🔀 Configuration — Files d'attente

🔀 Configuration — Files d'attente

Info
La page Configuration des files d'attente vous permet de paramétrer chacune de vos files : nom, mode de fonctionnement (FIFO ou rendez-vous), motifs de visite et horaires d'ouverture.

📋 Liste des files d'attente

AccĂ©dez Ă  la liste en cliquant sur Configuration → File d'attente dans le menu latĂ©ral. Chaque carte de file affiche :

  • Nom de la file
  • Type : FIFO (premier arrivĂ©, premier servi), RDV (rendez-vous), ou Mixte 
  • Motifs : nombre de motifs de visite configurĂ©s 
Cliquez sur une file pour accĂ©der Ă  sa configuration dĂ©taillĂ©e. 

Warning
Attention ! Ne modifiez jamais les paramÚtres de disponibilité d'une file (ex: durée des motifs) lorsqu'elle est ouverte et que des tickets sont en cours de traitement.

â„č Configuration des Informations gĂ©nĂ©rales d'une file

Champ

Description

Nom de la file

Nom affiché sur toutes les interfaces (bornes, applications). Possibilité d'ajouter des traductions dans d'autres langues en cliquant sur le "+" aprÚs "Ajouter un support linguistique"

Type de file
FIFO, Rendez-vous, ou Mixte. Défini à la création de la file. Pour toute demande de modification, contactez le support Lineberty

Nombre de personnes par ticket

Nombre de personnes admis par ticket (min. et max.). Utile pour les files admettant des groupes.


đŸ—‚ïž Configuration des Motifs de visite

Les motifs permettent aux clients de prĂ©ciser la raison de leur visite lors de la prise de ticket (ex. « PremiĂšre demande », « Renouvellement » ). Ils facilitent l'organisation des files et l'analyse des donnĂ©es.

Ajouter un motif

  1. Depuis la fiche de la file, localisez la section Motifs. 
  2. Cliquez sur + Ajouter. 
  3. Saisissez le nom du motif
  4. Si votre lieu est multilingue,  ajoutez des traductions en cliquant sur ↓ Ă  droite du champ "Nom en français" puis "+" aprĂšs "Ajouter un support linguistique"
  5. Si le nombre de personnes maximum  par ticket est de 1, saisissez le temps de traitement du motif estimĂ© (en minutes). Ce temps est utilisĂ© pour calculer l'heure estimĂ©e d'appel.
  6. Si le nombre de personnes maximum par ticket est > 1, saisissez le temps de traitement de base estimĂ© (en minutes) ainsi que le temps de traitement additionnel par personne supplĂ©mentaire . Ce temps est utilisĂ© pour calculer l'heure estimĂ©e d'appel.
  7. Cliquez sur Enregistrer. 

Modifier ou supprimer un motif

  1. Localisez le motif dans la liste. 
  2. Cliquez sur âœïž Modifier Ă  droite du motif. 
  3. Modifiez les informations, puis cliquez sur Enregistrer. 

🕐 Configuration des  Horaires d'ouverture de la file

Chaque file peut avoir ses propres horaires, différents de ceux du lieu. Les horaires de la file doivent toutefois s'inscrire dans les horaires du lieu.

Mode FIFO

Horaires
Une file configurée en mode FIFO peut gérer ses horaires d'ouverture de deux maniÚres différentes :
  1. Selon le lieu : La file se synchronise automatiquement sur les horaires d'ouverture et de fermeture du lieu dont elle dépend.
  2. Selon ses points de passage : La file possĂšde ses propres horaires, dĂ©terminĂ©s par ses points de passage. Ils peuvent ĂȘtre programmĂ©s Ă  l'avance depuis le panneau d'administration ou gĂ©rĂ©s manuellement par les opĂ©rateurs depuis leur interface lorsque ceux-ic ouvrent ou ferment leur comptoira.
Idea
Conseil : Pour paramétrer l'ouverture de votre file, rendez-vous directement dans l'onglet "Points de passage".


Disponibilité infinie (jour J)

Cette option permet d'autoriser la prise de tickets en illimitĂ© sur la journĂ©e en cours, sans contrainte de capacitĂ©. À utiliser avec prĂ©caution en cas de forte affluence.


Mode Rendez-vous

Configurez les crĂ©neaux horaires permanent ou exceptionnels pour lesquels vous souhaitez accepter des rendez-vous ainsi que la capacitĂ© de rĂ©ception par crĂ©neau. 
Alert
Les modifications d'horaires faites dans cette section ne touchent pas les disponibilités du jour en cours. Elles prennent effet à partir du lendemain. Pour le jour J, les créneaux sont déjà calculés et ne sont pas affectés par un changement d'horaire.

đŸŽŸïž Configuration de la Prise de tickets

Cette section contrĂŽle quand et comment les clients peuvent prendre un ticket.

Plage de visibilité des créneaux

DĂ©finit la fenĂȘtre temporelle affichĂ©e aux clients sur l'interface de prise de ticket (bornes, WebApp, etc.).

Mode

Comportement

Jours complets

Permet de prendre des rendez-vous jusqu'à la fin de la journée cible. Exemple : s'il est 14h et que vous réglez sur 8 jours, les clients verront les créneaux de maintenant jusqu'à la fin de journée, plus les 8 jours suivants en entier.


Heures glissantes
Affiche les crĂ©neaux sur les N prochaines heures. Ex. : 4 heures Ă  partir de 14h → crĂ©neaux jusqu'Ă  18h. 
Cliquez sur ✏ Modifier pour choisir le mode et saisir la durĂ©e (nombre de jours complets ou d'heures).

Mise Ă  disposition des tickets

ContrÎle à partir de quel moment les clients peuvent prendre un ticket pour une file donnée.

Mode

Comportement

Mode simple

Pour les files FIFO: les tickets deviennent disponibles Ă  l'ouverture de la file


Pour les files RDV ou Mixte les tickets RDV sont disponibles 24h/7 et les tickets FIFO Ă  l'ouverture de la file. 

Mode avancé
La prise de tickets (RDV et FIFO) s'ouvre X unités de temps avant l'ouverture de la file. Configurez la durée (ex. 10 minutes) et l'unité (Minutes, Heures
).

Mode custom
Planning hebdomadaire par jour de la semaine, avec des plages horaires personnalisées. Possibilité d'ajouter des exceptions pour des dates spécifiques.


🔱 Configuration des Mode de numĂ©rotation des tickets

Configurez le format du numéro (label) affiché sur le ticket. 4 modes de numérotation sont disponibles:
  1. Numérotation simple (1, 2 ,3 ...)
    1. Choisir la plage de numĂ©rotation souhaitĂ©e. C'est Ă  dire jusqu'Ă  quel seuil la numĂ©rotation doit aller avant d'ĂȘtre rĂ©initialisĂ©e. (la rĂ©initialisation se fait Ă©galement chaque fin de chaque journĂ©e).
    2. Choisir des chiffres à éviter (séparés par une virgule)
  2. Lettre + Numéros
    1. Dans ce mode la lettre assignée au numéro avance automatiquement en fonction de la plage de numérotation choisie et de l'ordre alphabétique (ex: si plage 1-999 -> A1, ...A999, B1,.... B999)
    2. Choisir la plage de numĂ©rotation souhaitĂ©e. C'est Ă  dire jusqu'Ă  quel seuil la numĂ©rotation doit aller avant d'ĂȘtre rĂ©initialisĂ©e. (la rĂ©initialisation se fait Ă©galement chaque fin de chaque journĂ©e).
    3. Choisir des chiffres à éviter (séparés par une virgule)
    4. Choisir de "Garder une longueur fixe de numĂ©rotation" ou non (Si activĂ©, le systĂšme ajoute des zĂ©ros pour uniformiser la longueur des labels. Exemple : si le nombre max de tickets est 999, le ticket 1 s'Ă©crira A001 au lieu de A1). 
  3. Lettre par motif + Numéros
    1. Choisir la plage de numĂ©rotation souhaitĂ©e. C'est Ă  dire jusqu'Ă  quel seuil la numĂ©rotation doit aller avant d'ĂȘtre rĂ©initialisĂ©e. (la rĂ©initialisation se fait Ă©galement chaque fin de chaque journĂ©e).-
    2. Choisir des chiffres à éviter (séparés par une virgule)
    3. Choisir de "Garder une longueur fixe de numĂ©rotation" ou non (Si activĂ©, le systĂšme ajoute des zĂ©ros pour uniformiser la longueur des labels. Exemple : si le nombre max de tickets est 999, le ticket 1 s'Ă©crira A001 au lieu de A1). 
    4. Pour chaque motif de visite choisir un ou plusieurs lettres qui peuvent lui ĂȘtre assignĂ©
    5. Activer ou non de "Numéroter indépendamment par motif" : Vous pouvez avoir un numéro de ticket global sur la file ou alors indépendant pour chaque motif de visite. Exemple:
      1. Si activé: A01, B01, A02...
      2. Si désactivé: A01, B02, A03...
  4. Numérotation personnalisée
    1. Non disponible en Ă©dition. Contacter le support si besoin. 

❓ Questions frĂ©quentes

Question

RĂ©ponse

Quelle est la différence entre FIFO et Rendez-vous ?

FIFO : les clients arrivent et attendent leur tour dans l'ordre d'arrivĂ©e. Rendez-vous : les clients choisissent un crĂ©neau horaire Ă  l'avance. Mixte : les deux modes coexistent sur la mĂȘme file.

Puis-je avoir plusieurs files pour le mĂȘme lieu ?

Oui, un lieu peut avoir autant de files que nécessaire (ex. une file par service : Caisse, Accueil, SAV).

Comment changer le temps de traitement d'un motif ?

Cliquez sur le motif dans la liste, puis sur âœïž Modifier. Ajustez la durĂ©e et enregistrez.

La file peut-elle rester ouverte 24h/24 ?

Oui, en configurant les horaires de 00:00 Ă  23:59.



    • Related Articles

    • 🏱 Configuration — Lieu

      La page Configuration du lieu vous permet de modifier les informations gĂ©nĂ©rales de votre lieu (nom, adresse, fuseau horaire) et de gĂ©rer ses horaires d'ouverture hebdomadaires et exceptionnels. ? AccĂ©der Ă  la configuration du lieu Cliquez sur ...

    • đŸ›Žïž Configuration - Points de passage

      Un point de passage représente un comptoir, un guichet ou un poste de traitement des visiteurs. C'est depuis un point de passage qu'un opérateur appelle et traite les tickets de la file. Cette page vous permet de les lister, les nommer et de gérer ...

    • 📖 Base de connaissances du Portail Admin Lineberty

      Bienvenue dans le guide utilisateur du back office administrateur Lineberty — retrouvez ici toutes les fiches d'aide pour piloter vos files d'attente, consulter vos statistiques, configurer vos services et gĂ©rer les accĂšs de votre Ă©quipe. ? Par oĂč ...

    • đŸŽ« Tickets

      La page Tickets vous permet de consulter, filtrer et agir sur l'ensemble des tickets de vos files d'attente sur une fenĂȘtre glissante de 15 jours (de J-7 Ă  J+8). ? SĂ©lecteur de jour En haut de la page, une frise horizontale permet de naviguer entre ...

    • 🏠 Page d'accueil

      La page d'accueil est votre tableau de bord temps rĂ©el : elle affiche en un coup d'Ɠil l'Ă©tat de toutes vos files d'attente ainsi que les graphiques de frĂ©quentation et de performance de la journĂ©e. ? Indicateurs globaux En haut de la page, deux ...