'utente prenota una risorsa tramite l'applicazione mobile o tramite il sito web e conferma la prenotazione. Ricevono un'e-mail di conferma con un allegato PDF contenente un riassunto della loro prenotazione e un codice QR
   
2. Quando l'utente arriva al tuo istituto, presenta il QR Code all'agente che lo scansiona con uno smartphone o un tablet
   
3. Se l'utente non ha convalidato la sua presenza entro il limite di tempo, allora la sua prenotazione verrà cancellata e la risorsa inizialmente prenotata sarà di nuovo disponibile per tutti gli altri utenti (tranne in casi speciali elencati più in basso)
   

Come scansionare il codice QR come agente

Per poter scansionare i codici QR, l'agente deve connettersi al portale di amministrazione, scheda Prenotazioni > Gestisci calendario da un tablet o uno smartphone . 

Cliccando sull'icona del codice QR in basso a destra della pagina, l'agente attiva la fotocamera del supporto utilizzato e può quindi scansionare il codice QR e convalidare la presenza dell'utente.

Quando l'agente scansiona un QR Code, può:

1. Scansiona il codice QR della prossima persona
   
2. Consulta i dettagli della prenotazione cliccando su "Dettagli" nel banner
   

Se la presenza è convalidata, il banner è verde. Se c'è un errore, è arancione. L'agente può quindi cliccare su Dettagli per scoprire il motivo dell'errore.

         Esempi di schermate: presenza convalidata

         Esempi di schermate: presenza non convalidata

Per scansionare il codice QR, l'utente non ha bisogno di ingrandire lo schermo. Lo schermo deve essere abbastanza luminoso (circa il 20%) affinché il QR Code venga rilevato.

Dal portale di amministrazione, non c'è bisogno di selezionare la risorsa che è stata prenotata per far apparire l'icona. È presente se la funzionalità di convalida della presenza da parte di un agente è attivata per almeno una risorsa dell'istituto.

L'amministratore può sempre convalidare la presenza dell'utente manualmente dal portale.

Convalida della presenza dell'utente in completa autonomia (QR code)

La convalida delle presenze da parte dell'utente è un servizio aggiuntivo alla vostra licenza.

Funzionamento generale 

1. L'utente prenota una risorsa tramite l'app o tramite il sito web e conferma la sua prenotazione
   

2. Quando l'utente arriva nel vostro istituto, due soluzioni sono possibili:
   

1. Convalida con il codice QR dell'istituto:
   
1. L'utente scansiona il codice QR tramite l'applicazione Affluences per convalidare la sua presenza
   
2. L'utente ha un lettore di codice QR oppure può accedere all'URL dalla fotocamera del suo smartphone. Accede quindi ad una pagina permettendogli di inserire la sua mail per convalidare la sua presenza.
   

1. Convalida senza codice QR: se l'utente non può scansionare il codice QR, può convalidare la sua presenza recandosi su https://www.affluences.com/reservation/validate e inserisce il suo indirizzo email e il codice di validazione indicato sotto il codice QR. L'utente potrà anche chiedere al personale della biblioteca di convalidare la sua presenza se non è in grado di farlo lui stesso (se non dispone di uno smartphone ad esempio): cf. Convalida della presenza dell'utente dal lato amministratore.
   

3. Se l'utente non ha convalidato la sua presenza entro il tempo previsto, allora la sua prenotazione verrà cancellata e la risorsa inizialmente prenotata sarà di nuovo disponibile per gli altri utenti.

Gli utenti possono registrare il loro indirizzo e-mail nell'app per potere trovare tutte le loro prenotazioni nella rubrica "Prenotazioni" dell'app. Ciò li consente di convalidare più facilmente e rapidamente la loro presenza tramite il lettore di codici QR dell'app Affluences.

Associare l'indirizzo e-mail nell'app non è una tappa obbligatoria per convalidare la presenza tramite codice QR: se l'indirizzo e-mail dell'utente non è registrato nella rubrica "Prenotazioni", l'applicazione gli chiederà di indicarla ad ogni convalida (quindi per ogni prenotazione).

L'amministratore può sempre convalidare la presenza dell'utente manualmente dal portale.

Impostazione della convalida con codice QR

La convalida della presenza dell'utente può essere attivata per ogni risorsa. Di default, quando una risorsa viene creata, questa funzionalità non è attivata.

Come impostare ed ottenere il codice QR

Una volta che la funzionalità è stata attivata dal supporto tecnico, la gestione del codice QR avviene tramite il portale di amministrazione: rubrica Prenotazioni > Impostazioni generali.

Per generare il primo codice QR:

1. Cliccare su "Modifica"
   
2. Selezionare le risorse per le quali volete attivare la convalida
   
3. Cliccare su “Genera un nuovo codice”
   
4. Cliccare su “Conferma”
   

Cliccate su "Vedi il QRcode" per visualizzarlo in una nuova scheda e per poter stamparlo . Consigliamo di stamparlo al formato A3 per renderlo visibile all'ingresso e in formato A4 per trovarlo in altri punti strategici della biblioteca in modo da permettere agli utenti di convalidare la loro presenza senza passare di nuovo all'ingresso nel caso si dimenticassero di scansionarlo all'inizio della loro prenotazione.

Questo codice QR rimane valido finché non ne generiate uno nuovo.  Potete ad ogni istante cambiare il codice se osservate degli abusi (per esempio, utenti che convalidano la loro presenza senza essere in biblioteca).

Per generare un nuovo codice QR:

1. Cliccare su "Modifica"
   
2. Cliccare su “Genera un nuovo codice”
   
3. Cliccare su “Conferma”
   

Tempo di convalida

Di default, il tempo di convalida della presenza è uguale alla granularità della risorsa quando la funzione è abilitata.

EDIT aprile 2022: per una risorsa con la funzione di convalida della presenza abilitata, cambiando la sua granularità cambierà automaticamente il tempo di convalida (tempo di convalida = granularità della risorsa), a meno che il tempo di convalida sia stato cambiato su richiesta al Support.

Esempio:

In questo esempio, la granularità è di un'ora per cui il tempo di convalida della presenza è anche di un'ora. Se un utente "A" prenota dalle 8.00 alle 14.00, dovrà allora convalidare la sua presenza entro le 9.00. Se non convalida la sua presenza entro la fine del tempo di convalida, la sua prenotazione sarà cancellata e il "Posto 3" sarà di nuovo disponibile. Un utente "B" potrà allora prenotare questo posto a partire dalle 9.00 scegliendo la durata desiderata e secondo le altre prenotazioni fatte per questo posto. Se per esempio l'utente B prenota dalle 10.00 alle 13.00, dovrà convalidare la sua presenza entro le 11.00.

EDIT fine aprile 2022: L'ora limite di convalida è legata all'ora di prenotazione quando lo slot è già iniziato (e non più all'ora di inizio dello slot prenotato).

Esempio 1: nel caso precedente, se uno studente si prenota alle 9.20 per un periodo di 5 ore (9-14), dovrà convalidare la sua presenza prima delle 10.20.

Esempio 2: per una risorsa con una granularità di 1 ora e una durata di prenotazione di 1 ora, il tempo di convalida è di default 1 ora. Se l'utente prenota lo slot 9-10 alle 9.20, avrà tempo fino alle 10 per convalidare la sua presenza

Il limite di tempo per convalidare le presenze prima dell'ora di inizio dello slot è:

1. 1 settimana per la convalida manuale
   
2. 1 ora per il controllo degli accessi
   
3. 10 minuti per la convalida autonoma
   

Casi particolari: aumento o diminuzione del tempo di convalida delle presenze

I seguenti casi sono possibili da impostare dopo aver fatto una richiesta al Supporto ma comportano una modifica delle condizioni di utilizzo del sistema di convalida delle presenze visto in precedenza.

Dalla fine di aprile 2022, il tempo di convalida quando lo slot è già iniziato è legato all'ora di prenotazione e non più all'ora di inizio dello slot prenotato.

D'ora in poi, se il termine di convalida è diverso dalla granularità della risorsa, la prenotazione della risorsa tra la fine del termine di convalida della presenza e la fine dello slot non è più bloccata in caso di riduzione del termine di convalida.

Diminuzione del tempo di convalida rispetto alla granularità della risorsa

Avere un tempo di convalida inferiore alla granularità della risorsa può permettere di rendere una risorsa disponibile più rapidamente se l'utente che ha prenotato la risorsa non onora la sua prenotazione entro il limite di tempo.

Esempio: per una risorsa con una granularità di 1 ora e un tempo di convalida di 20 minuti, uno slot prenotabile tra le 14 - 15 pm. L'utente può:

1. Prima dell'inizio dello slot: prenotare lo slot non appena è disponibile
2. Quando lo slot è iniziato: prenotare lo slot non appena è disponibile e poi convalidare la sua presenza entro il tempo limite (≤20 minuti, a seconda della fine dello slot)
1. Se l'utente prenota lo slot alle 14:20, deve convalidare la sua presenza prima delle 14:40
2. Se l'utente prenota lo slot alle 14:50, deve convalidare la sua presenza prima delle 15:00
   

Se l'utente non convalida la sua presenza entro il tempo limite, lo slot diventerà nuovamente disponibile per altri utenti.

Le modifiche fatte alla fine di aprile 2022 non richiederanno più il blocco delle prenotazioni all'apertura dello slot.

Aumento del tempo di convalida della presenza rispetto alla granularità della risorsa

Avere un tempo di convalida maggiore della granularità della risorsa se permettete dei ritardi (per esempio, slot di visita indicativi con una granularità molto bassa). In questo caso, la struttura mantiene la funzionalità di controllo della presenza ma sarà informata dell'assenza degli utenti solo dopo la scadenza del periodo di convalida. Inoltre, la risorsa non sarà disponibile per la prenotazione da parte di altri utenti fino alla fine dello slot corrente.

Esempio: Se la granularità di una risorsa è di 15 min e che il tempo di convalida è di 1 ora e che un utente non si presenta prima della fine del tempo impostato, un altro utente potrà prenotare la risorsa per il quarto d'ora successivo ma sarete informati dell'assenza del primo utente solo dopo la fine dell'ora di convalida.

Questi casi sono impostabili solo dopo richiesta al Supporto tecnico Affluences support@affluences.com.

Ricordatevi di comunicare questi cambiamenti ai vostri utenti e di prendere in considerazione l'impatto di queste richieste sul funzionamento del servizio nel vostro istituto.

EDIT fine aprile 2022: in seguito all'evoluzione del tempo di convalida, se il tempo di convalida di una risorsa è modificato in seguito a una richiesta al team di supporto, il cambiamento di granularità della risorsa non porterà a una modifica del tempo di convalida.

Esempio: per una risorsa con una granularità di 60 minuti, con una struttura che vuole un tempo di convalida di 15 minuti. Una volta impostato questo tempo, anche se la granularità viene cambiata (per esempio 30 minuti), il tempo di convalida sarà sempre di 15 minuti

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