🔀 Configuration — Files d'attente

🔀 Configuration — Files d'attente

Info
La page Configuration des files d'attente vous permet de paramétrer chacune de vos files : nom, mode de fonctionnement (FIFO ou rendez-vous), motifs de visite et horaires d'ouverture.

📋 Liste des files d'attente

AccĂ©dez Ă  la liste en cliquant sur Configuration → File d'attente dans le menu latĂ©ral. Chaque carte de file affiche :

  • Nom de la file
  • Type : FIFO (premier arrivĂ©, premier servi), RDV (rendez-vous), ou Mixte 
  • Motifs : nombre de motifs de visite configurĂ©s 
Cliquez sur une file pour accĂ©der Ă  sa configuration dĂ©taillĂ©e. 

â„č Configuration des Informations gĂ©nĂ©rales d'une file

Champ

Description

Nom de la file

Nom affiché sur toutes les interfaces (bornes, applications). Possibilité d'ajouter des traductions dans d'autres langues en cliquant sur le "+" aprÚs "Ajouter un support linguistique"

Type de file
FIFO, Rendez-vous, ou Mixte. Défini à la création de la file, non modifiable.

Nombre de personnes par ticket

Nombre de personnes admis par ticket (min. et max.). Utile pour les files admettant des groupes.


đŸ—‚ïž Configuration des Motifs de visite

Les motifs permettent aux clients de prĂ©ciser la raison de leur visite lors de la prise de ticket (ex. « PremiĂšre demande », « Renouvellement » ). Ils facilitent l'organisation des files et l'analyse des donnĂ©es.

Ajouter un motif

  1. Depuis la fiche de la file, localisez la section Motifs. 
  2. Cliquez sur + Ajouter. 
  3. Saisissez le nom du motif
  4. Si votre lieu est multilingue,  ajoutez des traductions en cliquant sur ↓ Ă  droite du champ "Nom en français" puis "+" aprĂšs "Ajouter un support linguistique"
  5. Si le nombre de personnes maximum  par ticket est de 1, saisissez le temps de traitement du motif estimĂ© (en minutes). Ce temps est utilisĂ© pour calculer l'heure estimĂ©e d'appel.
  6. Si le nombre de personnes maximum par ticket est > 1, saisissez le temps de traitement de base estimĂ© (en minutes) ainsi que le temps de traitement additionnel par personne supplĂ©mentaire . Ce temps est utilisĂ© pour calculer l'heure estimĂ©e d'appel.
  7. Cliquez sur Enregistrer. 

Modifier ou supprimer un motif

  1. Localisez le motif dans la liste. 
  2. Cliquez sur âœïž Modifier Ă  droite du motif. 
  3. Modifiez les informations, puis cliquez sur Enregistrer. 

🕐 Configuration des  Horaires d'ouverture de la file

Chaque file peut avoir ses propres horaires, différents de ceux du lieu. Les horaires de la file doivent toutefois s'inscrire dans les horaires du lieu.

Mode FIFO

Horaires
Si la file dĂ©livre uniquement des tickets "premiers arrivĂ©s, premiers servis" alors ses horaires sont dĂ©terminĂ©s par ces points de passage. En effet, c'est lorsque le premer point de passage ouvre que la file peut commencer Ă  traiter des tickets.  C'est pourquoi le bouton "Voir les points de passage liĂ©s" renvoie directement vers les points de passage de la file afin de sĂ©lectionner le ou les points de passage Ă  Ă©diter (voir la page Configuration - Points de passage pour plus d'information)

Disponibilité infinie (jour J)

Cette option permet d'autoriser la prise de tickets en illimitĂ© sur la journĂ©e en cours, sans contrainte de capacitĂ©. À utiliser avec prĂ©caution en cas de forte affluence.


Mode Rendez-vous

Configurez les crĂ©neaux horaires pour lesquels vous souhaitez accepter des rendez-vous ainsi que la capacitĂ© de rĂ©ception par crĂ©neau. 
Notes
Les crĂ©neaux de rĂ©servation supposent que vos usagers prennent rdv plus d'un jour Ă  l'avance. La prise de rendez-vous pour le jour mĂȘme n'est pas disponible (il faut alors passer par un ticket FIFO)

đŸŽŸïž Configuration de la Prise de tickets

Cette section contrĂŽle quand et comment les clients peuvent prendre un ticket.

Plage de visibilité des créneaux

DĂ©finit la fenĂȘtre temporelle affichĂ©e aux clients sur l'interface de prise de ticket (bornes, WebApp, etc.).

Mode

Comportement

Jours complets

Affiche les crĂ©neaux entre l'heure actuelle et la fin du NiĂšme jour suivant. Ex. : Ă  14h avec 8 jours → de maintenant jusqu'Ă  23:59 dans 8 jours.


Heures glissantes
Affiche les crĂ©neaux sur les N prochaines heures. Ex. : 4 heures Ă  partir de 14h → crĂ©neaux jusqu'Ă  18h. 
Cliquez sur ✏ Modifier pour choisir le mode et saisir la durĂ©e (nombre de jours complets ou d'heures).

Mise Ă  disposition des tickets

ContrÎle à partir de quel moment les clients peuvent prendre un ticket pour une file donnée.

Mode

Comportement

Mode simple

Les tickets sont disponibles 24h/7. Aucune restriction d'accĂšs temporelle. Ce mode est utile pour la prise de RDV. 


Mode avancé
La prise de ticket s'ouvre X unités de temps avant l'ouverture de la file. Configurez la durée (ex. 10 minutes) et l'unité (Minutes, Heures
). Ce mode est utile pour le tickets position (=FIFO)

Mode custom
Planning hebdomadaire par jour de la semaine, avec des plages horaires personnalisées. Possibilité d'ajouter des exceptions pour des dates spécifiques.


🔱 Configuration des Mode de numĂ©rotation des tickets

Configurez le format du numéro (label) affiché sur le ticket. 4 modes de numérotation sont disponibles:
  1. Numérotation simple (1, 2 ,3 ...)
    1. Choisir la plage de numĂ©rotation souhaitĂ©e. C'est Ă  dire jusqu'Ă  quel seuil la numĂ©rotation doit aller avant d'ĂȘtre rĂ©initialisĂ©e. (la rĂ©initialisation se fait Ă©galement chaque fin de chaque journĂ©e).
    2. Choisir des chiffres à éviter (séparés par une virgule)
  2. Lettre + Numéros
    1. Dans ce mode la lettre assignée au numéro avance automatiquement en fonction de la plage de numérotation choisie et de l'ordre alphabétique (ex: si plage 1-999 -> A1, ...A999, B1,.... B999)
    2. Choisir la plage de numĂ©rotation souhaitĂ©e. C'est Ă  dire jusqu'Ă  quel seuil la numĂ©rotation doit aller avant d'ĂȘtre rĂ©initialisĂ©e. (la rĂ©initialisation se fait Ă©galement chaque fin de chaque journĂ©e).
    3. Choisir des chiffres à éviter (séparés par une virgule)
    4. Choisir de "Garder une longueur fixe de numĂ©rotation" ou non (Si activĂ©, le systĂšme ajoute des zĂ©ros pour uniformiser la longueur des labels. Exemple : si le nombre max de tickets est 999, le ticket 1 s'Ă©crira A001 au lieu de A1). 
  3. Lettre par motif + Numéros
    1. Choisir la plage de numĂ©rotation souhaitĂ©e. C'est Ă  dire jusqu'Ă  quel seuil la numĂ©rotation doit aller avant d'ĂȘtre rĂ©initialisĂ©e. (la rĂ©initialisation se fait Ă©galement chaque fin de chaque journĂ©e).-
    2. Choisir des chiffres à éviter (séparés par une virgule)
    3. Choisir de "Garder une longueur fixe de numĂ©rotation" ou non (Si activĂ©, le systĂšme ajoute des zĂ©ros pour uniformiser la longueur des labels. Exemple : si le nombre max de tickets est 999, le ticket 1 s'Ă©crira A001 au lieu de A1). 
    4. Pour chaque motif de visite choisir un ou plusieurs lettres qui peuvent lui ĂȘtre assignĂ©
    5. Activer ou non de "Numéroter indépendamment par motif" : Vous pouvez avoir un numéro de ticket global sur la file ou alors indépendant pour chaque motif de visite. Exemple:
      1. Si activé: A01, B01, A02...
      2. Si désactivé: A01, B02, A03...
  4. Numérotation personnalisée
    1. Non disponible en Ă©dition. Contacter le support si besoin. 

❓ Questions frĂ©quentes

Question

RĂ©ponse

Quelle est la différence entre FIFO et Rendez-vous ?

FIFO : les clients arrivent et attendent leur tour dans l'ordre d'arrivĂ©e. Rendez-vous : les clients choisissent un crĂ©neau horaire Ă  l'avance. Mixte : les deux modes coexistent sur la mĂȘme file.

Puis-je avoir plusieurs files pour le mĂȘme lieu ?

Oui, un lieu peut avoir autant de files que nécessaire (ex. une file par service : Caisse, Accueil, SAV).

Comment changer le temps de traitement d'un motif ?

Cliquez sur le motif dans la liste, puis sur âœïž Modifier. Ajustez la durĂ©e et enregistrez.

La file peut-elle rester ouverte 24h/24 ?

Oui, en configurant les horaires de 00:00 Ă  23:59.



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