Impostazione delle risorse per le biblioteche
Questo articolo è un manuale dedicato all'impostazione delle risorse (posti a sedere, aule studio, prenotazione di un appuntamento, ecc.). Troverete tutte le informazioni generali del modulo "Prenotazioni" del portale di amministrazione cliccando su questo link : https://support.affluences.com/portal/it/kb/affluences/portale-di-amministrazione/manuale-per-l-uso-del-portale-di-amministrazione
Impostare le risorse
Spiegheremo in questa parte le differenze legate all'attivazione (o no) dell'opzione "Effettuare prenotazioni multiple" e delle possibilità consentite da entrambe le opzioni.
Prenotazione del posto, sale di lavoro o appuntamenti
Qui sotto, i campi che vi saranno richiesti di compilare per ogni risorsa creata:
Nome:
corrisponde al nome della risorsa che l'utente visualizzerà accedendo al sistema di prenotazione e sarà menzionato nell'e-mail di conferma della prenotazione
Descrizione: frase situata sotto il nome che permette di aggiungere informazioni supplementari sulla risorsa in questione
Tipo:
le risorse sono raggruppate per "tipo" per permettere di filtrare più semplicemente le risorse tramite l'app o il sito web
Granularità: corrisponde alla durata minima per la quale è possibile prenotare la risorsa in questione
Durata massima di una prenotazione: può essere diversa dalla granularità secondo le risorse
Numero di posti: corrisponde al numero di posti della risorsa che sarà prenotata da un unico utente.
Esempio 1: se la mia risorsa è un posto a sedere, "Posto 1", allora inserisco 1 perché un utente prenoterà un solo posto.
Esempio 2:
se la mia risorsa è uno spazio di lavoro con un capienza di 4 posti, inserisco 4 in modo da indicare la capienza di questa sala. Tuttavia la sala in questione potrà essere prenotata soltanto da un utente (il quale occuperà quindi la sala da solo o con altre persone che non avranno bisogno di prenotare).
Messaggio & Link: il messaggio e il link indicati in questi campi saranno inseriti nelle e-mail di conferma.
Non duplicate i messaggi se avete già compilato il campo Prenotazioni > Impostazioni generali > Parametri dell'istituto > Informazioni supplementari > Messaggio (e/o link). Entrambi i messaggi saranno inseriti nell'e-mail di conferma:
- Il messaggio impostato per l'istituto si applica a tutte le risorse di questo istituto, questo tipo di messaggio è adatto a delle informazioni generali
- Il messaggio impostato per le risorse è visibile solo per le risorse in questione e conviene quindi per delle informazioni più specifiche
Orari prenotabili:
gli orari prenotabili proposti di default sono uguali a quelli di apertura impostati dalla biblioteca. Potete modificarli quando create la risorsa ma anche più tardi. Vedere la sezione dedicata agli orari delle risorse nel Manuale per l'uso del portale.
Opzione prenotazioni multiple
Questa opzione permette a diversi utenti di prenotare una stessa risorsa allo stesso orario. Quindi l'utente non prenota un posto preciso (es.: Posto 22) ma uno dei posti disponibile durante la fascia oraria selezionata (es.: uno dei posti disponibili per la fascia 9.00-12.00).
Questa funzionalità provoca alcuni cambiamenti sul funzionamento delle prenotazioni, in particolare al livello della scelta della durata della fascia oraria.
Scelta della durata della fascia oraria
Quando l'opzione delle prenotazioni multiple è attivata, la granularità e la durata massima di una prenotazione diventano per forza uguali. Le prenotazioni si fanno a fasce orarie.
Quando un utente prenota un posto per una fascia oraria, dal punto di vista del sistema quest'utente lo occupa per tutta la durata della fascia oraria indipendentemente dal tempo di "utilizzo" reale della risorsa.
Controllate che le fasce orarie proposte siano coerenti con gli orari di apertura della biblioteca. Una fascia cominciando / finendo fuori dagli orari di apertura non sarà prenotabile.
Gestione delle prenotazioni tramite il calendario
La lista delle prenotazioni fatte per una stessa risorsa è visibile sullo stesso calendario. Per vedere la lista degli utenti che hanno prenotato, cliccate sulla fascia che vi interessa.
Dal lato utente è possibile vedere il numero di posti rimanenti per ogni risorsa, sia tramite app che sul sito web.
Tramite sito web
Casi d'uso: come ottimizzare le diverse funzionalità
La scelta del modo in cui vengono impostate le risorse dipende da ogni biblioteca e può essere dovuto a vari motivi (licenza, orari, numero di posti, diversità dei servizi proposti, ecc.). Lo scopo di questa rubrica è solo quello di mostrare alcuni esempi concreti dell'utilizzo delle funzionalità evocate più sopra.
Gestione di uno spazio con le prenotazioni multiple
Per rendere il sistema di prenotazioni più chiaro per l'utente ma anche per permettervi di gestire più semplicemente le prenotazioni, potete per esempio creare degli sotto spazi nella vostra biblioteca al fine di differenziare diverse zone. Potete anche approfittare di questa divisione dello spazio per proporre delle durate di prenotazione diverse secondo le zone della biblioteca.
In questo esempio, i 37 "posti a sedere" della biblioteca sono stati divisi tra primo e secondo piano. L'utente può quindi scegliere di prenotare in uno dei due piani a seconda dei posti disponibili. Ciò permette anche alla biblioteca di sapere più precisamente dove sono situati gli utenti.
Prenotazione al posto nelle grandi biblioteche
Sempre per motivi di chiarezza, può essere complicato per una grande biblioteca che dispone di tanti posti a sedere di raggruppare tutti i posti a sedere in una stessa categoria (= tipo).
Esempio : l'utente clicca sul tipo di risorsa "Posti a sedere" e appare una lista di 150 posti
La creazione di nuovi tipi di risorsa (vedere la sezione dedicata ai tipi delle risorse nel Manuale per l'uso del portale) può essere una soluzione per poter dividere la biblioteca in sotto spazi e quindi ridurre il numero di posti elencati in ogni categoria.
Esempio della biblioteca Liviano dell'Università di Padova: i posti sono stati divisi secondo il piano e la forma dei tavoli
Esempio della biblioteca Centrale dell'Università Milano Bicocca: delle zone sono state create nella biblioteca per ripartire i posti
Gestione degli eventi con il sistema di prenotazione
Ogni licenza avendo un numero di risorse limitato, è necessario capire come trarre il massimo del sistema di prenotazione per poter proporre degli eventi prenotabili.
Gestione delle disponibilità dell'evento (degli eventi)
Innanzitutto, consigliamo di gestire la disponibilità - o apertura - degli eventi tramite la modalità Prenotazioni > Modifica gli orari > Orari eccezionali e di compilare negli orari standard (al momento della creazione della risorsa o tramite la modalità "Modifica gli orari") una chiusura permanente della risorsa (= dell'evento).
Gli eventi sono spesso occasionali. Per cui, se per esempio inserisco negli orari standard un'apertura della risorsa il lunedì dalle 17 alle 19, gli utenti verranno l'evento tutti i lunedì.
Utilizzando gli orari eccezionali, la risorsa sarà aperta solo nei giorni che avrete selezionato.
Eventi occasionali
Per gli eventi occasionali, la miglior soluzione è di creare un'unica risorsa che attiverete solo i giorni in cui l'evento sarà disponibile. Ad ogni evento, il nome, la descrizione e le altre informazioni legate all'evento dovranno essere modificati. Questo permette di evitare di creare una nuova risorsa per ogni nuovo evento e di tenere una risorsa inattiva per un evento già passato.
Eventi ricorrenti
Se la vostra biblioteca organizza eventi ricorrenti o quotidiani come dei workshop per esempio, potete creare (come per gli eventi occasionali) più risorse che riutilizzerete. Il numero di risorse create deve essere sufficiente per poter anticipare gli eventi futuri.
Nell'esempio qui sopra, la biblioteca organizza visite di gruppo ogni due giorni e prenotabili 7 giorni in anticipo. Passata la visita del 07/10, basta solo modificare il nome della risorsa con "Venerdì 16/10" e aggiornare gli orari eccezionali affinché la risorsa sia disponibile (= aperta) il giorno voluto. Questa biblioteca può quindi con 4 risorse gestire 4 visite a settimana per tutto l'anno.
Funzionalità specifiche
Duplicazione delle risorse
Per la prenotazione al posto, è possibile chiedere che una o più risorse siano duplicate in modo da non avere a crearle manualmente. La duplicazione delle risorse si fa a partire da un "modello" per il quale solo il numero del posto attribuito cambia. Le altre informazioni (nome, descrizione, granularità, durata massima della prenotazione, orari standard) saranno conservate.
Per le richieste di duplicazione, vi preghiamo di inviarci le informazioni seguenti in una tabella :
Nome della biblioteca | Tipo della risorsa | Nome della risorsa | Duplicare fino al posto |
Biblioteca A | Posti a sedere | Posto N°01 | 20 |
Biblioteca A | Posti a sedere con PC | Posto N°21 | 33 |
Biblioteca B | Posti a sedere | Posto N°01 | 54 |
Blocco delle prenotazioni
Questa funzionalità permette di bloccare la prenotazione di una risorsa X minuti prima dell'ora di inizio della fascia oraria.
Il periodo di blocco dipende dall'ora di inizio della fascia, e non è basato su un orario fisso.
Esempio : Risorsa A, disponibile dalle 9.00 alle 12.00, 12.00-15.00 e 15.00-18.00 con una granularità di 3 ore. Se il blocco impostato è di 12 ore, allora la fascia che inizia alle 9.00 non sarà più prenotabile dopo le 21.00 del giorno prima, la fascia delle 12.00 a partire di mezzanotte e quelle delle 15.00 a partire dalle 3.00.
Il blocco delle prenotazioni viene richiesto al Supporto (support@affluences.com) inviando la lista delle risorse per le quali va impostato sotto lo stesso formato della tabella per le duplicazioni.
Di default, una risorsa è prenotabile fino alla fine della fascia oraria.
Esempio: la Risorsa A, disponibile dalle 9.00 alle 12.00 può essere prenotata alle 10.30 se non è già stata prenotata per una durata di 1'30 (fino alle 12.00). E possibile chiedere al Supporto di bloccare le prenotazione dal momento che la fascia oraria è iniziata.
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