Fonctionnalités liées aux services administratifs

Fonctionnalités liées aux services administratifs

Cet article constitue un guide avancé sur le paramétrage du système de réservation et de la promotion des services des collectivités.

Paramétrage avancé de l’établissement et des ressources 

1. Création de sous-sites

Utile pour différencier les différents services / bureaux d’un établissement.
Pour ajouter un sous-site il suffit de :
  1. Cliquer sur "Ajout d’un nouvel établissement" à gauche du portail
  2. Demander au support (ou au référent Affluences) de l’attribuer comme sous-site de votre établissement principal.

Cette configuration doit être mentionnée dans l’offre.

2. Création de types de ressources

Autre configuration intéressante : Personnaliser un type de ressource afin de décrire au mieux la ressource.

Exemple:


3. Champs supplémentaires - formulaires dynamiques - curseur de réservation

Sur demande au Support (support@affluences.com), il vous est possible de :

- Activer le curseur de réservation pour permettre à un usager de réserver plusieurs places pour le même créneau

- Vous pouvez demander l’activation des champs supplémentaires Nom, Prénom et Numéro de téléphone.

- L’ajout de formulaires dynamiques lors du processus de réservation.


Exemple : ajout d’un champ supplémentaire, menu déroulant, date, chiffre, case à cocher etc.




Améliorer la communication du service de réservation sur votre site internet

1. Intégrer nos API Horaires


2. Intégrer un iFrame réservations

Cet iFrame consiste à mieux illustrer le type de service disponible sur réservation ou intégrer la réservation d’une ressource directement sur votre site internet.

Exemple:


3. Insérer les liens qui renvoient vers la page de réservation du service

Copier les liens de chaque sous-site / type de ressource et les indiquer sur vos pages respectives de votre site internet.

Lien du sous-site (un service de la commune): 


Lien du type de ressource:

Fonctionnalités complémentaires disponibles pour les services administratifs

1. Validation de présence de l’usager 

Validation de présence de l’usager pour obtenir plus de statistiques dont le taux de présence.

2. Rappel des réservations 

Rappel des réservations afin de diminuer le taux de non présence :
L’usager peut recevoir un rappel de ses réservations confirmées 24 heures avant le début de la réservation par email ou SMS.
  1. Par email : disponible à partir de la licence Argent
  2. Par SMS : disponible avec la licence Or (500€ / 5000 SMS)
Les rappels contiennent le nom du site et de la ressource réservée, la date de la réservation, l'heure de début et de fin, ainsi que le code de réservation. 


3. Notifications aux administrateurs par email lors d’une réservation de ressources

Cette fonctionnalité consiste à informer l’établissement (une ou plusieurs adresses email) lorsqu’un usager a confirmé sa réservation. Elle peut être activée pour l’ensemble des ressources ou seulement sur certaines.
La liste d’administrateurs notifiés peut également être différente d’une ressource à une autre.



La fonctionnalité est activable à partir de la licence Argent en faisant une requête au Support (support@affluences.com) en précisiant : 
  1. Le nom de l'établissement
  2. Le nom des ressources concernées
  3. Les adresses mails qui recevront les notifications (les destinataires de ces emails n'ont pas forcément besoin d'avoir de compte sur le portail d'administration)
Cette fonctionnalité n’est pas recommandée plusieurs dizaines voire centaines de réservations sont prévues pour ces ressources chaque jour.

4. Possibilité d’intégrer les réservations sur les calendriers 

Si vous le souhaitez, à partir de la notification de réservation que vous avez reçue par mail, vous pouvez l’ajouter à votre calendrier.

5. Blocage anticipé des réservations

Cette fonctionalité permet de pouvoir anticiper les rdvs, utile aux rdvs peu demandés.

6. Visualiser les réservations de plusieurs ressources sur un même calendrier


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