Reserva

Reserva

Si la institución pone a disposición recursos para reservar, los usuarios pueden reservarlos en tres clics a través de la aplicación móvil Affluences (disponible en la App Store para iOS y en la Google Play Store para Android) o a través de la página web affluences.com en cualquier navegador de Internet de última generación (Chrome, Firefox o Edge).

El acceso al sistema de reservas está reservado a las instituciones con licencia Bronce o superior.

El módulo de reserva se presenta a través de 6 secciones que permiten una gestión completa y flexible de un conjunto de recursos.

Gestionar el planning


La primera sección de la pestaña de reservas permite ver, en formato de calendario o de lista, todas las reservas pasadas, presentes y futuras de cada recurso.

Encima del calendario aparece el recurso y la semana seleccionada.

Las reservas vinculadas a ella pueden aparecer bajo diferentes aspectos según su estatus:

  • Azul claro: Reserva en curso de confirmación
  • Naranja: reserva confirmada por el usuario, presencia del usuario por validar
  • Azul oscuro: Reserva confirmada

Las partes gris del calendario corresponden a los momentos cuando no se puede reservar el recurso.

El formato de la lista (en lugar de “Agenda”) también permite ordenar las reservas por recursos, hora de inicio, duración de la reserva, fecha en la que se hizo la reserva, correo electrónico de la persona quien hizo la reserva, estado de la reserva (confirmada, cancelada, etc...). 
Cuando un usuario desee reservar un recurso, se le enviará un correo electrónico de confirmación a la dirección indicada. El usuario tendrá entonces 2 horas para hacer clic en el enlace de confirmación, si no lo hace su reserva se cancelará automáticamente.
Una vez confirmada la reserva, el usuario recibirá un correo electrónico de resumen que le permitirá añadir el evento a su agenda, o cancelar la reserva en caso de caso de que al final no pueda honrarla.
Una persona con derecho a gestionar los horarios de reserva podrá reservar un recurso para un tercero tan pronto como el recurso esté disponible, eligiendo el espacio deseado en el calendario (por ejemplo, para una persona que desee hacer una reserva por teléfono o en la recepción de la institución).
Se necesitará una dirección de correo electrónico para recibir el resumen de la reserva.
No se le pedirá que valide la reserva. Podrá indicar una dirección de correo electrónico genérica de su institución.
Las reservas hechas de esta manera aparecen bajo el título "Reservas hechas por la plataforma" en la pestaña de Estadísticas.
Para ver los detalles de una reserva, haga clic en la franja horaria elegida

Validar la presencia del usuario como administrador

Esta validación se realiza desde la misma pestaña:

Anulación de una reserva (normas del administrador)

El administrador puede cancelar una reserva, incluso si la franja horaria ya ha comenzado, hasta el final de la misma.
Para ello
  1. Vaya a la pestaña Gestionar horarios
  2. Haga clic en la reserva que desea cancelar. Se abrirá una ventana de detalles con el botón Cancelar reserva en rojo.
  3. Aparecerá otra ventana en la que podrá introducir el motivo de la cancelación.
  4. Confirme la anulación haciendo clic en Anular reserva

Reservas recurrentes

Es posible crear una reserva para una o varias franjas horarias diarias que se repita a lo largo del tiempo:
  1. En días concretos de la semana (lunes, martes, etc.)
  2. Diariamente, semanalmente, quincenalmente, mensualmente, bimensualmente...
  3. Para casos más avanzados, en función del lugar del día en el mes (por ejemplo, el primer y el último lunes del mes).
Debe introducir la fecha de finalización de la reserva periódica.

Sólo es posible modificar un intervalo de reserva cada vez. Si desea modificar todas las reservas de todo el periodo recurrente, es preferible borrar el periodo recurrente y reprogramarlo.
Para acceder a esta función, hay un botón disponible en la ventana emergente para añadir una nueva reserva en la pestaña "Gestionar planning":


Esta función sólo está disponible para los recursos de una sola reserva.

Anular una reserva periódica

Es posible cancelar sólo la reserva seleccionada o ésta y todas las siguientes. Después de pulsar el botón "Aceptar", se le pedirá que indique el motivo de la cancelación.

Buscar un usuario

Se puede encontrar fácilmente un usuario utilizando el campo de Búsqueda de usuario.

Después de hacer clic en el usuario en cuestión, puede ver su historial de reservas o ver si ya ha sido bloqueado por un administrador.

Se puede bloquear un usuario haciendo clic en Historial de bloqueo y luego en el botón rojo (bloquear usuario) y finalmente indicar el período deseado y el motivo. Esto negará al usuario el acceso al sistema de reservas durante el período especificado.

Recursos


 La sección Recursos permite :

  • Crear nuevos recursos para reservar o modificar los existentes
  • Elija los canales de reserva: indique si los recursos abiertos para reserva están disponibles en el móvil (desde la aplicación) y/o en la web (en el sitio web affluences.com).
  • Configurar la disponibilidad de recursos: abierto o no a la multi-reserva (imagen más abajo)
  • Proporcionar información general para cada recurso: nombre, descripción, tipo. Esta información será visible en los diferentes canales elegidos
  • Rellenar la información adicional. Una vez que la reserva haya sido validada por el usuario, esta información será enviada en el correo electrónico de confirmación (instrucciones, mensaje, enlace de hipertexto, etc.)

Multi-reserva y talleres


La función de multi-reserva permite que varios usuarios reserven el mismo recurso en un intervalo de tiempo determinado. Una vez que se activa esta funcionalidad en un recurso específico, se debe configurar la granularidad de las franjas horarias de reserva, la duración máxima de una reserva y la capacidad máxima.

En caso de reservas múltiples, la granularidad es igual a la duración máxima de la reserva.
La visualización en el programa de reservas será entonces diferente con una visualización numérica en formato X / Y donde X es el número de reservas realizadas e Y es el número máximo de reservas por franja horaria.
Esta funcionalidad es particularmente eficaz para inscripciones en talleres o eventos de libre acceso.

También es conveniente para los espacios de trabajo compartidos.
Los usuarios podrán optar por reservar de uno a varios asientos (dependiendo de la capacidad máxima y del número de asientos restantes disponibles para la reserva).
La validación de la reserva es inmediata y el usuario tendrá entonces la posibilidad de compartir su reserva por correo electrónico o SMS.
El mismo usuario no podrá reservar todos los asientos disponibles en la misma reserva.

Cambiar los horarios

Si los recursos no tienen el mismo horario de apertura que la institución, se puede cambiar manualmente el horarios de los recursos.


Los horarios excepcionales (identificados por un fondo azul) pueden fijarse para indicar horarios de reserva que difieren de los horarios estándar de forma puntual (por ejemplo, cierre en días festivos, nuevos horarios durante las vacaciones escolares, etc.).

Parámetros generales

La sección Parametros generales contiene varios módulos que le permiten definir normas generales de reserva para todo su establecimiento y sus recursos.

Parámetros del sitio

Esta sección permite definir:

  1. El número de días que se pueden reservar con antelación (de 1 a 180 días)
    1. La modificación del número de días que pueden reservarse por adelantado se aplica a todos los recursos. Si necesita plazos diferentes para distintos recursos, póngase en contacto con el servicio de asistencia (support@affluences.com).
  2. La información adicional que se incluirá en el correo electrónico de confirmación de la reserva (aplicable a todos los recursos)
    1. Mensaje informativo (condiciones, normas de uso, etc.)
    2. Enlace a un sitio externo (sitio web, condiciones de uso, etc.)
    3. Dirección de contacto 
  3. Mensaje de error que se mostrará cuando se rechace la dirección de correo electrónico (si ha aplicado una restricción)


No olvide indicar una dirección de contacto: así los usuarios podrán ponerse en contacto con usted si tienen alguna duda sobre su reserva.

Parámetros de tipo

En esta sección, cada tipo de recurso puede ser editado y personalizado (cambio de título o icono).
La sub-descripción también puede aparecer en varios idiomas.


Cuando una institución ofrece más de un tipo de recurso para reservar, se le ofrecerá al usuario un menú que le permitirá elegir el tipo de recurso que desea reservar.

Crear un nuevo tipo de recurso

Es posible crear un tipo de recurso personalizado, haciendo clic en Añadir en la sección Añadir un nuevo tipo, aparece un menú de creación:

A continuación, se puede seleccionar el pictograma y rellenar una descripción y una sub-descripción.
También se puede completar esta información en otro idioma, simplemente haciendo clic en Añadir una traducción y seleccionando el idioma adicional de tu elección en el menú desplegable.
Hace falta hacer clic en Confirmar para completar la creación del nuevo tipo de recurso.

Asignación de un nuevo tipo de recurso

Una vez que hayas creado el tipo de recurso, aparecerá en la lista de tipos de recursos disponibles. Puedes ir a Recursos y cambiar el campo “ Tipo de recurso”.

Importante: Para asegurarte de que tu tipo de recurso aparece en el menú desplegable, hay que actualizar la página de tu navegador.

Gestión de cuotas

Para permitir el uso equitativo de los recursos disponibles para la reserva, puedes definir cuotas de reserva para todos los usuarios.
Una cuota corresponde al número máximo de horas en los cuales se puede reservar un recurso para un usuario. Se puede definir por día, semana o mes.
Estas cuotas pueden ser diferentes según el tipo de recursos a los que se aplican.


Restricciones de reservas

Las restricciones permiten limitar la reserva de los recursos a usuarios con una dirección de correo electrónico específica.

Ejemplo: Para una universidad, sólo los estudiantes con una dirección de correo electrónico de estudiante (nombre.apellido@universidad.es) podrán reservar recursos en la institución.
Se puede especificar restricciones para algunos o todos los recursos.

Por ejemplo, limitar la reserva de algunas salas de reunión al equipo educativo y el resto de las salas a los estudiantes.
Para cada nombre de dominio, simplemente hace falta marcar los recursos que deseas poner disponibles a la reserva sólo para estos usuarios.


Exportación

Si deseas analizar más precisamente el historial y el uso de tus recursos con el sistema de reserva, la función de Exportación permite extraer los datos en formato .csv.
A través de esta sección se puede seleccionar un período y descargar los datos de las reservas correspondientes.

El archivo exportado puede enviarse a cualquier otro departamento para comprobar las reservas.

Casos de uso

El sistema de reservas de Affluences puede utilizarse de diversas maneras.

Por defecto, el sistema de reservas está diseñado para ser 100% autónomo: limita cualquier intervención del personal porque los usuarios tienen pleno control sobre su reserva (confirmación, cancelación). Lo único que tienen que hacer es acudir a la habitación a la hora especificada.

Los usuarios también pueden validar su presencia mediante un código QR: esta validación es totalmente autónoma y le permitirá optimizar al máximo las reservas. Si el usuario no valida su presencia parpadeando el código QR, su reserva se anulará automáticamente y otros usuarios podrán reservar el recurso que se haya puesto a su disposición.

La validación de presencia la puede prever un administrador: el usuario acude a recepción con su reserva (para recoger una llave, por ejemplo). Se le entrega un código único para su verificación.

Para activar estas funciones, póngase en contacto con el servicio de asistencia: support@affluences.com. La validación de la presencia del usuario mediante código QR forma parte de un servicio adicional.

 

Otras funciones disponibles

Una serie de funciones le permitirán adaptar el sistema de reservas a sus necesidades. Por el momento, estas funciones no pueden configurarse directamente desde el portal de administración: para activarlas, deberá escribir a Soporte: support@affluences.com.

  1. Cursor de reserva: cuando se activa la multirreserva desde el portal, un usuario reserva una plaza al realizar una reserva. Activar el cursor de reservas permitirá al usuario reservar varias plazas al hacer la misma reserva. Para ello, comuníquelo al equipo de Soporte :
    1. El establecimiento en cuestión
    2. El recurso en cuestión (los recursos creados después de la activación de esta función no tendrán por defecto el cursor de reserva)
    3. El número máximo de plazas por reserva. También puede especificar un número mínimo de plazas
    4. Ejemplo de uso: permitir que una familia o un grupo de amigos se inscriban en el mismo evento/taller.

  1. Bloqueo de reservas: además de poder establecer el número de días que se pueden reservar con antelación, puede solicitar que las reservas se bloqueen durante x número de horas. Para ello, informe al equipo de asistencia :
    1. El establecimiento en cuestión
    2. El recurso en cuestión (los recursos creados después de la activación de esta función no se verán afectados por este bloqueo)
    3. El número de horas de bloqueo de las reservas
    4. Ejemplo de uso: no permitir al usuario reservar para el mismo día (bloqueo de 24 horas)

  1. Índice de ocupación basado en reservas: es posible mostrar un índice de ocupación del establecimiento basado en las reservas confirmadas. Para añadir esta funcionalidad, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte


    • Related Articles

    • Crear y utilizar formularios de reserva

      Para completar una reserva de recursos, los usuarios deben facilitar su dirección de correo electrónico así como leer y aceptar las condiciones de uso. Sin embargo, es posible mostrar campos adicionales a los usuarios para recopilar información con ...

    • Utilizar URL de reserva en su sitio web

      En su sitio web, puede redirigir fácilmente a sus usuarios dándoles la URL de su página de reservas. A continuación encontrará algunos ejemplos concretos de cómo puede mostrar o enlazar a sus recursos directamente en su sitio web. Mostrar un recurso ...

    • Presentación de las plataformas de Affluences (aplicación móvil y sitio web)

      Aplicación móvil Affluences La aplicación Affluences se puede descargar desde Play Store o Apple Store, es gratuita y no tiene publicidad. En la primera conexión, es posible aceptar la geolocalización, lo que permitirá mostrar en primer lugar los ...

    • Promoción y gestión de eventos mediante el sistema de reservas

      Este artículo es una guía avanzada para configurar el sistema de reservas y promocionar vuestros eventos. Creación y organización del evento Para crear un evento en el portal, basta con ir a la pestaña Reservas > Recursos y crear un nuevo recurso. No ...

    • Configuración avanzada de recursos

      Este artículo es una guía avanzada para la configuración de recursos, con especial atención a las citas, actividades recurrentes o puntuales, eventos, etc. (recursos que requieren multi-reserva para ser activados). Podéis encontrar información ...