Este artículo es una guía avanzada para la configuración de recursos, con especial atención a las citas, actividades recurrentes o puntuales, eventos, etc. (recursos que requieren multi-reserva para ser activados). Podéis encontrar información general sobre el módulo "Reservas" en el portal de administración a través de este enlace: https://support.affluences.com/portal/es/kb/articles/reserva

Creación y configuración de recursos

Gestión de los tipos de recursos

Al crear un recurso, debéis asignarle un tipo de recurso.

El tipo de recurso es importante porque ayuda a dirigir a los usuarios al recurso adecuado cuando utilizan la plataforma de reservas.

Se define mediante un icono, un idioma, una descripción y, opcionalmente, una subdescripción.

Podéis utilizar un tipo de recurso que ya esté en nuestro catálogo o personalizar sus tipos de recursos eligiendo su nombre y/o icono (pestaña Reservas > Recursos).

Ejemplo de catálogo de recursos :

Personalizar un tipo de recurso :

Es posible añadir nuevos iconos de recursos (a enviar al equipo de Soporte support@affluences.com o a vuestro gestor de cuenta) si cumplen determinadas condiciones:

1. Color liso (#1F4453)
2. Pictograma lleno
3. Fondo transparente
4. Formato de imagen cuadrado
5. Buena calidad de imagen
6. Sin texto
   

De ser necesario, aquí tenéis algunas bases de iconos que pueden ser útiles: Flaticon o Nounproject

Nos reservamos el derecho a rechazar sugerencias, ya que una vez añadido un icono, puede ser utilizado por todos nuestros clientes.

Creación de recursos

Ir a la pestaña Reservas > Recursos.

Información general

Nombre: corresponde al nombre del recurso que el usuario verá al acceder al sistema de reservas y que se mostrará en la confirmación de la reserva.

Tipo: los recursos se agrupan por tipo para facilitar el filtrado de recursos desde la aplicación móvil o el sitio web. Sus tipos personalizados se añadirán a la lista desplegable existente.

Descripción: frase debajo del nombre para añadir más información sobre el recurso en cuestión.

Horarios reservables

Por defecto, el horario del recurso será el horario de la institución (estándar y excepcional). Desmarque la casilla para cambiar el horario del recurso. 

Haced clic en el  para añadir franjas horarias

Haced clic en el  para indicar que el recurso está cerrado para el día seleccionado, o para reducir el número de franjas horarias abiertas.

Los horarios del recurso y la granularidad determinarán qué franjas horarias se ofrecen para reservar.

Ejemplos:

• Para el mismo recurso abierto los lunes de 10:00 a 11:00 y los viernes de 10:00 a 12:00, si su granularidad es de 1 hora, las franjas horarias reservables serán:

• Lunes: se ofrecerá 1 franja horaria (10:00 - 11:00)

• Viernes: se ofrecerán 2 franjas horarias (de 10:00 a 11:00 y de 11:00 a 12:00)

• Para un mismo recurso abierto de lunes a jueves de 10:00 a 19:00, viernes de 10:00 a 18:00 y sábado de 10:00 a 12:00, si su granularidad es de 3 horas, las franjas horarias reservables serán:

• De lunes a jueves: 3 turnos de 3 horas (de 10:00 a 13:00, de 13:00 a 16:00 y de 16:00 a 19:00)

• Viernes: 2 franjas horarias de 3h (de 10:00 a 13:00 y de 13:00 a 16:00) y 1 franja horaria de 2 h (de 16:00 a 18:00)

• Sábado: 1 sesión de 2 horas (de 10:00 a 12:00)
  

Modalidad de reserva individual

Por defecto, se activará la reserva individual: sólo 1 usuario podrá reservar la franja horaria disponible. Si varios usuarios pueden reservar la misma franja horaria, marque la casilla "Multi reserva".

Número de sitios: corresponde al número de sitios del recurso que reservará un único usuario.

Se ha de notar que es posible ocultar a los usuarios el número de sitios.

Granularidad: corresponde a la duración mínima por la que un usuario puede reservar el recurso en cuestión.

Duración máxima de una reserva: corresponde al número máximo de franjas horarias consecutivas que un usuario puede reservar para un recurso. Se expresa como una duración proporcional a la granularidad previamente seleccionada. Puede ser diferente de la granularidad en función de los recursos.

Se ha de notar que es posible ocultar la duración de reserva a los usuarios (por ejemplo, si es confusa o no refleja la hora de reserva real).

Esta máscara será efectiva tanto en el momento de la reserva como en el correo electrónico de confirmación de la reserva.

Modalidad de multi-reserva

Este tipo de recurso puede ser reservado por varios usuarios en la misma franja horaria de reserva.

Número de plazas: corresponde al número de plazas disponibles por franja horaria.

Se ha de notar que es posible ocultar a los usuarios el número de plazas.

Granularidad: corresponde a la duración de la franja horaria por la que un usuario puede reservar el recurso en cuestión.

Es posible modificar el número de plazas disponibles a través de la funcionalidad de multi-reserva incluso si hay reservas en curso. Sin embargo, en caso de reducción del número de plazas, no es posible ajustar este parámetro si ya se ha alcanzado el número de plazas.

A diferencia de la reserva única, no es necesario establecer la duración máxima de la reserva. De hecho, es necesariamente igual a la granularidad.

Cursor de reserva: permite al usuario reservar varias plazas para la misma franja horaria. 

Es posible introducir tanto el número mínimo como el máximo de plazas que puede reservar un mismo usuario.

Ejemplo: Una familia de 5 personas desea reservar una plaza para una visita con audioguía. Un miembro de la familia puede elegir una franja horaria, hacer clic en reservar y, a continuación, introducir el número de personas en la reserva.

Las reservas serán posibles si hay suficientes plazas disponibles y si el cursor de reservas está configurado para aceptar una reserva de 5 personas.

• Si sólo queda una plaza, el cursor de reserva se bloqueará en 1 para el usuario.

• El número de plazas reservadas por el usuario se indica claramente en el correo electrónico de confirmación de la reserva.

• Aseguraos de que el cursor coincide con el perfil de los usuarios que utilizan vuestro servicio, para que puedan reservar fácilmente. 

Ajustes adicionales

Cierre de reservas: podéis configurar vuestros recursos eligiendo cerrar las reservas una hora determinada antes del inicio de la franja horaria.

Por defecto, un recurso puede reservarse hasta el final de su franja horaria.

Ejemplo: si un recurso está disponible de 9:00 a 12:00, puede reservarse a las 10:30, si no se ha reservado antes, para una reserva hasta las 12:00.

Para bloquear la reserva en cuanto se inicie la franja horaria: introduzca 0. 

Información del usuario: se puede solicitar información adicional cuando el usuario reserva el recurso.

Puede ser útil pedir a los usuarios información adicional cuando reservan (con fines logísticos o estadísticos).

Activando los campos correspondientes, podéis pedirle sus nombres y apellidos, su número de teléfono o incluso crear un campo adicional propio.

Por último, podéis hacer que la información de estos campos sea obligatoria u opcional marcando las casillas correspondientes.

Por defecto, la respuesta esperada en estos campos es texto libre y aparecerán en el correo electrónico de confirmación de la reserva. Es posible aceptar otros tipos de respuesta (lista desplegable, fecha, etc.). Para ello, consulte el artículo dedicado al tema y póngase en contacto con el servicio de Soporte a support@affluences.com.

Se ha de notar que cualquier información adicional solicitada a los usuarios puede disuadirles de completar el proceso de reserva. Recomendamos activar uno o varios de estos campos solo cuando se considere especialmente útil.

Confirmación de reserva: opción para insertar un mensaje en el correo electrónico de confirmación de reserva específico para el recurso.

Cuidado en no crear un mensaje de confirmación duplicado si ya ha rellenado el campo Reservas > Parámetros generales > Informaciones complementarias > Mensaje (y/o Enlace). Ambos aparecerán en el correo electrónico de confirmación:

• El mensaje configurado en la institución se aplica a todos los recursos vinculados a la institución, por lo que es adecuado para un mensaje general.

• El mensaje configurado por recurso sólo se aplica al recurso, por lo que es adecuado para un mensaje personalizado.
  

Validación de presencia: posibilidad de activer la validación manual de presencia del usuario desde el portal.

Existen varias formas de validar la presencia de un usuario, en función de vuestras necesidades y de vuestro nivel de licencia. Sólo la validación manual de la presencia de un usuario desde el portal está disponible a través de este parámetro. Más detalles sobre la validación de la presencia aquí: Validar la presencia de un usuario.

Por defecto, el tiempo de validación es igual a la granularidad del recurso.

Los cambios en el plazo de validación pueden repercutirsa en las reservas (ver el artículo relacionado).

Gestionar los derechos de acceso al planning de recursos

Para evitar cualquier gestión errónea, puede ser importante gestionar los derechos concedidos a los diferentes usuarios (pestaña Parámetros > Gestión de los usuarios > Modificar).

Por ejemplo, para las personas que sólo tienen como fin de ver el calendario de reservas sin tener acceso al resto del portal, sólo puede marcar "Gestionar el planning de reservas".

Funciones útiles

Añadir un plano por tipo de recurso

Esta funcionalidad está disponible con una licencia Oro.

Esta funcionalidad permite a los usuarios visualizar un mapa no dinámico para un tipo específico de recurso. Por ejemplo, los usuarios pueden seleccionar el recurso que deseen en función de la información disponible (ubicación, equipamiento, etc.).

 

Para añadir un plano a vuestros tipos de recursos, poneos en contacto con el equipo de Soporte y especificad :

• El nombre de la institución

• Los tipos de recursos afectados 

• Proporcionar el plano que debe integrarse en formato PDF, JPEG o PNG
  

Gestión de cuotas 

Puede gestionar las cuotas de recursos por tipo de recurso: 

https://support.affluences.com/portal/es/kb/articles/reserva#Gestin_de_cuotas

Gestión del planning de reservas

Para gestionar sus recursos, visite la página dedicada:

https://support.affluences.com/portal/es/kb/articles/reserva#Gestionar_el_planning

Caso de un recurso que puede reservarse para días concretos

• Horario estándar de apertura del recurso: "cerrado" todos los días
• Horario de apertura excepcional: indicar los días para los que se puede reservar el recurso
  

La configuración de los horarios estándar del recurso puede fijarse al crear el recurso.

Si disponed de varios recursos con horarios de reserva diferentes, cuidado a la repercusión de los horarios de los recursos cuando se modifiquen los horarios de la institución, cf. más arriba.

Para obtener información sobre cómo gestionar los eventos reservados, consulte el artículo dedicado en nuestra base de conocimientos: enlace

Caso práctico: Utilización del módulo de reserva para regular un flujo de entrada

La introducción de franjas horarias de entrada permite gestionar el flujo de personas en una institución escalonando las entradas en un periodo determinado.

Para configurar el recurso, es necesario :

• Definir la frecuencia de las franjas horarias de entrada (correspondiente a la granularidad del recurso)

• Definir el número de admisiones posibles por franja horaria (gracias a la multi-reserva), en función de la capacidad / comodidad / duración media de la visita (correspondiente al número máximo de reservas por franja horaria).

• Ocultar la duración de la reserva ya que no es relevante para el usuario en este caso.

Ejemplo: vuestro museo puede acoger a 100 personas en la sala de colecciones, con un tiempo medio de visita de 3 horas. Se ofrecen franjas horarias de entrada cada hora con una capacidad de 30 visitantes.